Desbloquea todo el potencial de Dynamics 365 con integración de gastos

Imagina que tu equipo financiero lleva años usando Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations (Dynamics 365 Finance o D365F&O). Vas tirando, pero siempre apagando fuegos y los problemas empiezan a notarse. ¿Por qué?

El problema suele ser este: usas una solución de tarjetas y gastos que no se integra, lo que provoca conciliaciones caóticas, datos faltantes, presupuestos descontrolados y noches interminables. Peor aún: las aprobaciones se retrasan, el trabajo se ralentiza y cerrar los libros se convierte en un caos.

¿Y si hubiera una manera de cerrar esa brecha y permitir que tu equipo financiero funcione sin parches ni soluciones improvisadas? La buena noticia: existe. Te presentamos Payhawk.

Las complejidades de Microsoft Dynamics 365 Finance

Primero, los problemas.

Aunque Dynamics 365 Finance ofrece paneles intuitivos y funciones potentes, las lagunas de integración pueden generar fricción para los equipos financieros. Estos problemas suelen pasar desapercibidos, sobre todo para quienes no usan el sistema a diario, pero ralentizan informes y conciliaciones.

Estos son cuatro de los mayores retos:

1. Configuraciones únicas que dificultan la democratización y análisis de datos

Dynamics 365 Finance es una plataforma robusta, pero como muchas soluciones potentes, puede ser difícil alinear múltiples entidades. Configuraciones personalizadas suelen implicar esfuerzo extra para informes y seguimiento del gasto.

El verdadero desafío: obtener una visión unificada y en tiempo real del gasto de toda la empresa. Sin ella, los retrasos en previsiones y decisiones clave son inevitables. Por eso muchos equipos financieros buscan herramientas complementarias que aumenten la visibilidad y aprovechen al máximo su ERP.

2. Los flujos de trabajo ERP no siempre se adaptan al día a día del equipo financiero

Dynamics 365 Finance es potente, pero sus flujos nativos no siempre reflejan la realidad operativa del equipo financiero, sobre todo en empresas en crecimiento.

Tareas como categorización de gastos, conciliaciones o codificación contable pueden requerir pasos extra o soluciones provisionales, ralentizando procesos que podrían automatizarse con la herramienta adecuada.

3. Las lagunas en la automatización nativa aumentan la presión sobre AP

Aunque Dynamics 365 Finance proporciona una base sólida, la automatización de cuentas por pagar y gestión de gastos es mucho más efectiva al integrarla con soluciones complementarias.

Al incorporar herramientas que se integran de manera nativa, como Payhawk, tu equipo puede agilizar aprobaciones, aplicar políticas en tiempo real y eliminar tareas manuales, acelerando cierres y reduciendo errores costosos.

4. Cuando importa la agilidad, los equipos financieros necesitan autonomía

Dynamics 365 Finance está diseñado para escalar, pero cambios como añadir aprobaciones o códigos presupuestarios a veces requieren soporte IT, ralentizando procesos.

Herramientas como Power BI o Excel son excelentes para reportes, pero necesitan conocimientos de modelado de datos. Por eso los equipos financieros recurren a soluciones intuitivas que aceleran decisiones, reducen la carga administrativa y facilitan la obtención de insights sin programar.

Payhawk como integración nativa

Ahora que conoces dónde Dynamics 365 Finance puede necesitar soporte adicional para mejorar agilidad, visibilidad y velocidad, veamos cómo implementarlo.

Ahí es donde entra una solución nativamente integrada como Payhawk.

En Payhawk nos integramos a la perfección con D365F&O para que los equipos financieros logren mayor alineación, visibilidad y eficiencia. Así:

Integración certificada por Microsoft

Nuestra solución de gestión de gastos es un socio Microsoft. Complementa Dynamics 365 Finance y simplifica la gestión financiera para todos. Cumple con los máximos estándares de seguridad, compatibilidad y rendimiento.

No usamos soluciones frágiles ni conectores propensos a fallos. Nuestra integración nativa garantiza estabilidad, adaptabilidad y escalabilidad sin comprometer la auditoría ni el cumplimiento.

