¡Esto es realmente empoderador!

En 2019, ScaleFocus fue reconocida como una de las empresas de más rápido crecimiento de Europa en el famoso ranking del Financial Times, FT 1000. Con más de 300 clientes y más de 500 proyectos, la firma brinda apoyo a las empresas con soluciones de software centradas en el cliente. Su principal foco está en las industrias de telecomunicaciones, seguros, atención médica, tecnología financiera y finanzas, logística, transporte, energía y servicios públicos.

Dado su acelerado crecimiento, en septiembre de 2019 ScaleFocus decidió aliarse con Payhawk para optimizar su gestión de gastos. Tradicionalmente la compañía utilizaba los servicios y plataformas de bancos convencionales, pero sus complejos procesos de gestión de tarjetas le impulsaron a buscar una solución alternativa. Para una empresa con más de 800 empleados y viajes de negocios frecuentes, la gestión de gastos y reembolsos era un dolor de cabeza constante.

Hasta ahora, ScaleFocus ha estado probando nuestra plataforma con un grupo piloto de 15 empleados. Y vistos los resultados, ya han decidido llevarlo a 200 empleados, una vez que los viajes de negocios se vuelvan más accesibles y recuperen la fluidez tras la pandemia.

El sueño de trabajar con Payhawk

“El problema de utilizar tarjetas bancarias (tradicionales) es lo complicado de gestionarlas”, explica su directora financiera, Iliyana Krushkova. “Por cada cambio de empleado, por cada nueva tarjeta que se emite, o por cada cancelación o eliminación de una tarjeta debido a la salida de algún empleado, había que realizar una cantidad significativa de papeleo. Nos tomaba mucho tiempo”.

Además, está el proceso de aprobaciones. “Para un simple aumento del límite de la tarjeta de crédito, necesitábamos obtener la aprobación del banco y la aprobación interna de nuestra Junta Directiva. Esto generaba muchos gastos generales y a nadie le gusta lidiar con procesos tan engorrosos”.

Con una cultura organizacional centrada en los procesos digitales, ScaleFocus intenta mantener su documentación en papel al mínimo. Alineados con estos principios, Payhawk ha sido una excelente opción para gestionar sus tarjetas, facturas y gastos. Además, en los últimos años Bulgaria ha impulsado nuevas regulaciones en materia fiscal y contable que han ayudado al proceso. Ya no es necesario conservar las facturas y los documentos de contabilidad en papel, sino que basta con conservar una copia digital.

“Cuando por la pandemia tuvimos que cambiar al trabajo completamente remoto, nos ayudó mucho usar Payhawk para realizar los pagos, en lugar de nuestros bancos tradicionales”, cuenta Iliyana. La gran ventaja es que ya no necesitan pasar por ninguno de los engorrosos procesos de antes. Todo lo que necesitan, desde agregar usuarios, emitir tarjetas o aumentar los límites de gastos, pueden realizarlo con unos pocos clics en la misma plataforma de Payhawk.

"Tener esta accesibilidad fue vital para poder trabajar de forma remota sin problemas."

“Antes de contar con Payhawk, reembolsábamos los gastos de viaje a la mayoría de los viajeros frecuentes. Esto tomaba mucho tiempo y no era una política justa para los empleados”, comenta Iliyana. “Si adoptamos Payhawk por completo, podremos hacer el informe de gastos de viaje en tiempo real. Ahora tenemos que esperar hasta dos o tres semanas después de que los empleados regresan, para poder tener todos los recibos y el informe de gastos. Estamos ansiosos de optimizar este proceso”.

“En cuanto al procesamiento de facturas, también hemos tenido algunas mejoras, logrando reducir los tiempos”, explica Iliyana. “Los titulares de tarjetas Payhawk cargan los documentos directamente en la plataforma, incluyendo información importante para nuestra gestión interna, como el centro de costos, el proyecto o la categoría presupuestaria. Esto se puede indicar en la aplicación y, gracias a las listas predefinidas, se puede elegir rápida y fácilmente lo que aplica a cada caso, así como guardar cadenas de correo electrónico que se hayan intercambiado con el equipo de contabilidad”.

¿Cuál es el próximo paso?

Una vez que los empleados comiencen a viajar nuevamente, ScaleFocus tiene como objetivo aprovechar al máximo nuestras ventajas en cuanto a tasas de cambio. “Esto será un verdadero ahorro de costes, ya que la mayoría de los viajes de empleados se realizan a los EE. UU.”, indica Iliyana.

Será muy beneficioso usar Payhawk en lugar de las tarjetas personales de los empleados, ya que las tasas de cambio suelen ser terribles.

Con Payhawk, puedes evitar por completo las tasas por cambio de moneda, emitiendo tu tarjeta en la misma moneda que necesitas para la transacción. Además, en las transacciones en monedas distintas a la de tu tarjeta, también puedes ahorrar hasta seis veces lo que pagarías en tasas de cambio con tu banco tradicional.

Por último, ScaleFocus espera tener su gestión de gastos completamente integrada a su sistema ERP actual, Financial Force, lo que facilitaría aún más la exportación de datos desde Payhawk. El sueño hecho realidad será vincular el método de pago con su herramienta de gestión de gastos.

¿Quieres saber cómo Payhawk puede impulsar tu negocio, como lo hicimos con ScaleFocus? Programa una demo y te lo explicamos.