Le vice-président financier de Luxair, Tineke Van Maerken, a indiqué qu'avant d'utiliser Payhawk, la compagnie aérienne disposait de caisses enregistreuses manuelles pour ses guides touristiques dans 40 destinations. Les guides touristiques soumettaient ensuite chacun une caisse excel avec des copies de billets scannées chaque mois. L'équipe de comptabilité devait ensuite saisir manuellement toutes les informations dans le système comptable à partir d'un scan papier de plus de 80 caisses enregistreuses.
La vie avant Payhawk
Avant de passer à Payhawk, les employés de Luxair devaient payer toutes leurs dépenses professionnelles à partir de leur compte bancaire personnel. Ensuite, tous les reçus devaient être collés sur une note de frais faite à la main, copiés deux fois, puis envoyés au service des ressources humaines pour être remboursés. C'était un processus lent, et la compagnie aérienne voulait l'améliorer.
De plus, à ce stade, Luxair ne disposait pas d'une vue d'ensemble numérisée des dépenses de l'entreprise. Elle ne pouvait pas voir ce que l'entreprise dépensait par catégorie ou par guide. Et l'exploration des données était fastidieuse. Le processus d'approbation était également manuel, nécessitant la signature d'un approbateur via un document scanné ou un e-mail.
Luxair voulait devenir une entreprise sans argent liquide, contrôler ses dépenses plus efficacement et comprendre qui dépensait, combien et où.
Pourquoi Payhawk ?
Luxair a décidé de passer à Payhawk pour trois raisons principales. « Premièrement, l'accessibilité à l'émission rapide de cartes de crédit. Vous pouvez émettre une carte sur la plateforme web et les titulaires la recevront en moins de trois jours. Deuxièmement, l'application de gestion des dépenses liée aux cartes d'entreprise, et enfin,
« Payhawk permet même aux employés qui n'ont pas de carte d'entreprise de soumettre leurs dépenses professionnelles sur l'application. »
Van Maerken a également expliqué qu'ils peuvent désormais gérer de manière centralisée les budgets des guides touristiques avec les limites des cartes d'entreprise et mieux contrôler les dépenses globales de l'entreprise.
« La bonne gouvernance nous amène à avoir une traçabilité des dépenses dans l’entreprise », nous a dit Van Maerken. La compagnie aérienne dispose d'informations en temps réel sur les dépenses engagées pour ses guides touristiques et a réussi à numériser son processus d'autorisation. En outre, elle peut désormais créer automatiquement de précieux rapports de dépenses à la fin du mois.
« En tant qu'administrateur, je peux adapter instantanément les limites de la carte aux besoins de l'entreprise. Chaque titulaire de carte dispose d'une limite mensuelle, mais des dépenses imprévues peuvent également survenir au-delà de cette limite. »
« Il suffit à l'employé d'envoyer une demande de fonds supplémentaires via l'application Payhawk, accompagnée d'une explication, et je peux l'approuver instantanément, ce qui donne plus d’autonomie à notre équipe sur le terrain », a déclaré M. Van Maerken.
Se sentir responsabilisé
L'un des employés de Luxair nous a confié qu'après être passé à Payhawk, « Je me sens totalement responsabilisé et c'est certainement un signe de confiance de la part de mon employeur. Nous avons reçu une formation sur la manière d'utiliser les cartes et de télécharger les reçus et autres dépenses personnelles. Mais le meilleur de tout, c'est que j'ai maintenant mon propre budget mensuel ».
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