Dominar los webhooks para conseguir una integración eficiente de datos financieros

¿Qué son los webhooks?

Los webhooks son una potente herramienta para automatizar e integrar varios sistemas y aplicaciones en tiempo real. Ayudan a los sistemas a compartir rápidamente actualizaciones y mensajes importantes y ofrecen una forma sencilla de que los sistemas reciban notificaciones automáticas cuando ocurre algo nuevo.

El software de gestión de gastos recibe y envía webhooks con frecuencia. Supongamos que estás utilizando tus tarjetas corporativas en un viaje de negocios. Cuando pagues algo, el sistema de la tarjeta, como Visa o Mastercard, notificará a la plataforma de gestión de gastos que has hecho una nueva compra para que la veas inmediatamente. Tú (como usuario) puedes actuar al momento, adjuntando una factura o un recibo. Luego, tan pronto como el gasto es revisado por el contable o el software de automatización financiera, otro webhook se activa para enviar los datos de la factura al ERP o al sistema de contabilidad.

En términos más técnicos, un webhook transfiere datos a otras aplicaciones de manera inmediata y sobre la marcha después de que se produzca.

Por qué los webhooks son esenciales para los sistemas financieros y las plataformas de gestión de gastos

Los sistemas financieros y las plataformas de gestión de gastos deben manejar una gran cantidad de datos que cambian con frecuencia, como nuevas transacciones, saldos de cuentas variables, facturas emitidas y pagadas, y presupuestos que cambian con frecuencia.

Sin los webhooks, estos sistemas tendrían que estar constantemente verificándose (o sondeándose) entre sí para determinar si ha habido algún cambio. En resumen, los webhooks ayudan a que los sistemas financieros y las plataformas de gestión de gastos se mantengan actualizados y trabajen juntos de forma más eficiente. Garantizan que todo el mundo disponga de la información más reciente, lo que permite a los equipos tomar las decisiones más precisas y mantener unas operaciones fluidas.

Cómo utilizar webhooks con la plataforma de gestión de gastos Payhawk

Si eres desarrollador y quieres integrar Payhawk con los sistemas que ya tienes o un usuario de Payhawk interesado en aprovechar los webhooks, esta guía te proporcionará la información necesaria para empezar.

Activación de la clave API para desarrolladores

Para empezar a usar webhooks en Payhawk, primero debes activar la clave API de desarrollador en tu cuenta. Esta clave te da acceso a la API de Payhawk y te permite llevar a cabo diversas operaciones de forma programada. Puedes encontrar la clave API en «Configuración -> Claves API» en tu cuenta de Payhawk. Si tu cuenta no tiene activada la clave API, contáctanos.

Acceso a los webhooks

En Payhawk, los webhooks están disponibles en el apartado «Webhook Subscriptions», dentro del área de API para desarrolladores. Ahí podrás ver las suscripciones existentes y modificarlas según necesites. Los webhooks de Payhawk se gestionan de manera independiente para cada entidad.

Configuración de eventos de webhook

Para configurar los eventos específicos de los que quieres recibir notificaciones, solo tienes que añadir el webhook a través del punto final «Create Payhawk Subscription» (Crear una suscripción de Payhawk). Para realizar pruebas, te recomendamos utilizar un servicio como https://webhook.site/, que te permite inspeccionar los payloads o cargas útiles que llegan a través de los webhooks.

La lista completa de eventos se encuentra en «NewWebhookSubscription > EventType» en la documentación de la API para desarrolladores de Payhawk.

Por ejemplo, si quieres recibir notificaciones cuando se creen nuevos gastos, puedes utilizar el evento «expense.created».

Uso de los payloads de los webhooks

Cuando se activa un webhook, Payhawk envía un payload o carga útil a la URL especificada. Esta carga suele contener datos relevantes sobre el evento que se ha producido. En el caso del evento «expense.created» de Payhawk, la carga útil incluirá información esencial como el ID del gasto. Si es necesario, puedes utilizar este identificador para hacer solicitudes adicionales a la API a través de los puntos finales de gastos. Generalmente, estos datos se utilizan para sincronizar información con sistemas externos o activar flujos de aprobación personalizados.

Posibilidades infinitas de integración

Siguiendo los pasos descritos en esta guía, puedes configurar fácilmente los webhooks y utilizarlos para automatizar procesos, sincronizar datos y habilitar notificaciones e integraciones en tiempo real con software y sistemas externos. A continuación, te presentamos algunos casos prácticos sobre cómo usar webhooks en una integración personalizada:

Envío de datos de facturas y pagos al ERP

El ejemplo más clásico es la transferencia de datos financieros y de facturas para que los contables puedan cerrar el mes con mayor rapidez. En cuanto se revisa un gasto, los datos de la factura y las categorizaciones se envían al ERP. Cuando se liquida un pago con tarjeta, el importe del pago y cualquier información adicional sobre divisas se envían a través de un webhook para que los datos financieros puedan sincronizarse con la cuenta del libro mayor.

Cambio en la información de proveedores o en los datos bancarios

Un proveedor ha cambiado los datos de sus facturas o un empleado ha modificado la información de su cuenta bancaria: se trata de información empresarial vital que debe sincronizarse con un sistema interno para transferir fondos correctamente. A menudo es necesario mantener actualizados estos datos para evitar malentendidos y retrasos en los procesos empresariales.

Pago no procesado o fallido

En algunos casos poco frecuentes, si falla una transferencia bancaria o se rechaza un pago con tarjeta, puede deberse a un problema en el banco del proveedor o fondos insuficientes del usuario para procesar el pago. Un webhook podría enviar esos datos a un sistema de alertas o notificaciones que avisará al usuario y le permitirá conocer el problema de inmediato y responder con más rapidez.

Si tienes otro ejemplo o necesitas ayuda para implementar un caso de negocio similar, compártelo con nosotros en partners@payhawk.com. Te pondremos en contacto con nuestra amplia red de socios, quienes pueden realizar las personalizaciones necesarias en tu nombre o proporcionarte la orientación y el apoyo necesarios para que lo hagas por tu cuenta. Además, nuestro equipo de producto siempre está interesado en crear estas soluciones, y tus ideas son muy valiosas para nosotros.

Conclusión y próximos pasos

Los webhooks son fundamentales para garantizar una comunicación fluida entre diferentes sistemas en las empresas modernas. Automatizan procesos y facilitan actualizaciones en tiempo real, especialmente en sistemas financieros y plataformas de gestión de gastos.

Mediante el uso de webhooks, las empresas pueden mejorar la eficiencia, mantener sus datos actualizados y operar sin problemas. ¡Cambia la forma en que tus sistemas se comunican con nuestras integraciones hoy mismo!

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