Sincronización de datos bidireccional en tiempo real

Olvídate de perseguir facturas o realizar conciliaciones que consumen horas cada semana. Comparte datos como gastos, diarios, proveedores, estructuras contables, centros de coste y códigos GL directamente con Dynamics 365 Finance gracias a nuestra sincronización bidireccional.

Esta transferencia de datos en vivo elimina silos, mejora la precisión de los informes y reduce la dependencia del IT, acelerando el cierre financiero. Una forma sencilla de equilibrar los pros y contras de Dynamics 365 Finance.

Configuración nativa y rápida que se adapta a tu empresa

Si antes has tenido que parchear código o desactivar sistemas críticos para lanzar una nueva herramienta financiera, eso ya quedó en el pasado.

En Payhawk enviamos a tu administrador de Azure un paquete que se instala directamente en tu instancia de Dynamics 365 Finance, sin consultores externos. Puedes mapear rápidamente tu configuración existente a diarios, tasas impositivas, centros de coste, proveedores y categorías de seguimiento.

El resultado: despliegue más rápido, datos más fiables y mínima interrupción. Puedes estar operativo en días, no meses.

Gestión de proveedores personalizable

Di adiós a las actualizaciones manuales en Dynamics 365 Finance cada vez que cambia algo en tu negocio.

Nuestra solución de gestión de proveedores permite dar de alta y retirar proveedores automáticamente. También puedes actualizar registros de proveedores y mantener un historial completo de auditoría. Por ejemplo, si un proveedor cambia su cuenta bancaria o su NIF, nuestra solución sincroniza automáticamente la actualización con Dynamics 365 Finance.

Estas funcionalidades reducen errores de introducción de datos, evitan duplicidades y aumentan el cumplimiento normativo. Los registros de auditoría facilitan tanto auditorías internas como revisiones externas.

Gestión de gastos multi-entidad

¿Gestionas finanzas en distintas entidades con herramientas fragmentadas? Con nosotros y nuestra integración, obtienes una visión centralizada del gasto de todas tus empresas mediante nuestra solución de gestión multi-entidad. Puedes controlar presupuestos, gastos y el uso de tarjetas corporativas de las filiales desde una única interfaz.

Incluso puedes mapear las transacciones directamente en el libro contable de cada entidad dentro de Dynamics 365 Finance de forma automática. También es posible automatizar la codificación intercompany, el seguimiento de divisas y la gestión del cumplimiento local.

Controles avanzados y aplicación de políticas

La precisión es clave en el control del gasto, y nuestra solución lo hace sencillo. Usa controles avanzados que aplican reglas de gasto y flujos de aprobación automáticamente. Puedes definir reglas por equipo, departamento, entidad o región sin necesidad de personalizar Dynamics 365 Finance.

Por ejemplo, reglas de dietas, límites de gasto, bloqueos de cajero o restricciones de transacciones para un equipo de ventas en una feria. Este enfoque refuerza la gobernanza, reduce riesgos de sobregasto y ofrece control total sin complejidad.

Gestión de gastos global escalable

Ya sea un responsable que necesita un método de pago seguro para su equipo o un proyecto que requiere financiación rápida, nuestras herramientas de gestión de gastos permiten emitir pagos seguros, financiar proyectos rápidamente, controlar el ROI y mantener el control con tarjetas corporativas físicas y virtuales conectadas a tus flujos de trabajo.

Las tarjetas funcionan en más de 32 países y 7 divisas. Además, incluyen límites de gasto personalizados, datos de transacciones en tiempo real y flujos de reembolso integrados.

Lo mejor: todo se sincroniza automáticamente con Dynamics 365 Finance, sin trabajo manual.

Cuentas por pagar, captura de datos y conciliación integradas

Mantén tus gastos y cuentas en orden con nuestra solución, que hace que la documentación y la conciliación sean sencillas desde el primer momento de la transacción.

Usa funciones como la triple conciliación entre compras, facturas y notas de recibo, categorización automática de datos y conciliaciones en tiempo real a través de nuestra solución de cuentas por pagar, con sincronización instantánea con Dynamics 365 Finance.

