Dat versnelt groei en expansie. Die geweldige waardepropositie en de ongekende populariteit van SaaS, hebben echter ook consequenties voor jouw bedrijf als aanbieder van dit soort oplossingen. Want niet zelden worden SaaS-bedrijven zelf in de ontketende groei meegesleurd. Vanzelfsprekend is het geweldig om te zien hoe het succes van jullie SaaS-oplossing groeit en bloeit. Maar die groeifase kent ook risico’s. Als Fintech-SaaS-aanbieder leggen wij van Payhawk je graag uit waarom goed uitgavenbeheer (expense management) cruciaal is voor opschaling van SaaS-bedrijven. En waarom je dat vanzelfsprekend het beste realiseert met onze SaaS-oplossing.
Uitdagingen bij het opschalen van SaaS-bedrijven
SaaS biedt vandaag de dag flexibele en schaalbare IT-oplossing voor uiteenlopende zakelijke applicaties. Uit onderzoek blijkt dat bedrijven gemiddeld van een 15-tal verschillende SaaS-apps gebruik maken om hun bedrijf ‘up and running’ te houden. Of het nu gaat om het opslaan of versturen van bestanden, het uitvoeren van email-marketing activiteiten of ten behoeve van design en datavisualisatie. Al die SaaS-applicaties worden er steeds meer. Want de flexibiliteit en de kwaliteit van de oplossing in relatie tot de lage softwarekosten en het ontbreken van de noodzaak tot het doen van hoge startinvesteringen, zijn ongeëvenaard. Maar de lijst van voordelen van jullie SaaS-oplossing voor jullie klanten, die ken jij als CFO of Finance-manager van jouw bedrijf natuurlijk al lang.
Een SaaS-gebaseerd businessmodel maakt het ook mogelijk om sneller te internationaliseren. Waar veel traditionele bedrijven continue spanning ervaren t.a.v. waar ze hun klanten vandaan moeten blijven halen, is jouw SaaS-bedrijf vooral bezig om de enorme vraag van afnemers te kunnen bijbenen. En dat betekent opschaling in alle richtingen. Meer investeringen, meer personeel, meer diensten en dus meer processen. Je organisatie groeit in no-time uit van een kleine ‘hagedis’ tot een enorme ‘dinosaurus’ waar niemand meer omheen kan.
Die groei kent echter ook een keerzijde, vooral wanneer die ongecontroleerd geschiedt. Want alle pijnpunten binnen de organisatie, bijvoorbeeld dat van onbeheerst uitgavenbeheer, groeien net zo hard mee. En dat dinosaurussen uiteindelijk toch kwetsbaar bleken, dat weten we inmiddels allemaal. Uitgavenbeheer voor SaaS-bedrijven is dan ook een cruciaal aspect, zeker in de groeifase.
Tegen welke problemen loopt men aan bij uitgavenbeheer voor SaaS-bedrijven?
SaaS biedt klanten geweldige kostenvoordelen. In de groeifase is het voor een succesvolle SaaS-aanbieder zelf echter een groot risico om de controle en transparantie over de eigen bedrijfsuitgaven volledig te verliezen. Het ontbreekt dikwijls aan concrete afspraken en controle. Het groeiend aantal personeelsleden geeft zijn eigen invulling aan wat wel en niet toelaatbaar is qua bestedingen, en er is niet langer iemand die daar goed zicht op heeft. Als remedie ligt bureaucratie op de loer, bestaande uit tijdrovende maatregelen die werknemers bovendien de t.b.v. groei benodigde handelingsvrijheid ontnemen.
Een greep uit de problemen t.a.v. bedrijfsuitgaven door werknemers waar groeiende SaaS-bedrijven tegenaan lopen:
Zeer inefficiënte maandafsluiting
De planning & control cyclus vereist inzicht, liefst maandelijks om te kunnen bepalen hoe het budget zich t.o.v. de realiteit ontwikkelt. Maar als het uitgavenbeheer onbeheerst verloopt dan is actuele informatie omtrent bedrijfsuitgaven niet voorhanden en ontbreekt het gewenste financiële inzicht. Of het vergt een bovenmatige administratieve inspanning om enig inzicht te kunnen krijgen.
Gebruik van verschillende software tools die niet met elkaar integreren
Om zaken zoals uitgaven bij te kunnen houden ontwikkelt een organisatie die geen professionele softwareoplossing implementeert, meestal op ad-hoc-basis allerlei ‘in house tools’, bijvoorbeeld in Excel. Het functioneren daarvan is dikwijls volledig van 1 of enkele medewerker(s) afhankelijk. Veel van dergelijke tools zijn niet compatible met elkaar hetgeen leidt tot fouten en administratieve arbeidsintensiviteit.
Het ontbreekt aan geavanceerde workflows
Het is vrij gemakkelijk om proceswijzigingen over wat wel en niet mag af te spreken maar lastig om ze te implementeren. Zonder sturende workflows behouden medewerkers immers de vrijheid om dingen toch gewoon op hun eigen wijze te doen. Maar wat als workflowaanpassingen m.b.t. bedrijfsuitgaven nu eens direct in de praktijk zouden kunnen worden vastgelegd? Dat het gedrag omtrent bedrijfsuitgaven bijna letterlijk met één druk op de knop stuurbaar wordt? Hoe geweldig zou dat wel niet zijn?
Geen overzicht op abonnementen en te behalen schaalvoordelen
Het verkrijgen van inzicht en overzicht is waar het hele vraagstuk omtrent uitgavenbeheer om draait. Werknemers sluiten te pas en te onpas dure abonnementen af, zelfs voor het gebruik van SaaS-oplossingen. En hoewel veelal centraal sterk besparende inkoopafspraken zijn gemaakt met allerlei leveranciers, heeft de werkvloer de neiging om steeds zelf maar ergens te gaan winkelen. Dubbele abonnementen en een ongestructureerd inkoopbeleid kosten de organisatie veel geld maar zijn in een onbeheerste bedrijfsomgeving onvermijdelijk. Niemand heeft immers het overzicht. Niemand heeft controle.
Tijdrovende en inefficiënte manier van onkostenvergoeding
Of men nu kiest voor het systeem van out-of-pocket-kosten of voor het verstrekken van traditionele ‘domme’ betaalkaarten ter bekostiging van bedrijfsuitgaven door werknemers. In beide gevallen vergt het verkrijgen van controle een intensief administratief systeem om de uitgaven van het personeel te beheren. Een arbeidsintensieve klus die zowel van Finance als van de werkvloer zelf veel vraagt t.a.v. declaratie, administratie en verantwoording. Sommige bedrijven hebben een backoffice met wel 25 mensen die hiertoe de hele dag getallen invoeren en controleren. Tijdrovend en uiterst inefficiënt allemaal. Alle overheadkosten die hiermee gepaard gaan kunnen beter in de business zelf gestoken worden. Het moge duidelijk zijn dat automatisering hier erg wenselijk is.
De hiervoor genoemde problemen waar SaaS-bedrijven m.b.t. uitgavenbeheer in de groeifase tegenaan lopen, leiden de aandacht af van waar die zou moeten liggen: namelijk op de corebusiness. Enerzijds omdat mensen de tijd besteed aan het najagen van bonnetjes en dergelijke niet kunnen besteden aan de business. Anderzijds omdat geld dat onnodig verkwist wordt de groei alleen maar belemmert.
