Je bedrijf recessiebestendig maken: frictie wegnemen en prestaties optimaliseren in onzekere tijden

De huidige economische omstandigheden hebben niet alleen een golf van nieuwe kansen en uitdagingen met zich meegebracht, maar ook veel onzekerheid.

In ons recente webinar: How to sustain growth during a recession (Zo blijf je groeien tijdens een recessie) bespraken we hoe je je bedrijf toekomstbestendig kunt maken en kunt blijven groeien.

Carolina Einarsson, financieel directeur van Essentia Analytics, Guy Sear, commercieel directeur van Payhawk in het VK en Konstantin Dzhengozov, CFO en medeoprichter van Payhawk, deelden hun deskundige inzichten.

Hoe kunnen bedrijven groei blijven nastreven ondanks de huidige economische uitdagingen?

In zijn antwoord op die vraag legde Konstantin uit dat we het einde van de economische expansiecyclus naderen. Iedereen maakt zich met name zorgen over een mogelijke recessie of een mogelijke vertraging van de economie. Hij legde uit dat veel bedrijven gaandeweg veel inefficiënties hebben opgebouwd en veel vet op hun botten hebben gekregen, wat voorheen niet zichtbaar was vanwege de exponentiële omzetgroei en gunstige macro-economische omstandigheden.

Nu is hét moment voor organisaties om hun structuren en processen te analyseren en te zorgen dat ze geen overtollige zaken met zich meeslepen. Bedrijven kunnen zich beter voorbereiden op wat er komende weken of maanden op ze af komt door hun bedrijfssystemen goed te organiseren.

"Ik denk dat financiële mensen over het algemeen de rol van vertrouwde zakenpartner binnen de organisatie hebben en dat zij de volledige controle over dit proces moeten oppakken", zei Konstantin. "Dat betekent dat financiële teams de juiste tools en oplossingen moeten hebben om snel de analyses uit te voeren en de modellen te bouwen die ze nodig hebben."

“[Je] hebt controle over cashflowbeheer nodig om zo flexibel te worden dat je gas kunt geven als dat nodig is en zakelijke uitgaven kunt afremmen zonder de winstgevendheid of unit economics op te offeren, ongeacht het scenario."

"Bij Payhawk bijvoorbeeld bereiden we twee scenario's voor: een conservatief scenario en een optimistisch scenario voor het bedrijf. In beide gevallen hebben we goed inzicht in onze zakelijke uitgaven nodig. En we hebben controle over onze cashflowbeheer nodig om zo flexibel te worden dat we gas kunnen geven als dat nodig is en zakelijke uitgaven kunnen afremmen zonder de winstgevendheid of unit economics op te offeren, ongeacht het scenario", vervolgde hij.

Door het bovenstaande te doen, kun je helpen voorkomen dat je in een situatie belandt waarin de stabiliteit van je bedrijf in gevaar komt. Volgens Konstantin is dat essentieel bij het ontwikkelen van je model en je plan voor volgend jaar. "En je hebt een oplossing nodig die je heel veel inzicht kan bieden op basis van je uitgaven en je geprognosticeerde plan."

Hoe kan het financiële team de focus verleggen van gegevensinvoer naar bedrijfsstrategie?

Op de vraag hoe het financiële team van Essentia Analytics de focus verlegde van administratieve taken naar een meer strategische rol, legde Carolina uit dat ze in haar huidige functie allereerst de bestaande financiële toolbox heeft geëvalueerd en gekeken heeft welke activiteiten het meeste tijd kostten.

Carolina raadt aan om bijvoorbeeld elke week of maand de tijd van het team bij te houden. In haar ervaring gaat de meeste tijd op aan handmatig uitgavenbeheer, vooral aan de invoer van gegevens (die voor het goed functioneren van het hele bedrijf 100% correct moeten zijn).

Volgens Carolina was het gebruik van veel verschillende apps (elk voor een eigen, afzonderlijke taak) van oudsher behoorlijk populair. Maar na een grondige vergelijking schakelde haar bedrijf over op Payhawk.

Carolina besefte dat een alles-in-een-oplossing voor kostenbeheer inclusief zakelijke Visa-kaarten en uitgavenbeheersoftware de toekomst was. En voor hun maandafsluitingsprocessen is het een absolute gamechanger gebleken. Door de overstap op Payhawk houden ze meer tijd over om samen te werken met andere teams die aan de omzet bijdragen, waardoor bijvoorbeeld hun financieel analist zich 50% van de tijd kon gaan concentreren op het genereren van inkomsten.

Carolina noemde ook de voordelen van het gebruik van creditcards voor zakelijke uitgaven (beschikbaar in het VK), waardoor ze meer cash overhouden. Hier voegde Konstantin aan toe dat cash een schaars goed aan het worden is. Bedrijven zouden in deze onzekere tijden daarom creditcards moeten gaan gebruiken als efficiëntere betaaloplossing voor hun zakelijke uitgaven, vanwege de vele voordelen die zakelijke creditcards bieden.

Hoe kun je zichtbaarheid van gegevens en uitgaven verbeteren?

Hier benadrukte Carolina hoe belangrijk het is om als financieel directeur je ‘kernruimte’ te kennen. Vooral in roerige tijden of wanneer je extra goed op de kosten moet letten.

“Je komt er veel sterker weer uit omdat je je zo bewust wordt van je kernkostenruimte en je strategische kostenruimte”, zei Carolina.

Ze voegde daar aan toe dat een kostenbeheersysteem zoals Payhawk zeker geholpen heeft vanwege alle gemakkelijk toegankelijke gegevens. En voor een bedrijf met meerdere entiteiten zoals Essentia Analytics betekent een alles-in-een-oplossing (in plaats van verschillende exports van andere platforms) een enorm voordeel.

Waar moeten bedrijven op letten als ze op zoek zijn naar oplossingen voor uitgavenbeheer?

Carolina beantwoordde die vraag door te beschrijven hoe complex het gebruik van verschillende tools voor verschillende activiteiten was en hoe ze tot de conclusie kwam dat een alles-in-een-oplossing voor kostenbeheer de toekomst was.

Het gaat er echt om dat je een enkele softwareoplossing vindt die voldoet aan alle eisen van je bedrijf, legde Carolina uit.

"Het maakt echt een enorm verschil als je flexibele software vindt waarmee je workflows kunt instellen die aansluiten op wat je bedrijf nodig heeft."

Belangrijkste conclusies

Uitgavencontrole is slechts een van de tools waarmee bedrijven economisch moeilijke tijden overleven. Door volledig zicht op de uitgaven te krijgen, te investeren in nieuwe technologieën (zoals een intelligente tool voor uitgavenbeheer) en cashflowbeheer slimmer aan te pakken, kunnen bedrijven op de lange termijn succesvol blijven, ook als het tijdelijk tegenzit.

Boek vandaag nog een demo om te zien hoe je bedrijf met onze oplossing volledige controle over de uitgaven krijgt, tijd bespaart en slimme besluitvorming ondersteunt.