Tus empleados también pueden capturar y extraer datos clave de recibos y facturas con nuestra cámara AI y tecnología OCR, ahorrando tiempo y garantizando un gasto seguro y conforme.

Auditorías y cumplimiento garantizados

Mantén visibilidad sobre los cambios de datos con registros de auditoría detallados. Incluyen creación de gastos, autoría, historial de aprobaciones y aplicación de políticas.

Tu archivo estará listo para auditorías sin tener que perseguir explicaciones o correcciones habituales en el cierre financiero. Estas funcionalidades también eliminan limitaciones de Dynamics 365 Finance como la dependencia de entradas manuales y errores humanos, asegurando datos limpios, estructurados y fiables.

Los beneficios transformadores de usar Payhawk en la gestión financiera

Para cerrar las brechas en Dynamics 365 Finance & Operations necesitas una solución pensada para equipos financieros. La nuestra agiliza tareas, acelera procesos y te permite pasar de apagar fuegos a generar un impacto real.

Esto es lo que puedes lograr cuando tu equipo financiero cuenta con las herramientas adecuadas:

• Cierra más rápido con finanzas y gestión de gastos conectadas. Olvídate de perseguir tickets en papel y arreglar flujos de trabajo rotos. Con Payhawk, puedes extraer, seguir y analizar datos de gastos en tiempo real con solo unos clics — sin necesidad de código. Adiós a transacciones desajustadas y cierres de fin de mes lentos. Gana tiempo para tareas de mayor valor como planificación y análisis financiero.
• Ve todo. Confía en tus datos. Actúa más rápido. Obtén insights fiables con actualizaciones automáticas y sincronización bidireccional. Nuestra plataforma se integra con tus sistemas de finanzas, HR, ERP y BI, ofreciéndote visibilidad total del gasto de toda la empresa. Con datos limpios y consistentes a tu alcance, puedes tomar mejores decisiones, más rápido.
• Menos tiempo en TI, más en impacto. Dynamics 365 Finance es potente, pero gestionar gastos no debería requerir un consultor. Payhawk simplifica la complejidad, permitiendo que tu equipo gestione gastos sin conocimientos profundos de D365F&O ni soporte de TI. Menos tickets, menos problemas y menores costes.

Para ver el poder transformador de nuestra solución, mira cómo la compañía omnicanal Astrid & Miyu escaló de forma más inteligente con Payhawk.

Cuando Astrid & Miyu empezó a crecer rápidamente en Europa, sus antiguos procesos manuales y herramientas desconectadas empezaron a limitarles. Controlar el gasto entre países era complicado y el cierre de mes se convirtió en un proceso temido.

Eso cambió al pasarse a Payhawk.

Les ayudamos a moverse más rápido con emisión segura de tarjetas al instante, captura automática de facturas y sincronización inteligente bidireccional con ERP. El equipo financiero ahora trabaja al ritmo de la marca: ágil, basado en datos y preparado para el futuro. Los resultados hablan por sí mismos:

• Procesamiento de gastos un 66% más rápido, ahorrando más de 40 horas a la semana
• Más de 15,000 gastos procesados en un año, todos registrados en Payhawk
• Cuentas por pagar cerradas dos días antes
• 137 titulares de tarjeta activos, 224 usuarios en cuatro países, gestionando gastos multi-divisa con facilidad

Lucy Payne, Head of Finance and Operations, comenta:

Desde que implementamos Payhawk, los gastos dejaron de ser una carga. Ha mejorado la moral del equipo financiero, y del resto de la empresa, y ya no tememos el cierre de mes.

Supera los límites de D365 Finance

Aunque Dynamics 365 Finance ofrece flexibilidad, se vuelve realmente potente al añadir Payhawk: automatización y AI que ahorran tiempo, datos en tiempo real y herramientas intuitivas que liberan a tu equipo financiero de cuellos de botella operativos.

Si gestionas complejidad, podemos ayudarte a moverte más rápido, limpio e inteligente. Descubre más y ve la integración en acción en un demo personalizada.