Een game-changer: bedrijfsuitgaven in bulk beoordelen (en hoe je het doet)

Het is een hele opluchting om een manier te ontdekken om onkosten in bulk te verwerken. Als je overweldigd bent door het handmatig verwerken van elke onkostenpost, dan is deze blog iets voor jou. We bespreken waarom schaalbaar uitgavenbeheer essentieel is, wat de voordelen zijn van bulkreviews en hoe je dat doet met Payhawk.

Je bedrijf groeit - zoek een schaalbare oplossing die met je meegroeit

Naarmate je bedrijf groeit en complexer wordt, kan het beheren van uitgaven al snel een grote uitdaging worden. Processen die ooit eenvoudig handmatig te beheren waren, slokken nu tijd en middelen op. Groei is geweldig, maar om deze naadloos te laten verlopen, heb je de juiste oplossingen en processen nodig om efficiënt te kunnen schalen.

Schaalbare oplossingen voor uitgavenbeheer helpen je om je bedrijfsfinanciën deskundig, nauwkeurig en efficiënt te beheren en geven tegelijkertijd volledig inzicht in en overzicht over je uitgaven. Zonder inzicht in de bestedingsgewoonten van je bedrijf kun je geen kostenbesparende beslissingen nemen, middelen waar nodig toewijzen of de ervaring van je werknemers verbeteren.

Heroes CFO Giancarlo Bruni herinnert zich de uitdaging van het beheren van de financiën bij zijn snelgroeiende bedrijf tijdens het opschalen:

Ik moest alle betalingen aan het eind van de maand handmatig bijhouden. En ik was facturen aan het zoeken en e-mails aan het sturen, zoals, wie gaf hier €10 uit? Wie gaf daar €10 uit? Naarmate we groeiden, konden we het einde van de maand niet meer onder controle houden en hadden we meer controle over de uitgaven nodig.

Vijf strategieën voor uitgavenbeheer in bulk

Hier zijn vijf manieren om te zorgen voor een efficiënter uitgavenbeheer in bulk.

1. Uitgavenbeheersoftware implementeren

Als je momenteel uitgaven beheert met behulp van spreadsheets, kun je gemakkelijk het overzicht verliezen over het onkostenproces - wie heeft wat ingediend en wie moet aanvullende informatie delen? Door gebruik te maken van software voor uitgavenbeheer kan iedereen op de hoogte blijven van waar zijn of haar onkosten zich in het proces bevinden. Dit helpt je geautomatiseerd uitgavenbeheer te omarmen en maakt het werk van iedereen een stuk eenvoudiger.

2. Maak een duidelijk onkostenbeleid

Als je niet-financiële medewerkers niet weten wat ze wel en niet kunnen declareren, creëer je een langdradig declaratieproces waarin je onkosten afwijst, vragen stelt en iedereen veel meer werk te doen krijgt (om nog maar te zwijgen over het feit dat het personeel al deze kosten voorschiet)

Geef precies aan wat je classificeert als vergoedbare kosten en communiceer dit met het bedrijf. Zorg ervoor dat je collega's toegang hebben tot deze beleidsregels, zodat ze zichzelf kunnen informeren als ze bepaalde aspecten vergeten.

3. Introduceer zakelijke betaalkaarten

Het gebruik van zakelijke betaalkaarten betekent dat alle uitgaven van werknemers eenvoudiger bij te houden zijn en dat je mensen niet hoeft te vergoeden voor het uitgeven van hun eigen geld. In plaats daarvan kun je uitgavenpatronen herkennen en bepalen wie welk budget en andere uitgavenlimieten krijgt, zodat je de ultieme controle hebt over je bedrijfsuitgaven (zonder dat je het personeel constant hoeft te pesten om de uitgaven te beperken).

Met Payhawk kun je betaalkaarten fysiek uitgeven maar ook als virtuele kaarten (Let op: virtuele kaarten bieden betere bescherming tegen fraude en diefstal, met de mogelijkheid om ze direct uit te geven of te blokkeren).

4. Automatiseer de goedkeuringsprocessen

Vertrouwen op andere goedkeurders om het proces soepel te laten verlopen, kan betekenen dat je iedereen moet achtervolgen om ervoor te zorgen dat ze uitgaven snel goedkeuren. Het automatiseren van dit proces via goedkeuringsworkflows maakt de hele operatie echter veel efficiënter. Goedkeurders/budgethouders krijgen pushmeldingen die hen eraan herinneren om uitgaven goed of af te keuren (of om meer informatie te vragen), wat betekent dat ze minder tijd hoeven te besteden aan het najagen van informatie.

5. Voer regelmatig uitgavencontroles uit

Om uitgaven in bulk te beheren, is het essentieel dat werknemers hun uitgaven correct declareren. Door regelmatig controles uit te voeren, kun je patronen ontdekken van medewerkers die zich mogelijk niet aan het onkostenbeleid houden, en gebieden identificeren waar extra training nodig kan zijn.

Zakelijke uitgaven in bulk controleren met Payhawk

Voor financiële en boekhoudkundige professionals die regelmatig onkosten moeten controleren na goedkeuring, betekent het in bulk controleren van onkosten een enorme tijdsbesparing. Minder tijd besteden aan het klikken van je muis, betekent meer tijd om daadwerkelijk te controleren.

Onkosten in bulk nakijken met Payhawk is snel en eenvoudig:

1. Log in op je Payhawk portaal en klik op het tabblad 'onkosten'.
2. Selecteer alle openstaande onkosten die je wilt bekijken. Klik op meerdere of selecteer alles.
3. Nu je uitgaven zijn geselecteerd, kun je een bulkactie kiezen, zoals 'beoordelen' of 'afwijzen', of ‘opmerkingen in bulk toevoegen’.
4. Je kunt nog steeds op een individuele uitgave klikken om deze te openen en meer details te lezen als dat nodig is.
5. Als je klaar bent met het bekijken van uitgaven in bulk, kun je de gegevens exporteren door 'exporteren' te selecteren en een exportformaat te kiezen (bijv. PDF, CSV).
6. Het is tijd om je geëxporteerde gegevens te analyseren. Maak draaitabellen of Gantt-diagrammen om je gegevens beter te begrijpen en te rapporteren aan aandeelhouders of managementteams.

Een andere geweldige functie om uitgaven sneller te beoordelen is onze ‘Review assistent’! Als je de assistent configureert, kun je snel zien welke onkosten je moet onderzoeken en welke je snel in bulk kunt controleren, waardoor het risico voor financiële teams afneemt. Je kunt uitgaven-waarschuwingen aanpassen aan je eisen, zoals regels voor bewerkingen door medewerkers, ontbrekende waarden in het bijgevoegde document en nog veel meer.

De Review Assistant maakt de tool super efficiënt voor financiële teams die grote hoeveelheden uitgaven verwerken.

Klaar om het beheer van je uitgaven te vereenvoudigen? Ontdek alles rondom bulkuitgaven. Vraag een demo aan of lees meer over de kracht van bulkfuncties in ons uitgavenbeheerplatform.