Hoe digitaal boekhouden en PCI-DSS-compliance je bedrijf naar een hoger niveau tillen

Weten hoe je dit doet? In dit artikel vertellen we je er alles over.

Wat is het digitaliseren van de boekhouding en waarom is het belangrijk?

Bedrijven realiseren zich nu meer dan ooit hoe waardevol het is om hun boekhoudprocessen te digitaliseren. Met een modern boekhoudsysteem kun je tijd besparen, het aantal menselijke fouten verminderen en gegevens beter beschermen. Als uitgaven handmatig worden bijgehouden, loopt een organisatie het risico op ondoelmatigheden, fraude, onnauwkeurige onkostendeclaraties en verlies van financiële controle.

Voordelen van het digitaliseren van de boekhouding

Het digitaliseren van je boekhouding brengt talloze voordelen met zich mee. Hieronder bespreken we de vier grootste voordelen die het digitaliseren van jouw bedrijf brengt.

Efficiëntieverbeteringen door automatisering

Het werktempo binnen moderne bedrijven, zoals scale-ups, ligt tegenwoordig zo hoog dat het bijna onmogelijk is om de boekhouding nog handmatig bij te houden. Het automatiseren zorgt voor minder handmatige acties waardoor zaken, zoals de maandafsluiting, veel efficiënter worden uitgevoerd met minder stappen. Maar ook bijvoorbeeld het handmatig matchen van facturen of het zoeken naar bonnetjes is verleden tijd.

Tijdsbesparing en kostenreductie

Het digitaliseren van je boekhouding levert je bedrijf tijdsbesparing op. Zo slaagde de financial controller van onze eigen klant Essentia Analytics, dankzij de automatisering van Payhawk, er in om de benodigde tijd met 50% terug te brengen. Zij kan nu een deel van de werktijd besteden aan de verkoopafdeling en zich concentreren op het genereren van inkomsten.

Verbeterde nauwkeurigheid en minimalisering van fouten

Aangezien een handmatige boekhouding zeer arbeidsintensief is en vatbaar voor menselijke fouten, is het bijna onmogelijk om 100% nauwkeurige, handmatige boekhoudrapporten te maken. Als er toch een fout optreedt, is het lastig om de oorzaak daarvan te achterhalen vanwege het gebrek aan inzicht in de boekhoudprocessen. Daarbij bieden digitale boekhoudpakketten je allerlei tools voor het doen van analyses en het uitdraaien van rapporten.

Betere toegankelijkheid en gegevensbeveiliging

Het digitaliseren van je boekhouding heeft ook een ander belangrijk voordeel, namelijk op het gebied van veiligheid. Door het toenemende aantal gebruikers worden er meer transacties en persoonsgegevens gelekt. Bedrijven dienen hier secuur mee om te gaan en compliant te zijn.

Stappenplan voor het digitaliseren van de boekhouding

1. Evaluatie van de huidige boekhoudprocessen en -systemen

Beoordeel eerst de huidige workflows in je organisatie en identificeer inefficiënties. Stel jezelf de volgende vragen: Kan een computerprogramma deze actie uitvoeren? Wat voor rapportage- en exportfuncties heb ik nodig? Heb ik integraties met andere applicaties nodig? Als je eenmaal weet welke functies de belangrijkste zijn voor je bedrijf, is het tijd om de verschillende systemen te bekijken die momenteel beschikbaar zijn.

2. Selectie van de juiste digitale boekhoudsoftware

Neem de tijd om verschillende systemen te vergelijken en om te bepalen welke de beste prijs-kwaliteitverhouding biedt. Let hierbij op de functies die je in de vorige stap hebt geïdentificeerd en de tarieven. Je kunt ook online reviews op platforms zoals G2 lezen om meer inzicht in de gebruikerservaring te krijgen voordat je het product uitprobeert.

3. Migratie van gegevens naar het digitale systeem

Nadat de juiste boekhoudsoftware is gekozen voor het digitaliseren van de boekhouding, is het tijd om daadwerkelijk de migratie uit te voeren. Dit hoeft geen moeizaam of tijdrovend proces te zijn. Wanneer je als bedrijf besluit te werken met een uitgavenbeheer tool zoals Payhawk heb je binnen enkele klikken je boekhoudsysteem gemigreerd.

4. Training van medewerkers en implementatie

Het is belangrijk om alle werknemers vertrouwd te maken met het nieuwe boekhoudsysteem. Ze moeten begrijpen hoe het werkt en het effectief kunnen gebruiken bij hun dagelijkse activiteiten. Hoe sneller en beter de werknemers worden getraind, hoe eerder de digitalisering zijn vruchten af gaat werpen.

