Kosten versus uitgaven en hoe je er als CFO meer grip op krijgt

Verschil tussen kosten en uitgaven

Er is een belangrijk verschil tussen kosten en uitgaven.

Een uitgaande betaling voor je bedrijf, dus een werkelijke geldtransactie zoals we deze kennen, heet een zakelijke uitgave. Denk bijvoorbeeld aan de aankoop van een bestelbus. Dit bedrag wordt van de zakelijke rekening afgeschreven op het moment dat je dit betaalt.

Daarnaast zijn er kosten. Kosten komen op de Winst & Verliesrekening terecht. Dat is een financieel overzicht dat de inkomsten, kosten en winst of verlies van een bedrijf over een bepaalde periode samenvat.

De kosten hoeven niet op het precieze moment betaald te worden dat ze worden gemaakt. Zo kun je dus soms kosten maken, maar nog geen directe uitgaven doen. Bijvoorbeeld wanneer je een zakelijke bestelling doet en de factuur daarvoor ontvangt, maar nog niet hebt betaald. Pas wanneer je de factuur betaalt wordt het een uitgave.

Ook vallen onder kosten de afschrijvingen. Als voorbeeld nemen we weer de nieuwe bestelbus. Je betaalt direct €10.000 voor de aankoop (uitgave) van de bus. Vervolgens heb je de komende jaren verschillende kosten voor deze bus, zoals onderhoud en benzine.. En stel de bus is het jaar later nog € 9.000 waard, dan is er sprake van een waardedaling van € 1000. Deze € 1000 merken we aan als afschrijving en valt dan dus onder kosten. Op die manier reken je de waardedaling toe aan een gebruiksjaar.

In de praktijk worden de termen kosten en uitgaven veelvuldig door elkaar gehaald. Het is echter belangrijk om een goed overzicht van zowel de kosten als uitgaven te hebben. Zeker voor snelgroeiende bedrijven is het essentieel om dankzij realtime inzicht de uitgaven te kunnen bijsturen. Om dat te kunnen bereiken kun je overwegen je uitgavenbeheer (expense management) te automatiseren.

Wat zijn bedrijfskosten?

Bedrijfskosten zijn met allerlei activiteiten samenhangende kosten die een bedrijf maakt bij het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten en bij het leveren van goederen en/of diensten. Deze kosten kunnen natuurlijk variëren afhankelijk van het type bedrijf dat je hebt en de industrie waarin je opereert. In zijn algemeenheid worden bedrijfskosten echter gedefinieerd als alle kosten die nodig zijn om het bedrijf dagelijks draaiende te houden en om zijn doelen te bereiken.

Een aantal voorbeelden van veelvoorkomende bedrijfskosten zijn:

• Huur- of andere vastgoed kosten
• Personeelskosten
• Onderhoudskosten
• Vervoerskosten
• Verkoopkosten
• Abonnementskosten
• Rentekosten
• Afschrijvingen

Zeker in snelgroeiende bedrijven is het essentieel dat medewerkers zelf kosten kunnen maken t.b.v. de uitvoering van hun werkzaamheden. Sommige bedrijven vragen medewerkers die Out-Of-Pocket-kosten zelf voor te schieten en achteraf te declareren. Andere bedrijven bieden hun medewerkers mogelijkheden om de betaling direct vanaf de corporate bankrekening te doen. In de praktijk betreft het veelal de volgende soorten kosten:

Zakelijke reiskosten

Zakelijke reiskosten zijn een voorbeeld van bedrijfskosten die vaak adhoc door medewerkers moeten kunnen worden gedaan. Deze kosten kunnen op meerdere manieren zijn geregeld binnen een bedrijf en kunnen ook verschillen per werknemer. Bijvoorbeeld het gebruik van een privéauto voor zakelijke doeleinden, een zakelijke ov-kaart of een leaseauto behoren tot deze categorie. Daarnaast kan het mogelijk zijn dat een werknemer handmatige declaraties invoert van gemaakte zakelijke reiskosten, zoals kosten m.b.t. een persoonlijke ov-kaart. Om tijd en werk te besparen is het mogelijk om voor een geautomatiseerde tool voor reiskostenvergoeding te kiezen. Naast het helpen van werknemers om reiskosten vergoed te krijgen, kan een geautomatiseerde tool voor uitgavenbeheer in het algemeen bijdragen aan het beheren van dit type bedrijfskosten. Afgezien van het besparen van tijd en werk, kan dit ook leiden tot lagere administratieve kosten.

Onkostenvergoeding

Een onkostenvergoeding is de vergoeding die de werknemer ontvangt ter compensatie van de gemaakte kosten voor het bedrijf via zijn/haar privérekening. Denk bijvoorbeeld aan het voorschieten van de kosten voor een hotelaccommodatie, boodschappen of benzine door de werknemer. Als werkgever betaal je deze kosten weer terug. Onkostenvergoedingen worden veelal handmatig overgemaakt aan de hand van ingediende declaraties. Dit wordt meestal gedaan door het finance team of de financiële administratie. In de praktijk kost dit proces veel tijd en zorgt het voor veel frustratie. Denk bijvoorbeeld maar eens aan het zoeken naar en wachten op bonnetjes. Ook raken er altijd bonnetjes kwijt of worden deze vaak te laat ingeleverd. Daarnaast kan het voor de werknemer ook erg vervelend zijn om de bedragen voor te schieten en te moeten wachten op terugbetaling, vooral in financieel onzekere tijden.

