Webhooks für die effiziente Integration von Finanzdaten

Was sind Webhooks?

Webhooks sind ein leistungsstarkes Instrument zur Automatisierung und Integration verschiedener Systeme und Anwendungen in Echtzeit. Sie helfen den Systemen, wichtige Aktualisierungen und Nachrichten schnell weiterzugeben, und bieten eine einfache Möglichkeit für Systeme, automatisch benachrichtigt zu werden, wenn etwas Neues passiert.

Ausgabenmanagement-Software empfängt und sendet häufig Webhooks. Nehmen wir an, Sie verwenden Ihre Firmenkarte auf einer Geschäftsreise. Wenn Sie etwas bezahlen, würde das Kartensystem, z. B. Visa oder Mastercard, die Ausgabenmanagement-Plattform benachrichtigen, dass Sie einen neuen Kauf getätigt haben, um ihn sofort zu sehen. Sie (als Nutzer) können sofort Maßnahmen ergreifen, z. B. eine Rechnung oder Quittung beifügen. Sobald die Ausgabe dann vom Buchhalter oder der Automatisierungssoftware geprüft wurde, werden die Rechnungsdaten über einen weiteren Webhook an das ERP- oder Buchhaltungssystem gesendet.

Technisch ausgedrückt: Ein Webhook überträgt Daten sofort und unmittelbar nach dem Vorgang an andere Anwendungen.

Warum Webhooks für Finanzsysteme und Spend-Management-Plattformen unerlässlich sind

Finanzsysteme und Plattformen für das Ausgabenmanagement müssen mit vielen sich häufig ändernden Daten umgehen, z. B. mit neuen Transaktionen, fluktuierenden Kontoständen, ausgestellten und bezahlten Rechnungen und häufig wechselnden Budgets.

Ohne Webhooks müssten sich diese Systeme ständig gegenseitig überprüfen (oder "abfragen"), um festzustellen, ob sich etwas geändert hat. Kurz gesagt: Webhooks helfen Finanzsystemen und Ausgabenmanagement-Plattformen, auf dem neuesten Stand zu bleiben und effizienter zusammenzuarbeiten. Sie stellen sicher, dass alle Beteiligten über die aktuellsten Informationen verfügen, so dass die Teams die genauesten Entscheidungen treffen und reibungslose Abläufe gewährleisten können.

Verwendung von Webhooks mit der Payhawk-Ausgabenmanagement-Plattform

Egal, ob Sie ein Entwickler sind, der Payhawk in seine bestehenden Systeme integrieren möchte, oder ein Payhawk-Anwender, der Webhooks nutzen möchte, dieser Leitfaden enthält die notwendigen Informationen für den Einstieg.

Freischaltung des Entwickler-API-Schlüssels

Um Webhooks in Payhawk nutzen zu können, müssen Sie den Entwickler-API-Schlüssel für Ihr Konto aktivieren. Mit diesem Schlüssel können Sie auf die API von Payhawk zugreifen und verschiedene Operationen programmgesteuert durchführen. Sie können den API-Schlüssel finden, indem Sie in Ihrem Payhawk-Konto zu "Einstellungen -> API-Schlüssel" navigieren. Wenn in Ihrem Konto der API-Schlüssel nicht aktiviert ist, kontaktieren Sie uns.

Zugriff auf Webhooks

Webhooks in Payhawk können unter dem Abschnitt "Webhook-Abonnements" im Developer-API-Bereich eingesehen werden. Dort können Sie bestehende Abonnements einsehen und bei Bedarf ändern. Payhawk-Webhooks werden für jede einzelne Entität separat verwaltet.

Konfigurieren von Webhook-Ereignissen

Um die spezifischen Ereignisse zu konfigurieren, über die Sie benachrichtigt werden möchten, fügen Sie einfach den Webhook mit dem Endpunkt "Payhawk-Abonnement.erstellen" hinzu. Zu Testzwecken empfehlen wir die Verwendung eines Dienstes wie https://webhook.site/, mit der Sie eingehende Webhook-Payloads überprüfen können.

Die vollständige Liste der Ereignisse finden Sie unter "NewWebhookSubscription > EventType" in der Payhawk Entwickler API Dokumentation.