5. Onderhoud en regelmatige evaluatie

De implementatie van de digitale boekhouding is slechts het begin. Na deze verandering dien je met regelmaat de boekhouding te onderhouden en de processen te verbeteren. Hiervoor is regelmatig evaluatie nodig. Betrek hier de werknemers bij die daadwerkelijk gebruikmaken van de software in hun alledaagse taken.

Hoe kan een digitale boekhouding bijdragen aan PCI-naleving?

De PCI- compliance is een vereiste voor de meeste bedrijven die kaarttransacties verwerken. Wanneer je PCI-compliant bent (en dus voldoet aan de PCI DSS eisen), wordt de kans op een data lek door een cyberaanval klein. Een digitale boekhouding kan bijdragen om PCI-compliant te worden door op de juiste en veilige manier klantgegevens te verwerken en op te slaan. Wanneer het bedrijf PCI-compliant is, wordt alle betalingsinformatie verwerkt in een versleutelde omgeving.

Overzicht van PCI-naleving en de PCI DSS-standaard

Wat is PCI-naleving en waarom is het belangrijk?

De PCI DSS, Payment Card Industry Data Security Standards Council, is een internationale beveiligingsstandaard voor het verwerken van de gegevens van kaarthouders in het digitale betalingsverkeer. De PCI DSS is van kracht om creditcards en betaalkaarten te beveiligen tegen gegevensdiefstal en fraude.

Organisaties worden gecontroleerd door de PCI DSS, die onafhankelijk is en is opgericht in samenwerking met grote kaartmaatschappijen als Mastercard en VISA. Wanneer de organisaties voldoen aan de PCI DSS eisen ontvangen zij een PCI DSS-certificering.

Er zijn verschillende partijen die je bedrijf kunnen vragen de PCI-compliance aan te tonen. Namelijk de betalingsverwerkers, zakelijke partners en platform bedrijven. Platform bedrijven hebben een technologie die online transacties mogelijk maakt. Klanten kunnen het platform bedrijf vragen om de compliance aan te tonen.

Belangrijkste aspecten van PCI-naleving

Er zijn verschillende aspecten om aan te voldoen voordat je bedrijf de PCI SSC certificering zal ontvangen.

Verwerking van kaartgegevens volgens PCI DSS

Een belangrijk onderdeel is het correct verwerken en beschermen van de opgeslagen kaarthouder gegevens. Daarbij is het zaak dat bij het gebruik van openbare netwerken de kaarthouder gegevens worden versleuteld.

Onderdeel hiervan is het beperken van de digitale en fysieke toegang tot de kaarthouder gegevens binnen je bedrijf. Hiervoor kunnen autorisaties worden ingezet.

Veilige opslag van gegevens volgens PCI DSS

De gegevens dienen beveiligd te worden opgeslagen. Daarbij dienen de gegevens doorlopend bewaakt en gecontroleerd te worden en worden er regelmatige beveiligingstesten gedaan, om te kijken hoe makkelijker toegang is tot de kaartgegevens.

De beveiligde netwerken en systemen dienen goed onderhouden te worden en met een firewall configuratie de kaarthouder gegevens te beschermen.

Jaarlijkse validatie en naleving van PCI DSS

Om de PCI DSS certificering te behouden dien je jaarlijks aan de eisen te blijven voldoen. Dit wordt gedaan door jaarlijks een PCI DSS validatieformulier in te vullen. Bedrijven die niet aan deze vereisten voldoen, kunnen flinke boetes krijgen.

Stapsgewijze gids voor PCI DSS-naleving

1. Begrijp de vereisten van PCI DSS

De eerste stap om de PCI DSS certificering te verkrijgen is door inzicht te hebben in de vereisten waaraan je bedrijf dient te voldoen. Er zijn verschillende PCI compliance niveaus van toepassing. Deze 4 niveaus zijn onder andere gebaseerd op het aantal creditcard transacties dat je bedrijf verwerkt binnen 12 maanden. Niveau 1 is bijvoorbeeld van toepassing op bedrijven met meer dan 6 miljoen transacties met Visa of Mastercard, of met meer dan 2,5 miljoen transacties met American Express. Bij niveau 4 spreken we over bedrijven die per jaar 20.000 tot 1 miljoen transacties verwerken.

