Qu'est-ce que l'intake-to-pay et comment Payhawk se distingue des autres solutions ?

Le processus “Intake-to-pay” couvre l'ensemble du processus, depuis la demande d’achat d'un employé jusqu'au paiement effectué par l’équipe Finance. La plupart des solutions disponibles sur le marché ne gèrent qu'une partie du processus. Payhawk regroupe toutes les étapes en un seul flux (demandes, approbations, budgets, rapprochements et paiements) afin de garder visibilité et contrôle.

Comment Payhawk empêche les dépenses excessives ?

Chaque demande est liée à un budget dès le départ et les responsables d’approbation voient toujours ce qui reste avant de donner leur accord. La vérification ligne par ligne permet d’identifier les écarts, vous ne payez ainsi que ce qui a été réellement commandé.

Quelle est la différence entre le rapprochement à 2 et à 3 facteurs ?

Le rapprochement à deux facteurs compare un bon de commande avec une facture. Le rapprochement à trois facteurs va plus loin en comparant également les reçus ou les bons de livraison. Payhawk automatise ce processus jusqu'au niveau des lignes comptables, de façon à détecter les écarts avant qu'ils n'atteignent votre grand livre.

Les employés peuvent-ils effectuer des demandes sans connaître la politique de dépense ?

Oui, les employés n’ont qu’à engager une conversation avec l'agent IA de Payhawk et effectuer leur demande. L’agent recueille ensuite les informations nécessaires, applique vos règles et les transmet pour approbation. Finis les formulaires compliqués et les casse-tête liés à la conformité.

Les options de paiement sont-elles flexibles ?

Oui, une fois la demande approuvée, l’équipe Finance peut traiter les factures et les paiements par carte. Vous définissez les règles, Payhawk veille à ce que le processus soit respecté.

LOGICIEL DE PROCUREMENT
Intake-to-pay : pour garder le contrôle sur chaque euro dépensé

Des fournitures de bureau aux abonnements logiciels, chaque achat commence par une simple demande. Un processus rapide et facile de l’intake au paiement.

Prendre rendez-vous

Synchronisez chacune de vos demandes d’achats

Approuvez les dépenses avant qu’elles ne soient engagées pour éviter les mauvaises surprises.

Approche conversationnelle

Un processus d’achat plus fluide

Un message, une capture d'écran ou une note vocale suffisent pour transformer une demande en workflow complet et conforme. Les employés restent productifs, tandis que les politiques s'exécutent en arrière-plan.

Designer de workflows

Des workflows enclenchés automatiquement

Chaque type de dépense est soumis à sa propre politique. La dépense est alors envoyée pour approbation en fonction de vos règles, rôles et processus, et suit exactement le chemin que vous avez défini. Notre agent IA se charge du suivi, afin que rien ne passe entre les mailles du filet.

Collaboration

Une visibilité partagée, sans silos

Approbations, informations sur les fournisseurs, budgets, conversations : tout est regroupé au même endroit. Les employés sont automatiquement informés des prochaines étapes du processus et l’équipe Finance dispose de toutes les informations nécessaires pour agir en toute confiance.

Suivi budgétaire en temps réel

Une nouvelle façon d’anticiper les dépenses

Chaque demande d'achat est liée au budget approprié : planifiez vos dépenses avant qu'elles n'apparaissent dans votre grand livre et bénéficiez d'une visibilité en temps réel sur chaque engagement de dépense.

"En tant qu'équipe de sport automobile, nos dépenses vont de l’achat de pneus au carburant, en passant par les frais de déplacement/d'hébergement et au personnel événementiel... Payhawk nous aide à gérer ces coûts efficacement et à éviter les dépenses excessives."

Ryan Franklin, Contrôleur financierLire le témoignage

Pour une confiance totale dans vos paiements

Consultez les dépenses approuvées, vérifiez chaque ligne comptable et effectuez le suivi des dépenses en continu. Finis les écarts, les erreurs et les dépenses non autorisées.

Vérification des lignes comptables

Identifiez les écarts avant qu’ils ne deviennent coûteux

Les écarts sont instantanément signalés grâce à la vérification ligne par ligne et déclenchent de nouveaux workflows d’approbation pour éviter les dépenses non conformes.

Rapprochement à 3 facteurs

Limitez les risques de fraude et d’erreur humaine

Le rapprochement à 2 ou 3 facteurs, par lignes comptables, garantit que chaque bon de commande, facture et bon de réception correspondent, sans mauvaises surprises.

Paiements flexibles

Choisissez votre méthode de paiement

Choisissez votre mode de paiement favori : les factures fournisseurs sont gérés par l’équipe Finance, les employés peuvent payer directement avec leur carte d’entreprise... À vous de choisir !

Procurement Agent IA

Un agent de l’ombre pour votre P2P

Le Procurement Agent est un partenaire discret qui facilite votre processus d’Achats, de la demande au paiement.

De la conversation au workflow

Dites simplement ce dont vous avez besoin. L'agent enregistre la demande, remplit les champs et la transmet.

En toute conformité

L’agent connaît votre hiérarchie interne, vos workflows d'approbation et vos limites budgétaires de façon à assure le suivi des demandes.

En bonne intelligence

De l'approbation au paiement, l'agent gère les différentes étapes : émission des cartes, acheminement des factures ou partage du contexte avec l’équipe Finance.

Une solution adoptée par tous

Vos équipes Finance et Achats ainsi que vos collaborateurs bénéficient d’une plateforme unifiée.

Grâce à l'approbation proactive des dépenses, l’équipe Finance bénéficie d’une visibilité en temps réel et peut exercer un meilleur contrôle sans charge de travail supplémentaire.

Grâce à l'approbation proactive des dépenses, l’équipe Finance bénéficie d’une visibilité en temps réel et peut exercer un meilleur contrôle sans charge de travail supplémentaire.