Scalefocus: „Das ist wirklich ermutigend!“

ScaleFocus ist ein europ├Ąisches Lieferzentrum f├╝r IT-L├Âsungen. Fokussiert auf technologische Spitzenleistungen, F&E und Innovation in den Bereichen Digital, Data und Cloud. ScaleFocus wurde 2012 mit dem Hauptziel gegr├╝ndet, The Trusted Technology Partner zu werden, dessen einziger Zweck es ist, den Erfolg seiner Kunden. In acht Jahren haben sie es geschafft, sich zum gr├Â├čten Softwareunternehmen in Bulgarien zu entwickeln.

Hauptsitz

Bulgarien

Industrie

IT

Mitarbeiter

850

Mit Payhawk seit

September 2019

Herausforderungen

Fimernkarten

Belege sammeln

Features, die sie lieben

  • Kartenmanagement
  • Papierlos
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„Wir optimieren die Zeit unseres Buchhaltungsteams, sie m├╝ssen keinen Papierkram mit Banken erledigen, es ist sehr einfach, Rechte und Limits von der Web-Plattform aus zu verwalten. Das ist wirklich erm├Ąchtigend! „

Iliyana Krushkova, CFO

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├ťber ScaleFocus

ScaleFocus wurde als eines der FT 1000 Europe’s Fastest-Growing Companies in 2019 ausgezeichnet. Mit mehr als 300+ Kunden und 500+ Projekten unterst├╝tzen sie Unternehmen mit kundenzentrierten L├Âsungen durch gute Software. Ihre Branchenschwerpunkte sind Telekommunikation, Versicherungen, Gesundheitswesen, Fintech und Finanzen, Logistik, Transport, Energie und Utilities.

 

ScaleFocus und Payhawk sind im September 2019 eine Partnerschaft eingegangen. Zuvor nutzte ScaleFocus herk├Âmmliche Banken, aber deren komplexe Prozesse f├╝r die Verwaltung von Karten lie├čen sie nach einer alternativen L├Âsung suchen. F├╝r ein Unternehmen mit mehr als 800 Mitarbeitern, die h├Ąufig reisten, war dies ein st├Ąndiges Kopfzerbrechen.

 

ScaleFocus hat die Plattform mit einer Pilotzahl von 15 Mitarbeitern genutzt, aber Iliyana erz├Ąhlt uns, dass sie diese Zahl auf 200 erh├Âhen wollen, sobald Gesch├Ąftsreisen wieder zug├Ąnglicher sind.

 

Der Payhawk Traum

 

„Die Herausforderung bei der Verwendung von Bankkarten war, dass sie sehr kompliziert zu verwalten sind. F├╝r jeden Mitarbeiterwechsel, f├╝r jede neu auszustellende Karte oder f├╝r die L├Âschung/K├╝ndigung einer Karte, weil jemand das Unternehmen verlassen hat, musste eine erhebliche Menge an Papierkram erledigt werden. Das hat sehr viel Zeit in Anspruch genommen.

Au├čerdem mussten wir f├╝r eine einfache Erh├Âhung des Kreditkartenlimits die Genehmigung der Bank und die interne Genehmigung durch unseren Vorstand einholen, was eine Menge Overhead verursachte, und keiner von uns hatte Lust auf diese umst├Ąndlichen Prozesse.“

 

Mit einer Organisationskultur, die sich auf Online-Prozesse konzentriert, versucht ScaleFocus, die Papierdokumentation auf das absolute Minimum zu beschr├Ąnken. In ├ťbereinstimmung mit diesen Werten hat Payhawk eine gro├čartige L├Âsung f├╝r die Verwaltung von Karten, Rechnungen und Ausgaben angeboten. Au├čerdem haben die ├änderungen in der Buchhaltungs- und Steuergesetzgebung in Bulgarien in den letzten Jahren sehr geholfen. Es ist nicht mehr erforderlich, Rechnungen und Dokumente in Papierform aufzubewahren, da die Aufbewahrung einer digitalen Kopie nun ausreichend ist.

 

„Nachdem wir aufgrund der Pandemie auf vollst├Ąndige Fernarbeit umgestellt hatten, war die Verwendung von Payhawk f├╝r Zahlungen anstelle unserer traditionellen Banken wirklich hilfreich. Iliyana erw├Ąhnt, dass sie keinen Prozess wie zuvor durchlaufen mussten. Alles, was sie brauchen, wie das Hinzuf├╝gen von Benutzern, das Ausstellen von Karten oder das Anheben von Ausgabenlimits, wird auf der Payhawk-Plattform mit ein paar Klicks erledigt.“

Diese Zug├Ąnglichkeit zu haben, war f├╝r uns sehr wichtig um uns auf Fernarbeit umzustellen.

„Vor Payhawk haben wir den meisten Vielreisenden die Reisekosten erstattet. Das nahm viel Zeit in Anspruch und ist keine faire Politik f├╝r die Mitarbeiter. Wenn wir Payhawk vollst├Ąndig ├╝bernehmen, k├Ânnen wir die Reisekostenabrechnung in Echtzeit durchf├╝hren. Jetzt warten wir bis zu 2/3 Wochen, bis die Mitarbeiter zur├╝ck sind, um alle Tickets und die Spesenabrechnung zu erhalten. Wir sind sehr daran interessiert, diesen Prozess zu optimieren.“

 

In Bezug auf die Reduzierung der Zeit f├╝r die Rechnungsbearbeitung haben wir einige Verbesserungen. Payhawk-Karteninhaber laden die Dokumente direkt auf die Plattform hoch und f├╝gen selbst wichtige Informationen f├╝r unser internes Management ein, wie Kostenstelle oder Projekt oder Budgetkategorie. Dies kann in der App ausgew├Ąhlt werden und mit den vordefinierten Listen k├Ânnen sie schnell ausw├Ąhlen, was zutreffend ist und E-Mail-Ketten mit dem Buchhaltungsteam sparen.

 

Was kommt als n├Ąchstes?

Sobald die Mitarbeiter wieder auf Reisen gehen, will ScaleFocus die Vorteile der Devisenkurse voll aussch├Âpfen. Das wird eine echte Kostenersparnis sein, da die meisten ihrer Reisen in den USA stattfinden. Laut Iliyana,

Es wird super vorteilhaft sein, Payhawk zu nutzen, anstatt pers├Ânliche Karten zu verwenden, da die Wechselkurse horrend sind!

Mit Payhawk k├Ânnen Sie Wechselkursgeb├╝hren komplett vermeiden, indem Sie eine Karte in der gleichen W├Ąhrung wie Ihre Transaktion ausgeben. Selbst bei Transaktionen in anderen W├Ąhrungen als Ihrer Kartenw├Ąhrung k├Ânnen unsere Kunden bis zum 6-fachen der Wechselkursgeb├╝hren sparen.

 

ScaleFocus w├╝rde auch gerne eine direkte Integration mit seinem aktuellen ERP-System, Financial Force, haben, was den Datenexport aus Payhawk noch einfacher machen w├╝rde. Ein wahr gewordener Traum w├Ąre es, die Zahlungsmethode mit dem Spesen-Tool zu verkn├╝pfen. Daran arbeiten wir.

 

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