Waarom goed uitgavenbeheer cruciaal is voor opschaling van SaaS-bedrijven

Dat versnelt groei en expansie. Die geweldige waardepropositie en de ongekende populariteit van SaaS, hebben echter ook consequenties voor jouw bedrijf als aanbieder van dit soort oplossingen. Want niet zelden worden SaaS-bedrijven zelf in de ontketende groei meegesleurd. Vanzelfsprekend is het geweldig om te zien hoe het succes van jullie SaaS-oplossing groeit en bloeit. Maar die groeifase kent ook risico’s. Als Fintech-SaaS-aanbieder leggen wij van Payhawk je graag uit waarom goed uitgavenbeheer (expense management) cruciaal is voor opschaling van SaaS-bedrijven. En waarom je dat vanzelfsprekend het beste realiseert met onze SaaS-oplossing.

Uitdagingen bij het opschalen van SaaS-bedrijven

SaaS biedt vandaag de dag flexibele en schaalbare IT-oplossing voor uiteenlopende zakelijke applicaties. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven gemiddeld van een 15-tal verschillende SaaS-apps gebruik maken om hun bedrijf ‘up and running’ te houden. Of het nu gaat om het opslaan of versturen van bestanden, het uitvoeren van email-marketing activiteiten of ten behoeve van design en datavisualisatie. Al die SaaS-applicaties worden er steeds meer. Want de flexibiliteit en de kwaliteit van de oplossing in relatie tot de lage softwarekosten en het ontbreken van de noodzaak tot het doen van hoge startinvesteringen, zijn ongeëvenaard. Maar de lijst van voordelen van jullie SaaS-oplossing voor jullie klanten, die ken jij als CFO of Finance-manager van jouw bedrijf natuurlijk al lang.

Een SaaS-gebaseerd businessmodel maakt het ook mogelijk om sneller te internationaliseren. Waar veel traditionele bedrijven continue spanning ervaren t.a.v. waar ze hun klanten vandaan moeten blijven halen, is jouw SaaS-bedrijf vooral bezig om de enorme vraag van afnemers te kunnen bijbenen. En dat betekent opschaling in alle richtingen. Meer investeringen, meer personeel, meer diensten en dus meer processen. Je organisatie groeit in no-time uit van een kleine ‘hagedis’ tot een enorme ‘dinosaurus’ waar niemand meer omheen kan.

Die groei kent echter ook een keerzijde, vooral wanneer die ongecontroleerd geschiedt. Want alle pijnpunten binnen de organisatie, bijvoorbeeld dat van onbeheerst uitgavenbeheer, groeien net zo hard mee. En dat dinosaurussen uiteindelijk toch kwetsbaar bleken, dat weten we inmiddels allemaal. Uitgavenbeheer voor SaaS-bedrijven is dan ook een cruciaal aspect, zeker in de groeifase.

Tegen welke problemen loopt men aan bij uitgavenbeheer voor SaaS-bedrijven?

SaaS biedt klanten geweldige kostenvoordelen. In de groeifase is het voor een succesvolle SaaS-aanbieder zelf echter een groot risico om de controle en transparantie over de eigen bedrijfsuitgaven volledig te verliezen. Het ontbreekt dikwijls aan concrete afspraken en controle. Het groeiend aantal personeelsleden geeft zijn eigen invulling aan wat wel en niet toelaatbaar is qua bestedingen, en er is niet langer iemand die daar goed zicht op heeft. Als remedie ligt bureaucratie op de loer, bestaande uit tijdrovende maatregelen die werknemers bovendien de t.b.v. groei benodigde handelingsvrijheid ontnemen.

Een greep uit de problemen t.a.v. bedrijfsuitgaven door werknemers waar groeiende SaaS-bedrijven tegenaan lopen:

Zeer inefficiënte maandafsluiting

De planning & control cyclus vereist inzicht, liefst maandelijks om te kunnen bepalen hoe het budget zich t.o.v. de realiteit ontwikkelt. Maar als het uitgavenbeheer onbeheerst verloopt dan is actuele informatie omtrent bedrijfsuitgaven niet voorhanden en ontbreekt het gewenste financiële inzicht. Of het vergt een bovenmatige administratieve inspanning om enig inzicht te kunnen krijgen.