De wens van iedere CFO: realtime kunnen sturen op daadwerkelijk periodiek resultaat

Het is een bekend probleem. Veel bedrijven worstelen met de verantwoording t.a.v. bedrijfsuitgaven door het personeel, zoals zakelijke reiskostendeclaraties en andere onkostenvergoedingen. Het ontbreekt ze aan de mogelijkheid om dit soort kosten te kunnen beheersen en om ze maandelijks sluitend in beeld te kunnen brengen.
En dat terwijl periodieke resultaatanalyse een essentiële taak is van CFO's en finance controllers. Door toepassing van geavanceerde budgetteringstechnieken en financiële prognoses blijf je de concurrentie immers een stap voor. Maar hoe realiseer je inzicht in wat je mag verwachten wanneer de werkelijke kosten vrijwel nooit tijdig en compleet in beeld zijn? En wanneer het ontbreekt aan verfijnde kostenallocatiemethoden?

Bij Payhawk delen we die zorg. En dus ontwikkelden we er in de vorm van onze betaaloplossingen i.c.m. slimme software een oplossing voor.

Overzicht creëren in kosten en uitgaven

Om een actueel overzicht te houden van de uitgaven en kosten binnen je bedrijf, kun je namelijk kiezen voor software voor uitgavenbeheer. Zeker voor snelgroeiende bedrijven die willen opschalen (scale-ups) is dit cruciaal,. Zo voorkom je dat omvangrijke onvoorziene kosten worden gemaakt. Daarnaast zorgt het ervoor dat je realtime overzicht kunt houden over de declaraties van je werknemers. Zo kun je, indien nodig, bijsturen of de declaraties controleren van je werknemers.

Payhawk biedt een oplossing voor uitgavenbeheer. Door het faciliteren van een realtime overzicht van alle kosten en uitgaven is slecht inzicht in de kosten verleden tijd. En goed historisch inzicht vormt de basis voor toekomstverwachtingen. Door het aanbieden van een betaalkaart met een koppeling met slimme software aan de werknemers, is er altijd live inzicht in de uitgaven en is bonnetjes verzamelen verleden tijd. Maar ook het instellen van uitgavenlimieten per werknemer zorgt voor continue controle en overzicht.

Andrew Jacobi, VP of US Finance van State of Play

Wij vertrouwen op de naar wens instelbare kostenallocatieinstellingen binnen Payhawk om onderscheid te maken tussen kostenlocaties om de prestaties beter te kunnen analyseren. Of het nu gaat om het categoriseren van locaties of het indelen in de juiste grootboekcode, het is uiterst nuttig in termen van hoe we uitgaven toewijzen.

Tijdbesparing door uitgavenbeheer software

Naast beter financieel inzicht is er een ander groot voordeel: het besparen van tijd. Door het aanbieden van betaalkaarten aan werknemers is er niet langer een zoektocht naar bonnetjes of een gedoe met betaalkaarten van het bedrijf. Maar ook het matchen van facturen of handmatig declaraties uitbetalen behoort tot het verleden. Deze tijdsbesparing kan resulteren in lagere personeelskosten en deze waardevolle tijd kan besteed worden aan de groei van het bedrijf. Dit was ook het geval bij Essentia Analytics. Carolina Einarsson, Finance Director, vertelt:

‘Tijdsbesparing met Payhawk is echt een game changer. Een van onze financiële medewerkers besteedt nu 50% van haar tijd aan het ondersteunen van het sales team’.

Daarnaast is er ook een voordeel voor de werknemers zelf. Niet langer bonnetjes zoeken, handmatig indienen en vervolgens lang wachten op de onkostenvergoeding. Dit bespaart tijd én frustratie. Dit geldt ook voor de reiskostenvergoeding. Payhawk biedt ook een oplossing voor de kilometerregistratie met een automatische kostenberekening én eenvoudige reiskostenvergoeding.

Realtime detailinzicht binnen al je financiële en ERP-systemen

‘Payhawk, betekent dat nog een softwaretool erbij?’ Ja, maar dan één die wel volledig integreerbaar is met het merendeel van de bestaande ERP- en boekhoudpakketten. De mogelijkheid tot feilloze koppeling tussen het Payhawk platform en andere softwarepakketten, waarborgt dat je altijd realtime inzicht tot in detailniveau in je gegevens hebt binnen al je softwaresystemen. Kaart- en bankbetalingen worden automatisch gereconcilieerd. En dat zonder dat handmatige uploads vanuit Payhawk naar andere softwarepaketten nodig zijn. Want onze API biedt een gestandaardiseerde en veelzijdige benadering voor gegevensuitwisseling naar onder andere ERP platformen als NetSuite en Microsoft Dynamics 365 Business Central. Maar ook koppeling met boekhoudsoftware zoals Exact Online en Xero is zeer eenvoudig.

Al deze integratiemogelijkheden met andere pakketten zorgen ervoor dat je i.c.m. Payhawk ook het beste kunt halen uit je reeds bestaande softwaresystemen. Je inzicht en compliance verbeteren terwijl je tegelijkertijd tijd bespaart.

Slotopmerkingen

Om een financieel gezond bedrijf te exploiteren is goed financieel inzicht noodzakelijk. Door voortdurend realtime inzicht in je kosten en uitgaven te hebben kan er snel actie worden genomen en voorkom je onvoorziene of te hoge uitgaven. Door te kiezen voor één geïntegreerde tool voor uitgavenbeheer kun jij je focussen op de groei van het bedrijf.

Ben je er klaar voor om te ontdekken hoe moderne uitgavenbeheer software je kan helpen bij het verkrijgen van financieel inzicht in je bedrijf? Boek dan vandaag nog een demo.

Veelgestelde vragen