Uitgaven of kosten, is dat niet hetzelfde? Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt. Zeker in spreektaal. Begrijpelijk dus dat je misschien denkt dat uitgaven en kosten hetzelfde zijn, maar er is een wezenlijk verschil. Als finance professional wil je zo goed mogelijk inzicht hebben in de uitgaven en kosten om je bedrijf sneller te kunnen laten groeien.
Loading...
Alle uitgaven en kosten die worden gemaakt voor je bedrijf zijn bedrijfskosten. Dankzij deze uitgaven en kosten kan het bedrijf blijven draaien en verder groeien. Onder bedrijfskosten vallen bijvoorbeeld huur, laptops voor werknemers, zakelijke verzekeringen en zakelijke reiskosten.
Zakelijke reiskosten zijn een voorbeeld van bedrijfskosten. Deze kosten kunnen op meerdere manieren zijn geregeld binnen een bedrijf en kunnen ook verschillen per werknemer. Bijvoorbeeld het gebruik van een privéauto voor zakelijk gebruik, een zakelijke ov-kaart of een leaseauto behoren tot deze categorie. Daarnaast kan het mogelijk zijn dat een werknemer handmatige declaraties invoert van gemaakte zakelijke kosten, zoals kosten met een persoonlijke ov-kaart. Om tijd en werk te besparen is het mogelijk om voor een geautomatiseerde tool voor reiskostenvergoeding te kiezen. Naast het beheren van reiskosten kan een geautomatiseerde tool voor uitgavenbeheer in het algemeen bijdragen aan het beheren van de bedrijfskosten. Naast het besparen van tijd en werk, kan dit ook leiden tot lagere kosten.
Een onkostenvergoeding is de vergoeding die de werknemer ontvangt ter compensatie van de gemaakte privé kosten voor het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan het voorschieten van de kosten voor accommodatie, boodschappen of benzine door de werknemer. Als werkgever betaal je deze kosten weer terug. Onkostenvergoedingen worden veelal handmatig overgemaakt aan de hand van ingediende declaraties. Dit wordt meestal gedaan door het finance team of financiële administratie. In de praktijk kost dit veel tijd en zorgt voor veel frustratie. Bijvoorbeeld het zoeken naar en wachten op bonnetjes is hier een voorbeeld van. Ook raken er altijd bonnetjes kwijt of worden deze vaak te laat ingeleverd. Daarnaast kan het voor de werknemer ook erg vervelend zijn om de bedragen voor te schieten en te moeten wachten op terugbetaling, vooral in deze tijd.
Een ander voorbeeld van een onkostenvergoeding is de reiskostenvergoeding. Er is een minimale wettelijk reiskostenvergoeding op kilometers van toepassing. Of er een hoger bedrag wordt uitbetaald wordt bepaald door het bedrijf zelf.
Er is een belangrijk verschil tussen kosten en uitgaven.
Een uitgaande betaling voor je bedrijf, dus een werkelijke geldtransactie zoals we deze kennen, heet een zakelijke uitgave. Bijvoorbeeld de aankoop van een bestelbus. Dit bedrag wordt van de zakelijke rekening afgeschreven op het moment dat je dit betaalt.
Daarnaast zijn er kosten. Kosten komen op de Winst & Verliesrekening terecht. De kosten hoeven niet op het precieze moment betaald te worden. Zo kun je dus kosten maken, maar nog geen directe uitgaven doen. Bijvoorbeeld wanneer je een zakelijke bestelling doet en de factuur ontvangt, maar nog niet hebt betaald. Pas wanneer je de factuur betaalt wordt het een uitgave.
Ook vallen onder kosten: afschrijvingen. Als voorbeeld nemen we weer de nieuwe bestelbus. Je betaalt direct €10.000 voor de aankoop (uitgave) van de bus. Vervolgens heb je de komende jaren verschillende kosten voor deze bus, zoals onderhoud en benzine. Ook heb je te maken met afschrijvingen. Stel de bus is het jaar later nog €9.000 waard, dan is er een waardedaling (afschrijving) van €1000. Deze €1000 valt dus onder kosten.
In de praktijk worden deze termen door elkaar gehaald. Het is echter belangrijk om een goed overzicht van zowel de kosten als uitgaven te hebben. Zeker voor snelgroeiende bedrijven is het heel belangrijk om dankzij realtime inzicht de uitgaven te kunnen bijsturen. Om deze reden kun je overwegen je uitgavenbeheer (expense management) te automatiseren.
Om een actueel overzicht te houden van de uitgaven en kosten binnen je bedrijf, kun je kiezen voor software voor uitgavenbeheer. Zeker voor snelgroeiende bedrijven die willen opschalen is dit cruciaal, bijvoorbeeld voor scale-ups. Zo voorkom je onvoorziene kosten. Daarnaast is het belangrijk om realtime overzicht te houden van de declaraties van je werknemers. Zo kun je, indien nodig, bijsturen of de declaraties controleren van je werknemers.
Payhawk biedt een oplossing voor uitgavenbeheer. Door het faciliteren van een realtime overzicht van alle kosten en uitgaven is slecht inzicht in de kosten verleden tijd. Door het aanbieden van een betaalkaart aan de werknemers is er altijd een live inzicht van de uitgaven en is bonnetjes verzamelen verleden tijd. Maar, ook het instellen van uitgavenlimieten per werknemer zorgen voor continue controle en overzicht. Hierdoor voorkom je onverwachte uitgaven.
Naast beter financieel inzicht is er een ander groot voordeel: het besparen van tijd. Door het aanbieden van betaalkaarten aan werknemers is er niet langer een zoektocht naar bonnetjes of een gedoe met betaalkaarten van het bedrijf. Maar ook het matchen van facturen of handmatig declaraties uitbetalen behoort tot het verleden. Deze tijdsbesparing kan resulteren in lagere personeelskosten en deze waardevolle tijd kan besteed worden aan de groei van het bedrijf. Dit was ook het geval bij Essentia Analytics. Carolina Einarsson, Finance Director, vertelt:
‘Tijdsbesparing met Payhawk is echt een game changer. Een van onze financiële medewerkers besteedt nu 50% van haar tijd aan het ondersteunen van het sales team’.
Daarnaast is er ook een voordeel voor de werknemers zelf. Niet langer bonnetjes zoeken, handmatig indienen en vervolgens lang wachten op de onkostenvergoeding. Dit bespaart tijd én frustratie. Dit geldt ook voor de reiskostenvergoeding. Payhawk biedt ook een oplossing voor de kilometerregistratie met een automatische kostenberekening én eenvoudige reiskostenvergoeding.
Om een financieel gezond bedrijf te exploiteren is goed financieel inzicht noodzakelijk. Door voortdurend realtime inzicht in je kosten en uitgaven te hebben kan er snel actie worden genomen en voorkom je onvoorziene of te hoge uitgaven. Door te kiezen voor één geïntegreerde tool voor uitgavenbeheer kun jij je focussen op de groei van het bedrijf.
Ben je er klaar voor om te ontdekken hoe moderne uitgavenbeheer software je kan helpen bij het verkrijgen van financieel inzicht in je bedrijf? Boek dan vandaag nog een demo.
Pak de controle over je financiën en beheer eenvoudig jouw zakelijke Visa betaalkaarten en uitgaven met één enkele rekening. Dat is de kracht van alles-in-één finance.
