Verschil tussen kosten en uitgaven
Er is een belangrijk verschil tussen kosten en uitgaven.
Een uitgaande betaling voor je bedrijf, dus een werkelijke geldtransactie zoals we deze kennen, heet een zakelijke uitgave. Bijvoorbeeld de aankoop van een bestelbus. Dit bedrag wordt van de zakelijke rekening afgeschreven op het moment dat je dit betaalt.
Daarnaast zijn er kosten. Kosten komen op de Winst & Verliesrekening terecht. De kosten hoeven niet op het precieze moment betaald te worden. Zo kun je dus kosten maken, maar nog geen directe uitgaven doen. Bijvoorbeeld wanneer je een zakelijke bestelling doet en de factuur ontvangt, maar nog niet hebt betaald. Pas wanneer je de factuur betaalt wordt het een uitgave.
Ook vallen onder kosten: afschrijvingen. Als voorbeeld nemen we weer de nieuwe bestelbus. Je betaalt direct €10.000 voor de aankoop (uitgave) van de bus. Vervolgens heb je de komende jaren verschillende kosten voor deze bus, zoals onderhoud en benzine. Ook heb je te maken met afschrijvingen. Stel de bus is het jaar later nog €9.000 waard, dan is er een waardedaling (afschrijving) van €1000. Deze €1000 valt dus onder kosten.
In de praktijk worden deze termen door elkaar gehaald. Het is echter belangrijk om een goed overzicht van zowel de kosten als uitgaven te hebben. Zeker voor snelgroeiende bedrijven is het heel belangrijk om dankzij realtime inzicht de uitgaven te kunnen bijsturen. Om deze reden kun je overwegen je uitgavenbeheer (expense management) te automatiseren.
Wat zijn bedrijfskosten?
Bedrijfskosten zijn de uitgaven en kosten die een bedrijf maakt bij het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten en het leveren van goederen en/of diensten. Deze kosten kunnen natuurlijk variëren afhankelijk van het type bedrijf dat je hebt en de industrie waarin je opereert, maar over het algemeen zijn bedrijfskosten alle kosten die nodig zijn om het bedrijf draaiende te houden en zijn doelen te bereiken.
Een aantal voorbeelden van bedrijfskosten zijn:
- Huur- of vastgoed kosten
- Personeelskosten
- Onderhoudskosten
- Operationele kosten
- Abonnementskosten
- Afschrijvingen
Overzicht creëren in kosten en uitgaven
Om een actueel overzicht te houden van de uitgaven en kosten binnen je bedrijf, kun je kiezen voor software voor uitgavenbeheer. Zeker voor snelgroeiende bedrijven die willen opschalen is dit cruciaal, bijvoorbeeld voor scale-ups. Zo voorkom je onvoorziene kosten. Daarnaast is het belangrijk om realtime overzicht te houden van de declaraties van je werknemers. Zo kun je, indien nodig, bijsturen of de declaraties controleren van je werknemers.
Payhawk biedt een oplossing voor uitgavenbeheer. Door het faciliteren van een realtime overzicht van alle kosten en uitgaven is slecht inzicht in de kosten verleden tijd. Door het aanbieden van een betaalkaart aan de werknemers is er altijd een live inzicht van de uitgaven en is bonnetjes verzamelen verleden tijd. Maar, ook het instellen van uitgavenlimieten per werknemer zorgen voor continue controle en overzicht. Hierdoor voorkom je onverwachte uitgaven.
Tijdsbesparing door uitgavenbeheer software
Naast beter financieel inzicht is er een ander groot voordeel: het besparen van tijd. Door het aanbieden van betaalkaarten aan werknemers is er niet langer een zoektocht naar bonnetjes of een gedoe met betaalkaarten van het bedrijf. Maar ook het matchen van facturen of handmatig declaraties uitbetalen behoort tot het verleden. Deze tijdsbesparing kan resulteren in lagere personeelskosten en deze waardevolle tijd kan besteed worden aan de groei van het bedrijf. Dit was ook het geval bij Essentia Analytics. Carolina Einarsson, Finance Director, vertelt:
‘Tijdsbesparing met Payhawk is echt een game changer. Een van onze financiële medewerkers besteedt nu 50% van haar tijd aan het ondersteunen van het sales team’.
Daarnaast is er ook een voordeel voor de werknemers zelf. Niet langer bonnetjes zoeken, handmatig indienen en vervolgens lang wachten op de onkostenvergoeding. Dit bespaart tijd én frustratie. Dit geldt ook voor de reiskostenvergoeding. Payhawk biedt ook een oplossing voor de kilometerregistratie met een automatische kostenberekening én eenvoudige reiskostenvergoeding.
Slotopmerkingen
Om een financieel gezond bedrijf te exploiteren is goed financieel inzicht noodzakelijk. Door voortdurend realtime inzicht in je kosten en uitgaven te hebben kan er snel actie worden genomen en voorkom je onvoorziene of te hoge uitgaven. Door te kiezen voor één geïntegreerde tool voor uitgavenbeheer kun jij je focussen op de groei van het bedrijf.
Ben je er klaar voor om te ontdekken hoe moderne uitgavenbeheer software je kan helpen bij het verkrijgen van financieel inzicht in je bedrijf? Boek dan vandaag nog een demo.
