Cómo optimizar la rentabilidad en tiempos de incertidumbre

La situación económica no solo ha traído consigo una oleada de nuevas oportunidades y retos, sino que además ha generado mucha incertidumbre.

En el reciente webinar sobre cómo mantener el crecimiento en tiempos de recesión hablamos de qué puedes hacer para proteger tu empresa frente a la recesión y lograr un crecimiento sostenido. El webinar está en inglés.

Carolina Einarsson, directora financiera de Essentia Analytics, se unió a Guy Sear, responsable comercial de Payhawk, y Konstantin Dzhengozov, director financiero y cofundador de Payhawk, para compartir sus puntos de vista.

¿Qué pueden hacer las empresas para seguir creciendo a pesar de los retos que plantea la situación económica actual?

Para responder a esta pregunta, Konstantin explicó que nos acercamos al final de un ciclo de expansión económica. La principal preocupación de todos gira en torno a una posible recesión o desaceleración económica. Desde su punto de vista, muchas empresas han desarrollado procesos deficientes y han acumulado cargas inservibles de cara al futuro, algo que antes se camuflaba con el crecimiento exponencial de los ingresos y las favorables condiciones macroeconómicas.

Ahora es el momento idóneo para que las organizaciones analicen sus estructuras y procesos y se aseguren de no arrastrar un lastre innecesario. Con una correcta reorganización de los sistemas empresariales, las empresas podrán afrontar de mejor manera los cambios que se avecinan en las próximas semanas y meses.

«Creo que los profesionales de contabilidad, en general, deben actuar como socios empresariales de confianza de la organización y asumir el control total de este proceso», afirmó Konstantin. «Con esto quiero decir que es necesario disponer de las herramientas y soluciones adecuadas para que los equipos de contabilidad puedan realizar rápidamente los análisis o modelos que precisan».

«Es muy importante tener el control de la gestión del flujo de caja o la liquidez a fin de ser lo suficientemente ágiles como para pisar el acelerador rápidamente cuando sea necesario y reducir los gastos de empresa sin sacrificar la rentabilidad ni la unidad económica, sea cual sea el escenario».

«Por ejemplo, en Payhawk, nos estamos preparando para dos posibles situaciones: un escenario de prudencia y un escenario de optimismo. En ambos casos, debemos tener una amplia visibilidad de los gastos comerciales. Y es preciso tener el control de la gestión del flujo de caja a fin de ser lo suficientemente ágil como para pisar el acelerador rápidamente cuando sea necesario y reducir los gastos de empresa sin sacrificar la rentabilidad ni la unidad económica, sea cual sea el escenario», explicó Konstantin.

Aplicando lo anterior, evitarás encontrarte ante una situación que ponga en riesgo la estabilidad de tu empresa. Konstantin destacó la importancia que esto tendrá a la hora de crear un modelo de negocio y un plan de cara al año que viene. «Y contar con una solución que de verdad te aporte información basada en los gastos y en el plan previsto».

Cómo optimizar la contabilidad, evitar la introducción manual de datos y automatizar la gestión de gastos de empresa

Al preguntarle a Carolina por la capacidad de Essentia Analytics de reorientar el enfoque del equipo financiero de las tareas administrativas a un planteamiento más estratégico, explicó que la primera medida que tomó fue evaluar la estructura de tecnología financiera existente e identificar los ladrones de tiempo para el equipo financiero.

Carolina recomienda hacer un seguimiento horario del equipo, ya sea semanal o mensual. Según su experiencia, la gestión manual de los gastos suele absorber más tiempo que ninguna otra tarea, sobre todo la introducción de datos (que deben ser 100 % precisos para que la actividad empresarial se desarrolle correctamente).

Según Carolina, tradicionalmente ha estado muy extendido el uso de varias aplicaciones diferentes (cada una para una tarea distinta). Sin embargo, tras un exhaustivo análisis comparativo, su empresa decidió apostar por Payhawk.

Carolina se dio cuenta de que utilizar una solución de gestión del gasto «todo en uno», que incluyera tarjetas Visa de empresa y un software de gestión de gastos, era lo que necesitaba la empresa con miras al futuro, lo cual ha supuesto un cambio decisivo de cara a los procesos de cierre contable de fin de mes. La adopción de Payhawk les ha permitido disponer de más tiempo para trabajar con otros equipos implicados en la generación de ingresos, y su analista financiero ha empezado a trabajar como representante de desarrollo de ventas el 50 % de la jornada.

Carolina también mencionó las ventajas de usar tarjetas de crédito para los gastos de empresa, ya que de este modo evita la inmovilización del dinero en efectivo. En este contexto, Konstantin añadió que, dado que el dinero en efectivo se está convirtiendo en un recurso escaso, muchas empresas que operan en estos entornos de incertidumbre deberían empezar a utilizar tarjetas de crédito, pues son una solución de pago más eficaz para sufragar los gastos de empresa debido a las muchas ventajas que ofrecen.

¿Cómo se puede mejorar la visibilidad de los datos y del gasto?

En este punto, Carolina hizo hincapié en la importancia de conocer tu «ámbito de trabajo principal» como líder financiero, especialmente en tiempos convulsos o cuando es necesario redoblar la eficiencia de costes.

«Sales muy fortalecido porque eres muy consciente de los costes básicos y de los costes estratégicos», afirmó Carolina.

Asimismo, añadió que disponer de un sistema de gestión de gastos como Payhawk les ha sido muy útil gracias a la cantidad de datos disponibles. Además, para una empresa multi-entidad como Essentia Analytics, contar con una solución integral (en lugar de varias plataformas distintas) ha supuesto una enorme ventaja.

¿Qué deben tener en cuenta las empresas a la hora de buscar una solución de gestión de gastos?

Carolina respondió a esta pregunta describiendo la complejidad de utilizar distintas herramientas para distintas operaciones y cómo llegó a la conclusión de que una solución de gestión de gastos todo en uno era el futuro.

«En realidad es cuestión de encontrar una solución de software capaz de satisfacer las necesidades de la empresa», explicó Carolina. «Cuando encuentras un software flexible que te permite configurar los flujos de trabajo según las necesidades de tu empresa, se nota mucho la diferencia».

Resumen

El control de gastos es solo una de las herramientas que permiten a las empresas sobrellevar la difícil situación económica (y alcanzar el éxito). Al obtener una visibilidad total de los gastos, invertir en nuevas tecnologías (como una herramienta inteligente de gestión de gastos) y adoptar un enfoque más inteligente para la gestión del flujo de caja, las empresas consiguen posicionarse para alcanzar el éxito a largo plazo, incluso ante situaciones adversas.

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