2. Breng de gegevensstromen in kaart

De tweede stap is het in kaart brengen van de gegevensstromen. Je wilt te weten komen waar de gevoelige creditcardgegevens zijn opgeslagen. Dit doe je door een overzicht te maken van alles binnen het bedrijf dat interactie heeft met de creditcardgegevens, bijvoorbeeld de netwerkverbindingen. Vervolgens wil je weten hoe en waar de kaarthouder gegevens worden opgeslagen.

3. Controleer de beveiligingscontroles en -protocollen

Nadat alle gegevensstromen in kaart zijn gebracht is het zaak om samen met IT de beveiligingscontroles- en protocollen te herzien. Hier kijk je of de juiste configuraties en controles worden gebruikt.

4. Bewaak en handhaaf de PCI-naleving

Het verkrijgen van de PCI compliance is slechts het begin. Nu volgt een continu proces waarbij je wilt zorgen dat je bedrijf de regels continu blijft naleven. Sommige creditcard bedrijven eisen zelfs een driemaandelijks rapport, of jaarlijks om te laten zien dat je bedrijf compliant is. Het is aan te raden binnen het bedrijf een team op te stellen dat toezicht houdt op deze vereisten.

Payhawk: jouw partner voor PCI DSS-naleving en digitale boekhouding

Om je bedrijf te helpen voldoen aan de PCI DSS-normen en tegelijkertijd te profiteren van de voordelen van een digitale boekhouding, introduceren wij graag Payhawk. Payhawk is een betrouwbare oplossing voor uitgavenbeheer die volledig voldoet aan PSI-DSS eisen. Bij ons zijn jouw financiën veilig.

Als onderdeel van onze inzet voor gegevensbeveiliging voldoet Payhawk aan de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS), een reeks regels die organisaties helpt klantinformatie te beschermen. Ons platform is PCI Level 1-gecertificeerd, wat betekent dat alle betalingsinformatie wordt verwerkt in een versleutelde omgeving. We ondergaan regelmatig externe en interne tests.

Naast het voldoen aan de PCI DSS, kan Payhawk uitstekend bijdragen aan het digitaliseren van je boekhouding, zodat jij zeeën van tijd gaat besparen en jij je kunt focussen op de groei van je bedrijf.

Ben je benieuwd wat het digitaliseren van je boekhouding jouw bedrijf kan opleveren? Boek dan snel een demo.

Veelgestelde vragen

Wat betekent PCI DSS?

De PCI DSS is een vereiste voor de meeste leveranciers die kaarttransacties verwerken. Het geeft aan dat een extern accountantskantoor de verkoper heeft doorgelicht en dat deze voldoet aan de industrienormen. De Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS) vereist ook dat handelaren die creditcards online of via mobiele apparaten accepteren, encryptietechnologie gebruiken bij het verzenden van volledige magnetic-stripe data. Het zijn beveiligingsstandaarden die zijn ontwikkeld door de Payment Card Industry Security Standards Council (PCI SSC) om gevoelige kaartgegevens te beschermen en de beveiliging van betalingssystemen te waarborgen. Zakelijke Payhawk-betaalkaarten zijn 100% PCI-compliant

Wat zijn PCI kosten?

PCI-kosten verwijzen naar de kosten die gekoppeld zijn om te voldoen aan de vereisten van de Payment Card Industry Data Security Standard (PCI DSS). Hierbij kan je denken kosten voor beveiligingsmaatregelen, audits en compliance-inspanningen.

Hoe krijg je een PCI DSS-certificering?

Om in aanmerking te komen voor de PCI DSS Certificering moet je voldoen aan de beveiligingsvereisten van de PCI DSS. Dit gebeurt door de juiste beveiligingsmaatregelen te implementeren, regelmatig beveiligingsaudits uit te voeren, het indienen van een zelfevaluatie of het ondergaan van een externe audit. Dit is afhankelijk van het niveau van je kaarttransacties.

PCI in een notendop: Wat is de PCI-compliance en wat kun jij doen?

Wanneer je als bedrijf PCI-compliant bent, verwijst het naar de naleving van de PCI DSS-standaarden. Dit houdt in dat organisaties de juiste beveiligingsmaatregelen implementeert om kaartgegevens te beschermen. Om aan de PCI-compliance te voldoen, kun je maatregelen nemen zoals het beveiligen van netwerken, het versleutelen van gegevens, eht beperken van de toegang tot kaartgegevens en het regelmatig uitvoeren van beveiligingsaudits. Ben jij klaar om de volgende stap te nemen om als bedrijf PCI-compliant te worden? Raadpleeg de PCI-richtlijnen en werk samen met betrouwbare betalingsverwerkers om je organisatie in lijn te houden met de vereisten.