Gebruik van verschillende software tools die niet met elkaar integreren

Om zaken zoals uitgaven bij te kunnen houden ontwikkelt een organisatie die geen professionele softwareoplossing implementeert, meestal op ad-hoc-basis allerlei ‘in house tools’, bijvoorbeeld in Excel. Het functioneren daarvan is dikwijls volledig van 1 of enkele medewerker(s) afhankelijk. Veel van dergelijke tools zijn niet compatible met elkaar hetgeen leidt tot fouten en administratieve arbeidsintensiviteit.

Het ontbreekt aan geavanceerde workflows

Het is vrij gemakkelijk om proceswijzigingen over wat wel en niet mag af te spreken maar lastig om ze te implementeren. Zonder sturende workflows behouden medewerkers immers de vrijheid om dingen toch gewoon op hun eigen wijze te doen. Maar wat als workflowaanpassingen m.b.t. bedrijfsuitgaven nu eens direct in de praktijk zouden kunnen worden vastgelegd? Dat het gedrag omtrent bedrijfsuitgaven bijna letterlijk met één druk op de knop stuurbaar wordt? Hoe geweldig zou dat wel niet zijn?

Geen overzicht op abonnementen en te behalen schaalvoordelen

Het verkrijgen van inzicht en overzicht is waar het hele vraagstuk omtrent uitgavenbeheer om draait. Werknemers sluiten te pas en te onpas dure abonnementen af, zelfs voor het gebruik van SaaS-oplossingen. En hoewel veelal centraal sterk besparende inkoopafspraken zijn gemaakt met allerlei leveranciers, heeft de werkvloer de neiging om steeds zelf maar ergens te gaan winkelen. Dubbele abonnementen en een ongestructureerd inkoopbeleid kosten de organisatie veel geld maar zijn in een onbeheerste bedrijfsomgeving onvermijdelijk. Niemand heeft immers het overzicht. Niemand heeft controle.

Tijdrovende en inefficiënte manier van onkostenvergoeding

Of men nu kiest voor het systeem van out-of-pocket-kosten of voor het verstrekken van traditionele ‘domme’ betaalkaarten ter bekostiging van bedrijfsuitgaven door werknemers. In beide gevallen vergt het verkrijgen van controle een intensief administratief systeem om de uitgaven van het personeel te beheren. Een arbeidsintensieve klus die zowel van Finance als van de werkvloer zelf veel vraagt t.a.v. declaratie, administratie en verantwoording. Sommige bedrijven hebben een backoffice met wel 25 mensen die hiertoe de hele dag getallen invoeren en controleren. Tijdrovend en uiterst inefficiënt allemaal. Alle overheadkosten die hiermee gepaard gaan kunnen beter in de business zelf gestoken worden. Het moge duidelijk zijn dat automatisering hier erg wenselijk is.

De hiervoor genoemde problemen waar SaaS-bedrijven m.b.t. uitgavenbeheer in de groeifase tegenaan lopen, leiden de aandacht af van waar die zou moeten liggen: namelijk op de corebusiness. Enerzijds omdat mensen de tijd besteed aan het najagen van bonnetjes en dergelijke niet kunnen besteden aan de business. Anderzijds omdat geld dat onnodig verkwist wordt de groei alleen maar belemmert.

Hoe een uitgavenbeheerstrategie bijdraagt ​​aan de langetermijngroei van je SaaS-bedrijf

‘Het opstellen van een uitgavenbeheer strategie, is dat nu echt nodig? En wat houdt zo’n strategie dan eigenlijk precies in?’

Het klinkt moeilijker dan het is. Waar het vooral om gaat is dat je in de groeifase van je SaaS-bedrijf erkent dat er veranderingen en onzekerheden zitten aan te komen. De rol van het management verandert; de bedrijfsdoelstellingen en de strategie; er moet gestructureerd worden; het personeelsbestand neemt toe en zowel de directe als de indirecte kosten stijgen exponentieel. 1 ding is zeker, je organisatie ziet er morgen anders uit dan vandaag. Vaak weten groeiende bedrijven bijvoorbeeld ook al dat ze vanaf een bepaalde bedrijfsomvang een andere ERP- of boekhoudoplossing nodig hebben. Met zoiets moet je vooraf rekening houden t.a.v. je keuzes omtrent uitgavenbeheer.

