Gagnez du temps, vérifiez vos dépenses en masse

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe et devient plus complexe, la gestion des dépenses peut se transformer en un défi majeur. Les processus qui étaient autrefois simples à gérer manuellement sont aujourd'hui synonymes de perte de temps et de ressources. Il est donc essentiel de bénéficier des bonnes solutions et des bons processus pour vous aider à évoluer efficacement.

Une solution qui évolue avec vous

Le choix d’une solution de gestion des dépenses évolutive vous permet de gérer les finances de votre entreprise plus efficacement, tout en vous offrant une visibilité et un contrôle complets sur vos frais professionnels. Sans visibilité sur les habitudes de dépenses de l'entreprise, vous ne pouvez pas prendre de décisions concrètes pour réduire les coûts, réaffecter les ressources si nécessaire ou améliorer l'expérience de vos employés, ce qui limite globalement la croissance.

Giancarlo Bruni, DAF chez Heroes, se souvient d'avoir dû jongler avec la gestion financière de son entreprise en pleine expansion :

Je devais suivre manuellement tous les paiements à la fin du mois. Je trouvais des factures et j'envoyais des emails, du genre : qui a dépensé 10 € ici ? Qui a dépensé 10 € là ? À mesure que nous grandissions, nous avions besoin d'un meilleur contrôle des dépenses pour faciliter la clôture mensuelle.

5 stratégies pour gérer les dépenses en masse

Voici cinq façons d'améliorer l'efficacité du processus de vérification des dépenses en masse.

1. Mettre en place un logiciel de gestion des dépenses

Si vous gérez encore vos dépenses sur Excel, il est facile de perdre le fil du processus de dépenses. L'utilisation d'un logiciel de gestion des dépenses permet l’automatisation du traitement des frais professionnels, de cette façon, chacun peut savoir où en est sa dépense et tout circuit de validation est ainsi simplifié.

2. Élaborer des politiques claires en matière de dépenses

Si vos collaborateurs ne savent pas ce qu'ils peuvent ou ne peuvent pas dépenser, votre processus devient long et fastidieux, vous devez rejeter des dépenses, poser des questions et donner à tout le monde beaucoup plus de travail (sans parler du fait que les salariés se retrouvent souvent à avancer des frais sur leurs fonds personnels…).

En établissant une politique de dépenses claire, cela vous permet de préciser exactement ce que vous considérez comme des dépenses remboursables et d’en informer toute l’entreprise.

Notre conseil : veillez à ce que vos collaborateurs, notamment les managers, aient accès à ces politiques sous forme numérique afin qu'ils puissent se former eux-mêmes et s’y référer en cas de besoin.

3. Introduire les cartes d'entreprise

L'utilisation de cartes d'entreprise facilite le suivi des dépenses professionnelles : vous n'avez plus besoin de rembourser les salariés qui avancent des frais avec leurs fonds personnels. Au lieu de cela, vous pouvez repérer les habitudes de dépenses, définir des budgets ou encore appliquer des plafonds, ce qui vous donne un contrôle ultime sur les dépenses de l'entreprise (sans avoir à constamment rappeler vos collaborateurs à l’ordre pour qu'ils réduisent leurs dépenses).

Avec Payhawk, vous pouvez émettre des cartes d'entreprise physiques ou virtuelles !

Notre conseil : les cartes virtuelles vous offrent une meilleure protection contre la fraude et le vol de cartes, avec des options permettant de les émettre ou de les geler instantanément.

4. Automatiser les workflows d'approbation

L’automatisation des circuits de validation permet d’éviter d’avoir à courir après chaque responsable pour s'assurer qu'elle approuve rapidement les dépenses. En utilisant une plateforme de gestion des dépenses comme Payhawk, les approbateurs/responsables de budget reçoivent des notifications push leur rappelant d'approuver ou de rejeter des dépenses (ou de demander plus d'informations), ce qui permet de fluidifier l’ensemble du processus.

5. Effectuer des audits réguliers des dépenses

Pour gérer correctement les dépenses en masse, les employés ont également leur rôle à jouer : ils doivent dépenser raisonnablement et traiter leurs frais professionnels convenablement. Pour cela, vous pouvez avoir recours à des audits réguliers pour vous aider à identifier les bonnes et mauvaises habitudes de dépenses et faire des rappels concernant la politique de dépenses en vigueur.

Vérifier les dépenses professionnelles en masse avec Payhawk

Pour les professionnels de la finance et de la comptabilité qui doivent vérifier régulièrement les dépenses après leur approbation, la vérification des dépenses en masse permet de gagner un temps considérable. Avec Payhawk, ce processus est très simple :

1. Connectez-vous à votre portail Payhawk et cliquez sur l'onglet "Dépenses ".
2. Sélectionnez toutes les dépenses en suspens que vous souhaitez examiner.
3. Maintenant que vos dépenses sont sélectionnées, vous pouvez choisir une action groupée, telle que "vérifier" ou "rejeter".
4. Vous pouvez toujours cliquer sur une dépense individuelle pour l'ouvrir et consulter ses détails si nécessaire.
5. Une fois que vous avez terminé la vérification des dépenses en masse, vous pouvez exporter les données en cliquant sur "exporter" au format de votre choix (par exemple, PDF, CSV).
6. Il est temps d'analyser les données exportées. Créez des tableaux croisés dynamiques ou des diagrammes de Gantt pour mieux comprendre vos données et en rendre compte aux actionnaires ou aux équipes dirigeantes.

Grâce à notre Assistant de révision, vous accédez rapidement aux dépenses qui doivent être examinées, vous pouvez personnaliser les notifications en fonction de vos besoins mais aussi les règles concernant les modifications apportées par les employés, les valeurs manquantes dans le document joint, et bien plus encore.

Vous souhaitez en savoir plus sur nos secrets pour optimiser votre gestion des dépenses ? Demandez une démonstration personnalisée et découvrez toutes nos fonctionnalités de traitement des notes de frais.