Scalefocus dématérialise la gestion des dépenses et des déplacements professionnels

Scalefocus fournit des services technologiques sur mesure. Entreprise internationale, Scalefocus aide les entreprises à s'orienter dans le labyrinthe technologique dans les domaines de la santé, de la fintech, de l'assurance, de l'énergie, des services publics, de l'informatique, de la logistique, du e-commerce et autres.

Leurs solutions sont le fruit d'une recherche constante de l'excellence technologique et de l'expérience qu'ils ont acquise grâce à plus de 500 projets menés dans 26 pays pour plus de 300 clients.

Les enjeux de Scalefocus

Scalefocus s'est tournée vers Payhawk en septembre 2019. Auparavant, Scalefocus faisait appel à des banques classiques, mais leurs processus complexes de gestion des cartes a poussé l'entreprise à chercher une solution alternative plus performante. Pour une entreprise de plus de 800 salariés, amenés à faire de nombreux déplacements professionnels, il fallait trouver une solution plus flexible.

Simplifier la gestion des cartes de débit et de crédit professionnelles

"Le défi de l'utilisation des cartes bancaires était très compliqué à gérer. Pour chaque changement de collaborateur, pour chaque nouvelle carte à rééditer, ou pour supprimer/terminer une carte parce que quelqu'un a quitté l'entreprise, il y avait une quantité de documents à remplir. Cela prenait beaucoup de temps. Autre exemple : pour une simple augmentation de plafond sur une carte, nous devions obtenir l'approbation de la banque et l'approbation interne de notre conseil d'administration, les process étaient extrêmement lourds." raconte Iliyana Krushkova, CFO de Scalefocus.

"La transformation digitale est profondément ancrée dans notre culture, en ce sens, Scalefocus essaie de réduire au strict minimum les documents papiers. En accord avec ces valeurs, Payhawk représente une excellente solution pour gérer les cartes de débit et de crédit, les factures et les notes de frais."

Par ailleurs, les changements récents dans la législation comptable et fiscale en Bulgarie ont participé à cette transition : il n'est désormais plus nécessaire de conserver les factures et les documents papier, une copie numérique suffit.

La solution financière pour les équipes travaillant à distance

*"Après être passé au travail à distance pendant la pandémie, l'utilisation de Payhawk pour les paiements au lieu de nos banques traditionnelles a vraiment aidé" * explique Iliyana Krushkova, CFO de Scalefocus. L'entreprise n'a pas eu besoin de changer tous ses processus : l'émission de cartes de débit et de crédit, l'ajout d'utilisateurs, les plafonds de dépenses... tout se fait en quelques clics, directement sur la plateforme Payhawk.

"Avoir cette accessibilité était très important pour nous afin d'être complètement indépendants, et cela, même à distance."

"Avant Payhawk, nous remboursions les frais de déplacements, cela prenait du temps et les processus étaient complexes. En utilisant Payhawk, nous pouvons faire du reporting et de la prévision budgétaire pour les frais de déplacements professionnels, le tout, en temps réel", ajoute Iliyana Krushkova.

Moins de travail administratif pour toute l'équipe

Iliyana Krushkova, CFO de Scalefocus raconte l'implémentation de Payhawk : "En ce qui concerne la réduction du temps de traitement des factures, nous avons effectué quelques améliorations. Les titulaires de cartes Payhawk téléchargent les documents directement sur la plateforme et remplissent eux-mêmes les données importantes pour notre gestion interne, comme le centre de coûts, le projet ou la catégorie de dépenses. Ces informations peuvent être sélectionnées dans l'application et, grâce aux listes prédéfinies, les salariés peuvent rapidement choisir ce qui est applicable et éviter les chaînes d'emails avec l'équipe comptable."

Des taux de change avantageux

Lorsque l'équipe a recommencé à voyager, Scalefocus a pleinement profité des taux de change de Payhawk. Cela a permis de réaliser de réelles économies, car la plupart de leurs déplacements se font aux États-Unis.

"C'est extrêmement avantageux d'utiliser Payhawk au lieu d'utiliser des cartes personnelles, car les taux de change sont très coûteux !", Iliyana Krushkova, CFO de Scalefocus.

Avec Payhawk, vous pouvez éviter complètement les frais de change en émettant une carte de débit et de crédit dans la même devise que votre transaction. Et pour les transactions dans des devises différentes de celle de votre carte, nos clients peuvent économiser jusqu'à 6 fois sur les taux de change.

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