Beheersen van Webhooks voor efficiënte integratie van financiële gegevens

Wat zijn webhooks?

Webhooks zijn een krachtig hulpmiddel voor het automatiseren en integreren van verschillende systemen en applicaties in realtime. Ze helpen systemen om belangrijke updates en berichten snel te delen en bieden een eenvoudige manier voor systemen om automatisch een melding te krijgen als er iets nieuws gebeurt.

Software voor uitgavenbeheer ontvangt en verstuurt vaak webhooks. Stel dat je je zakelijke kaart gebruikt tijdens een zakenreis. Wanneer je iets betaalt, zou het kaartsysteem, zoals Visa of Mastercard, het uitgavenbeheerplatform laten weten dat je een nieuwe aankoop hebt gedaan, zodat het dit onmiddellijk kan zien. Jij (als gebruiker) kunt dan meteen actie ondernemen, zoals een factuur of kassabon bijvoegen. Vervolgens, zodra de uitgave is gecontroleerd door de boekhouder of automatiseringssoftware, gebeurt er een andere webhook om de factuurgegevens naar het ERP- of boekhoudsysteem te sturen.

In meer technische termen: een webhook stuurt gegevens onmiddellijk en onderweg door naar andere toepassingen.

Waarom webhooks essentieel zijn voor financiële systemen en uitgavenbeheerplatforms

Financiële systemen en uitgavenbeheerplatforms moeten omgaan met veel en vaak veranderende gegevens, zoals nieuwe transacties, veranderende rekeningsaldi, facturen die worden uitgegeven en betaald en vaak veranderende budgetten.

Zonder webhooks zouden deze systemen elkaar voortdurend moeten controleren (of "pollen") om te bepalen of er iets is veranderd. Kort samengevat helpen webhooks financiële systemen en uitgavenbeheerplatforms up-to-date te blijven en efficiënter samen te werken. Ze zorgen ervoor dat iedereen over de meest recente informatie beschikt, waardoor teams de meest nauwkeurige beslissingen kunnen nemen en soepel kunnen blijven werken.

Hoe webhooks gebruiken met het Payhawk uitgavenbeheerplatform

Of je nu een ontwikkelaar bent die met Payhawk wil integreren met je bestaande systemen of een Payhawk gebruiker die geïnteresseerd is in het gebruik van webhooks, deze handleiding geeft je de nodige informatie om aan de slag te gaan.

De API-sleutel voor ontwikkelaars inschakelen

Om te beginnen met het gebruik van webhooks in Payhawk, moet je de API-sleutel voor ontwikkelaars inschakelen voor je account. Met deze sleutel heb je toegang tot Payhawk's API en kun je verschillende bewerkingen programmatisch uitvoeren. Je kunt de API-sleutel vinden door te navigeren naar "Instellingen -> API-sleutels" in uw Payhawk-account. Als de API-sleutel niet is ingeschakeld voor je account, neem dan contact met ons op.

Webhooks openen

Webhooks in Payhawk vind je in de rubriek "Webhook-abonnementen" in de rubriek partner-API. Daar kun je bestaande abonnementen bekijken en indien nodig wijzigen. Payhawk webhooks worden afzonderlijk beheerd voor elke afzonderlijke entiteit.

Webhook-gebeurtenissen configureren

Om de specifieke gebeurtenissen te configureren die je meldingen wilt ontvangen, voeg je gewoon de webhook toe met het eindpunt "Create Payhawk Subscription" (Payhawk-abonnement aanmaken). Voor testdoeleinden raden we aan een service als https://webhook.site/ te gebruiken, waarmee je inkomende payloads van webhooks kunt inspecteren.

De volledige lijst met gebeurtenissen staat onder "NewWebhookSubscription > EventType" in de Payhawk developer API documentatie.

Als je bijvoorbeeld meldingen wilt ontvangen wanneer nieuwe uitgaven worden aangemaakt, kun je de gebeurtenis "expense.created" gebruiken.

Webhook payloads gebruiken

Wanneer een webhook wordt geactiveerd, stuurt Payhawk een payload naar de opgegeven URL. De payload bevat meestal relevante gegevens over de gebeurtenis die heeft plaatsgevonden. In het geval van Payhawk's “expense.created” event bevat de payload essentiële informatie zoals de expense ID. Indien nodig kun je de ID gebruiken om extra API-verzoeken te doen via de Expenses Endpoints. Deze gegevens zijn over het algemeen bedoeld om informatie te synchroniseren met externe systemen of om aangepaste workflows te activeren.

Eindeloze integratiemogelijkheden

Door de stappen in deze handleiding te volgen, kun je webhooks eenvoudig configureren en gebruiken om processen te automatiseren, gegevens te synchroniseren en realtime meldingen en integratiemogelijkheden met externe software en systemen mogelijk te maken. Hier zijn enkele voorbeelden van het gebruik van webhooks in een aangepaste integratie:

Factuur- en betalingsgegevens verzenden naar het ERP

Het meest klassieke voorbeeld is het overbrengen van financiële en factuurgegevens zodat accountants de maand sneller kunnen afsluiten. Zodra een uitgave is beoordeeld, worden de factuurgegevens en categorisaties naar het ERP gestuurd. Wanneer een kaartbetaling is afgehandeld, worden het betalingsbedrag en eventuele aanvullende FX-info via een webhook verzonden, zodat de financiële gegevens kunnen worden gesynchroniseerd met de grootboekrekening.

Update van leveranciersgegevens of bankgegevens

Een leverancier heeft zijn factuurgegevens gewijzigd of een werknemer heeft zijn bankrekeninggegevens gewijzigd: dit is vitale bedrijfsinformatie die gesynchroniseerd moet worden met een intern systeem om op de juiste manier geld over te maken. Het up-to-date houden van dergelijke gegevens is vaak nodig om miscommunicatie en vertragingen in bedrijfsprocessen te voorkomen.

Onverwerkbare of mislukte betaling

In sommige zeldzame gevallen, als een bankoverschrijving mislukt of een kaartbetaling wordt geweigerd, kan dit worden veroorzaakt doordat de bank van de leverancier een probleem heeft of doordat het geld van de gebruiker onvoldoende is om de betaling te verwerken. Een webhook kan die gegevens naar een waarschuwingssysteem of een notificatiesysteem sturen dat de gebruiker op de hoogte stelt en zorgt voor bewustwording en een snellere reactietijd.

Als je een ander voorbeeld hebt of hulp nodig hebt bij het implementeren van een soortgelijke business case, kun je dit met ons delen op partners@payhawk.com. Wij brengen je dan in contact met ons uitgebreide netwerk van implementatiepartners, die de benodigde aanpassingen voor je kunnen uitvoeren of de benodigde begeleiding en ondersteuning kunnen bieden om dit zelf te doen. Daarnaast is ons productteam altijd geïnteresseerd in het ontwikkelen van deze oplossingen en zijn jouw inzichten voor ons van onschatbare waarde.

Conclusie en volgende stappen

Webhooks zijn de sleutel tot naadloze communicatie tussen verschillende systemen in hedendaagse bedrijven. Ze automatiseren processen en vergemakkelijken updates in realtime, vooral in financiële systemen en uitgavenbeheerplatforms.

Door gebruik te maken van webhooks kunnen bedrijven hun efficiëntie verbeteren, hun gegevens actueel houden en soepel werken. Begin nu en transformeer de manier waarop uw systemen communiceren. Veel plezier met integreren!

Lees meer over ons partnerprogramma en ontdek hoe je je bij ons groeiende netwerk van partners kunt aansluiten.