Feb 27, 2023
Leestijd: 4 minuten

Wat is het verschil tussen kosten en uitgaven?

Werknemer legt aan een collega uit wat zakelijke uitgaven zijn
Samenvatting

Het onderscheid tussen kosten en uitgaven is essentieel voor effectief financieel beheer. Uitgaven zijn directe geldtransacties, zoals de aanschaf van een bestelbus, terwijl kosten ook afschrijvingen omvatten, zoals de jaarlijkse waardevermindering van die bus. Bedrijfskosten omvatten alle uitgaven en kosten die nodig zijn voor de dagelijkse bedrijfsvoering. Het efficiënt beheren van deze bedrijfskosten, zoals reiskosten en onkostenvergoedingen, is cruciaal voor groei. Software voor uitgavenbeheer, zoals Payhawk, bespaart tijd en biedt inzicht door het automatiseren van processen en het verstrekken van realtime financiële data, wat essentieel is voor snelgroeiende bedrijven. Deze tools helpen niet alleen bij het verbeteren van de financiële gezondheid van een bedrijf, maar zorgen ook voor tijdbesparing en minder frustratie bij werknemers door het stroomlijnen van declaratieprocessen.

Inhoudsopgave

    Wat zijn bedrijfskosten en wat zit erin?

    Alle uitgaven en kosten die worden gemaakt voor je bedrijf zijn bedrijfskosten. Dankzij deze uitgaven en kosten kan het bedrijf blijven draaien en verder groeien. Onder bedrijfskosten vallen bijvoorbeeld huur, laptops voor werknemers, zakelijke verzekeringen en zakelijke reiskosten.

    Zakelijke reiskosten

    Zakelijke reiskosten zijn een voorbeeld van bedrijfskosten. Deze kosten kunnen op meerdere manieren zijn geregeld binnen een bedrijf en kunnen ook verschillen per werknemer. Bijvoorbeeld het gebruik van een privéauto voor zakelijk gebruik, een zakelijke ov-kaart of een leaseauto behoren tot deze categorie. Daarnaast kan het mogelijk zijn dat een werknemer handmatige declaraties invoert van gemaakte zakelijke kosten, zoals kosten met een persoonlijke ov-kaart. Om tijd en werk te besparen is het mogelijk om voor een geautomatiseerde tool voor reiskostenvergoeding te kiezen. Naast het helpen van werknemers om reiskosten vergoed) te krijgen, kan een geautomatiseerde tool voor uitgavenbeheer in het algemeen bijdragen aan het beheren van de bedrijfskosten. Naast het besparen van tijd en werk, kan dit ook leiden tot lagere kosten.

    Onkostenvergoeding

    Een onkostenvergoeding is de vergoeding die de werknemer ontvangt ter compensatie van de gemaakte privé kosten voor het bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan het voorschieten van de kosten voor accommodatie, boodschappen of benzine door de werknemer. Als werkgever betaal je deze kosten weer terug. Onkostenvergoedingen worden veelal handmatig overgemaakt aan de hand van ingediende declaraties. Dit wordt meestal gedaan door het finance team of financiële administratie. In de praktijk kost dit veel tijd en zorgt voor veel frustratie. Bijvoorbeeld het zoeken naar en wachten op bonnetjes is hier een voorbeeld van. Ook raken er altijd bonnetjes kwijt of worden deze vaak te laat ingeleverd. Daarnaast kan het voor de werknemer ook erg vervelend zijn om de bedragen voor te schieten en te moeten wachten op terugbetaling, vooral in deze tijd.

    Een ander voorbeeld van een onkostenvergoeding is de reiskostenvergoeding. Er is een minimale wettelijk reiskostenvergoeding op kilometers van toepassing. Of er een hoger bedrag wordt uitbetaald wordt bepaald door het bedrijf zelf.