Wenn Sie zum Beispiel Benachrichtigungen erhalten möchten, wenn neue Ausgaben erstellt werden, können Sie das Ereignis "expense.created" verwenden.

Nutzung von Webhook-Payloads

Wenn ein Webhook ausgelöst wird, sendet Payhawk einen Payload an die angegebene URL. Der Payload enthält in der Regel relevante Daten über das eingetretene Ereignis. Im Fall des Ereignisses "expense.created" von Payhawk enthält die Nutzlast wichtige Informationen wie die Ausgaben-ID. Bei Bedarf können Sie die ID verwenden, um zusätzliche API-Anfragen über die Expenses Endpoints zu stellen. Diese Daten sind in der Regel dazu gedacht, Informationen mit externen Systemen zu synchronisieren oder benutzerdefinierte Workflows auszulösen.

Unendliche Integrationsmöglichkeiten

Wenn Sie die in diesem Leitfaden beschriebenen Schritte befolgen, können Sie Webhooks ganz einfach konfigurieren und sie zur Automatisierung von Prozessen, zur Synchronisierung von Daten und zur Aktivierung von Echtzeit-Benachrichtigungen und Integrationsfunktionen mit externer Software und Systemen nutzen. Im Folgenden finden Sie einige Anwendungsfälle für die Verwendung von Webhooks in einer benutzerdefinierten Integration:

1. Übermittlung von Rechnungs- und Zahlungsdaten an das ERP

Das klassischste Beispiel ist die Übertragung von Finanz- und Rechnungsdaten, damit die Buchhalter den Monat schneller abschließen können. Sobald eine Ausgabe geprüft wird, werden die Rechnungsdaten und die Kategorisierungen an das ERP-System gesendet. Wenn eine Kartenzahlung abgerechnet wurde, werden der Zahlungsbetrag und alle zusätzlichen FX-Informationen über einen Webhook gesendet, damit die Finanzdaten mit dem Hauptbuchkonto synchronisiert werden können.

2. Aktualisierung von Lieferantendaten oder Bankverbindungen

Ein Lieferant hat seine Rechnungsdaten geändert, oder ein Mitarbeiter hat seine Bankverbindung geändert: Dies sind wichtige Geschäftsinformationen, die mit einem internen System synchronisiert werden sollten, um einen ordnungsgemäßen Geldtransfer zu gewährleisten. Solche Daten müssen oft auf dem neuesten Stand gehalten werden, um Missverständnisse und Verzögerungen bei Geschäftsprozessen zu vermeiden.

3. Nicht bearbeitbare oder fehlgeschlagene Zahlung

Wenn in seltenen Fällen eine Überweisung fehlschlägt oder eine Kartenzahlung abgelehnt wird, kann dies daran liegen, dass die Bank des Anbieters ein Problem hat oder die Mittel des Nutzers nicht ausreichen, um die Zahlung zu verarbeiten. Ein Webhook könnte diese Daten an ein Warnsystem oder ein Benachrichtigungssystem senden, das den Nutzer benachrichtigt und ihm eine schnellere Reaktionszeit ermöglicht.

Wenn Sie ein anderes Beispiel haben oder Hilfe bei der Implementierung eines ähnlichen Geschäftsfalls benötigen, teilen Sie es uns unter partners@payhawk.com mit. Wir verbinden Sie dann mit unserem umfangreichen Netz von Implementierungspartnern, die die erforderlichen Anpassungen für Sie vornehmen oder Ihnen die nötige Anleitung und Unterstützung geben können, um dies selbst zu tun. Außerdem ist unser Produktteam immer daran interessiert, solche Lösungen zu entwickeln, und Ihre Erkenntnisse sind für uns von unschätzbarem Wert.

Fazit und nächste Schritte

Webhooks sind der Schlüssel für eine nahtlose Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen in modernen Unternehmen. Sie automatisieren Prozesse und erleichtern Aktualisierungen in Echtzeit, insbesondere in Finanzsystemen und Plattformen für das Ausgabenmanagement.

Durch den Einsatz von Webhooks können Unternehmen ihre Effizienz steigern, ihre Daten aktuell halten und reibungslos arbeiten. Legen Sie jetzt los und verändern Sie die Art und Weise, wie Ihre Systeme kommunizieren. Viel Spaß beim Integrieren!

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