Neem als voorbeeld het technologie gedreven e-commercebedrijf Heroes, waar finance wist dat het tijdens hun groeitraject zou overstappen van Xero-boekhoudsoftware naar het NetSuite ERP.

Een uitgavenbeheer strategie betekent dus niets anders dan dat men in de keuzes omtrent de inrichting van het uitgavenbeheer rekening houdt met al deze toekomstige ontwikkelingen. Zodat de oplossing waar vandaag voor gekozen wordt ook morgen nog werkt. Hedendaagse technologie speelt daarbij onvermijdelijk een grote rol. Op het gebied van financiële softwareoplossingen is het aanbod enorm. De meeste aanbieders richten zich daarbij echter op één gebied, bijvoorbeeld uitgavenbeheer, betalingen of factuurbeheer. Deze oplossingen zijn daarbij veelal volledig van elkaar losgekoppeld en dat is niet ‘future-proof’.

De oplossing die wel werkt? Alles-in-één software in combinatie met zakelijke betaalkaarten die het uitgavenbeheer voor groeiende SaaS-bedrijven vastlegt en CFO's en Finance teams helpt om de budgetten en kosten van het bedrijf te optimaliseren.

Slimme alles-in-één software: hoe werkt dat?

De combinatie van slim uitgavenbeheer met betaalkaarten, een oplossing zoals Payhawk die biedt, ondersteunt de gehele organisatie bij de verschillende manieren waarop medewerkers uitgaven doen. Het merendeel van de hierbij behorende processen wordt door middel van deze oplossing geautomatiseerd:

• Bonnetjes en facturen worden automatisch ingevoerd, gematcht en door middel van AI verwerkt. Handmatige data-entry door je werknemers wordt tot een minimum beperkt;
• Ingevoerde kosten worden automatisch door het systeem gecategoriseerd en op de juiste kostenplaats geboekt;
• Analyses worden realtime gecreëerd wat leidt tot aanbevelingen, suggesties en aandachtspunten. Bijvoorbeeld door detectie van dubbele abonnementskosten.

Dat alles door middel van software voor uitgavenbeheer sneller en efficiënter gaat moge duidelijk zijn. Maar de verlichting voor de financiële afdeling is nog maar 1 van de voordelen. De software draagt er namelijk ook aan bij om de bijbehorende boekhouding eenvoudiger en gestroomlijnder te maken. Dat helpt om een beter overzicht te krijgen van de bedrijfsuitgaven en om het proces van budgettering en kostenbeheersing effectiever te kunnen ondersteunen. De uitgebreide integratiemogelijkheden met Financiële & ERP-systemen, boekhoudkundige en fiscale pakketten als ook vele andere softwaretools, is een van de belangrijkste USP’s van Payhawk’s slimme oplossing voor uitgavenbeheer.

Wie, wat, wel en niet mag, dat is natuurlijk nog steeds aan de organisatie om te bepalen. De mogelijkheid van snelle uitgifte van betaalkaarten op individueel, (project)groep of afdelingsniveau ondersteunt dit. Door het definiëren van workflows en betalingslimieten kan het uitgavenbeleid direct worden geïmplementeerd. De software en de daarin vastgelegde regels zijn aan de betaalkaarten gekoppeld. Daarmee is de organisatie in staat om het uitgavengedrag van werknemers letterlijk te sturen.

Conclusie

Voor snel groeiende SaaS-bedrijven is het van belang om zich volledig te kunnen concentreren op de corebusiness. Dat de organisatie voorlopig dagelijks blijft veranderen is zeker. Dat betekent echter niet dat het uitgavenbeheer voor SaaS-bedrijven in deze fase verwaarloosd mag worden. Het is daarom belangrijk om te kiezen voor een systeem dat de organisatie ontlast, zonder dat dit ten koste gaat van de controle op het uitgavenbeheer. Het uitgavenbeheersysteem bestaande uit slimme software in combinatie met zakelijke betaalkaarten van Payhawk, is een oplossing die hierin voorziet. Geschikt voor zowel de organisatie van vandaag als die van morgen. Zodat alle waardevolle liquiditeit gebruikt kan worden voor bedrijfsgroei.

Benieuwd naar hoe dit in de praktijk voor jouw SaaS-bedrijf werkt? Luister naar wat onze klanten erover te zeggen hebben en vraag vervolgens zelf vrijblijvend een demo aan.