    Bouw een financiële functie op die de bedrijfsstrategie en groei stimuleert

    Verschil tussen kosten en uitgaven

    Er is een belangrijk verschil tussen kosten en uitgaven.

    Een uitgaande betaling voor je bedrijf, dus een werkelijke geldtransactie zoals we deze kennen, heet een zakelijke uitgave. Bijvoorbeeld de aankoop van een bestelbus. Dit bedrag wordt van de zakelijke rekening afgeschreven op het moment dat je dit betaalt.

    Daarnaast zijn er kosten. Kosten komen op de Winst & Verliesrekening terecht. De kosten hoeven niet op het precieze moment betaald te worden. Zo kun je dus kosten maken, maar nog geen directe uitgaven doen. Bijvoorbeeld wanneer je een zakelijke bestelling doet en de factuur ontvangt, maar nog niet hebt betaald. Pas wanneer je de factuur betaalt wordt het een uitgave.

    Ook vallen onder kosten: afschrijvingen. Als voorbeeld nemen we weer de nieuwe bestelbus. Je betaalt direct €10.000 voor de aankoop (uitgave) van de bus. Vervolgens heb je de komende jaren verschillende kosten voor deze bus, zoals onderhoud en benzine. Ook heb je te maken met afschrijvingen. Stel de bus is het jaar later nog €9.000 waard, dan is er een waardedaling (afschrijving) van €1000. Deze €1000 valt dus onder kosten.

    In de praktijk worden deze termen door elkaar gehaald. Het is echter belangrijk om een goed overzicht van zowel de kosten als uitgaven te hebben. Zeker voor snelgroeiende bedrijven is het heel belangrijk om dankzij realtime inzicht de uitgaven te kunnen bijsturen. Om deze reden kun je overwegen je uitgavenbeheer (expense management) te automatiseren.

    Wat zijn bedrijfskosten?

    Bedrijfskosten zijn de uitgaven en kosten die een bedrijf maakt bij het uitvoeren van de dagelijkse activiteiten en het leveren van goederen en/of diensten. Deze kosten kunnen natuurlijk variëren afhankelijk van het type bedrijf dat je hebt en de industrie waarin je opereert, maar over het algemeen zijn bedrijfskosten alle kosten die nodig zijn om het bedrijf draaiende te houden en zijn doelen te bereiken.

    Een aantal voorbeelden van bedrijfskosten zijn:

    • Huur- of vastgoed kosten
    • Personeelskosten
    • Onderhoudskosten
    • Operationele kosten
    • Abonnementskosten
    • Afschrijvingen

    Overzicht creëren in kosten en uitgaven

    Om een actueel overzicht te houden van de uitgaven en kosten binnen je bedrijf, kun je kiezen voor software voor uitgavenbeheer. Zeker voor snelgroeiende bedrijven die willen opschalen is dit cruciaal, bijvoorbeeld voor scale-ups. Zo voorkom je onvoorziene kosten. Daarnaast is het belangrijk om realtime overzicht te houden van de declaraties van je werknemers. Zo kun je, indien nodig, bijsturen of de declaraties controleren van je werknemers.

    Payhawk biedt een oplossing voor uitgavenbeheer. Door het faciliteren van een realtime overzicht van alle kosten en uitgaven is slecht inzicht in de kosten verleden tijd. Door het aanbieden van een betaalkaart aan de werknemers is er altijd een live inzicht van de uitgaven en is bonnetjes verzamelen verleden tijd. Maar, ook het instellen van uitgavenlimieten per werknemer zorgen voor continue controle en overzicht. Hierdoor voorkom je onverwachte uitgaven.

