Scalefocus: "Das ist wirklich ermutigend!"

Über ScaleFocus

ScaleFocus wurde als eines der FT 1000 Europe’s Fastest-Growing Companies in 2019 ausgezeichnet. Mit mehr als 300+ Kunden und 500+ Projekten unterstützen sie Unternehmen mit kundenzentrierten Lösungen durch gute Software. Ihre Branchenschwerpunkte sind Telekommunikation, Versicherungen, Gesundheitswesen, Fintech und Finanzen, Logistik, Transport, Energie und Utilities.

ScaleFocus und Payhawk sind im September 2019 eine Partnerschaft eingegangen. Zuvor nutzte ScaleFocus herkömmliche Banken, aber deren komplexe Prozesse für die Verwaltung von Karten ließen sie nach einer alternativen Lösung suchen. Für ein Unternehmen mit mehr als 800 Mitarbeitern, die häufig reisten, war dies ein ständiges Kopfzerbrechen.

ScaleFocus hat die Plattform mit einer Pilotzahl von 15 Mitarbeitern genutzt, aber Iliyana erzählt uns, dass sie diese Zahl auf 200 erhöhen wollen, sobald Geschäftsreisen wieder zugänglicher sind.

Der Payhawk Traum

„Die Herausforderung bei der Verwendung von Bankkarten war, dass sie sehr kompliziert zu verwalten sind. Für jeden Mitarbeiterwechsel, für jede neu auszustellende Karte oder für die Löschung/Kündigung einer Karte, weil jemand das Unternehmen verlassen hat, musste eine erhebliche Menge an Papierkram erledigt werden. Das hat sehr viel Zeit in Anspruch genommen.

Außerdem mussten wir für eine einfache Erhöhung des Kreditkartenlimits die Genehmigung der Bank und die interne Genehmigung durch unseren Vorstand einholen, was eine Menge Overhead verursachte, und keiner von uns hatte Lust auf diese umständlichen Prozesse.“

Mit einer Organisationskultur, die sich auf Online-Prozesse konzentriert, versucht ScaleFocus, die Papierdokumentation auf das absolute Minimum zu beschränken. In Übereinstimmung mit diesen Werten hat Payhawk eine großartige Lösung für die Verwaltung von Karten, Rechnungen und Ausgaben angeboten. Außerdem haben die Änderungen in der Buchhaltungs- und Steuergesetzgebung in Bulgarien in den letzten Jahren sehr geholfen. Es ist nicht mehr erforderlich, Rechnungen und Dokumente in Papierform aufzubewahren, da die Aufbewahrung einer digitalen Kopie nun ausreichend ist.

„Nachdem wir aufgrund der Pandemie auf vollständige Fernarbeit umgestellt hatten, war die Verwendung von Payhawk für Zahlungen anstelle unserer traditionellen Banken wirklich hilfreich. Iliyana erwähnt, dass sie keinen Prozess wie zuvor durchlaufen mussten. Alles, was sie brauchen, wie das Hinzufügen von Benutzern, das Ausstellen von Karten oder das Anheben von Ausgabenlimits, wird auf der Payhawk-Plattform mit ein paar Klicks erledigt.“

"Diese Zugänglichkeit zu haben, war für uns sehr wichtig um uns auf Fernarbeit umzustellen."

„Vor Payhawk haben wir den meisten Vielreisenden die Reisekosten erstattet. Das nahm viel Zeit in Anspruch und ist keine faire Politik für die Mitarbeiter. Wenn wir Payhawk vollständig übernehmen, können wir die Reisekostenabrechnung in Echtzeit durchführen. Jetzt warten wir bis zu 2/3 Wochen, bis die Mitarbeiter zurück sind, um alle Tickets und die Spesenabrechnung zu erhalten. Wir sind sehr daran interessiert, diesen Prozess zu optimieren.“

In Bezug auf die Reduzierung der Zeit für die Rechnungsbearbeitung haben wir einige Verbesserungen. Payhawk-Karteninhaber laden die Dokumente direkt auf die Plattform hoch und fügen selbst wichtige Informationen für unser internes Management ein, wie Kostenstelle oder Projekt oder Budgetkategorie. Dies kann in der App ausgewählt werden und mit den vordefinierten Listen können sie schnell auswählen, was zutreffend ist und E-Mail-Ketten mit dem Buchhaltungsteam sparen.

Was kommt als nächstes?

Sobald die Mitarbeiter wieder auf Reisen gehen, will ScaleFocus die Vorteile der Devisenkurse voll ausschöpfen. Das wird eine echte Kostenersparnis sein, da die meisten ihrer Reisen in den USA stattfinden. Laut Iliyana,

Es wird super vorteilhaft sein, Payhawk zu nutzen, anstatt persönliche Karten zu verwenden, da die Wechselkurse horrend sind!

Mit Payhawk können Sie Wechselkursgebühren komplett vermeiden, indem Sie eine Karte in der gleichen Währung wie Ihre Transaktion ausgeben. Selbst bei Transaktionen in anderen Währungen als Ihrer Kartenwährung können unsere Kunden bis zum 6-fachen der Wechselkursgebühren sparen.

ScaleFocus würde auch gerne eine direkte Integration mit seinem aktuellen ERP-System, Financial Force, haben, was den Datenexport aus Payhawk noch einfacher machen würde. Ein wahr gewordener Traum wäre es, die Zahlungsmethode mit dem Spesen-Tool zu verknüpfen. Daran arbeiten wir.

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