    Tijdsbesparing door uitgavenbeheer software

    Naast beter financieel inzicht is er een ander groot voordeel: het besparen van tijd. Door het aanbieden van betaalkaarten aan werknemers is er niet langer een zoektocht naar bonnetjes of een gedoe met betaalkaarten van het bedrijf. Maar ook het matchen van facturen of handmatig declaraties uitbetalen behoort tot het verleden. Deze tijdsbesparing kan resulteren in lagere personeelskosten en deze waardevolle tijd kan besteed worden aan de groei van het bedrijf. Dit was ook het geval bij Essentia Analytics. Carolina Einarsson, Finance Director, vertelt:

    ‘Tijdsbesparing met Payhawk is echt een game changer. Een van onze financiële medewerkers besteedt nu 50% van haar tijd aan het ondersteunen van het sales team’.

    Daarnaast is er ook een voordeel voor de werknemers zelf. Niet langer bonnetjes zoeken, handmatig indienen en vervolgens lang wachten op de onkostenvergoeding. Dit bespaart tijd én frustratie. Dit geldt ook voor de reiskostenvergoeding. Payhawk biedt ook een oplossing voor de kilometerregistratie met een automatische kostenberekening én eenvoudige reiskostenvergoeding.

    Slotopmerkingen

    Om een financieel gezond bedrijf te exploiteren is goed financieel inzicht noodzakelijk. Door voortdurend realtime inzicht in je kosten en uitgaven te hebben kan er snel actie worden genomen en voorkom je onvoorziene of te hoge uitgaven. Door te kiezen voor één geïntegreerde tool voor uitgavenbeheer kun jij je focussen op de groei van het bedrijf.

    Ben je er klaar voor om te ontdekken hoe moderne uitgavenbeheer software je kan helpen bij het verkrijgen van financieel inzicht in je bedrijf? Boek dan vandaag nog een demo.

    Veelgestelde vragen

    Wat zijn kostensoorten?

    Kostensoorten verwijzen naar de verschillende categorieën of classificaties van kosten die binnen een bedrijf kunnen worden gemaakt. De classificaties helpen bij het organiseren en analyseren van de kosten om inzicht te krijgen in de financiële structuur, maar ook de prestaties van het bedrijf. Enkele voorbeelden van kostensoorten zijn: grondstofkosten, arbeidskosten, administratiekosten en variabele kosten.

    Wat is een uitgave maar geen kosten?

    Een uitgave betekent dat er een betaling plaatst vindt of dat er geld wordt uitgegeven, maar dit betekent niet altijd dat het als kosten wordt beschouwd in de boekhouding of andere financiële analyses. Er is een verschil tussen uitgaven en kosten.

    Een uitgave verwijst naar een betaling of een moment dat er geld wordt uitgegeven, ongeacht of het door de boekhouding als kosten worden beschouwd.

    Kosten zijn (bedrijfs)uitgaven die in direct verband staan met de productie van goederen of diensten. Dit soort kosten worden vaak in de boekhouding opgenomen als ze bijdragen aan de dagelijkse gang van zaken en worden meegenomen om de brutowinst te berekenen.

    Wat valt er onder bedrijfskosten?

    Onder bedrijfskosten vallen verschillende uitgaven die een bedrijf maakt om de dagelijkse activiteiten uit te kunnen voeren om de producten of diensten aan te bieden. Enkele specifieke kostenposten die onder bedrijfskosten vallen zijn bijvoorbeeld: Onderhoudskosten, afschrijvingen, personeelskosten, huur of andere vastgoedkosten, logistieke kosten en opleidings- of ontwikkelingskosten.

    Nerissa Goedhart - Content Manager (Nederlands) bij Payhawk's oplossing voor onkostenbeheer
    Nerissa Goedhart
    Content Manager
    LinkedIn

    In haar rol als Content Manager koestert Nerissa Goedhart haar passie om waardevolle inzichten en oplossingen te delen via boeiende content. Dit, met een duidelijke missie om bedrijven in de regio te helpen, inspireren en motiveren om hun uitgavenbeheer te verbeteren.

    Bekijk alle artikelen van Nerissa →
    Feb 26, 2024

    Loading...

    Feb 26, 2024

    Loading...

    Feb 26, 2024

    Loading...