HRS спестява време и дава свобода на служителите си с Payhawk

Животът преди Payhawk

Като агенция за човешки ресурси и подбор на персонал екипът на HRS винаги се е стремял да инвестира времето и усилията си в набирането на най-добрите професионалисти както за своите клиенти, така и за собствения си бизнес. Още от самото си начало HRS разполага с чудесен финансов екип, но тогава компанията все още се сблъсквала с често срещани предизвикателства при управлението на разходите и затова искала да подобри своя финансов технологичен капацитет.

Преди Payhawk HRS използва счетоводна система, която изисква ръчно записване, поддържане, класифициране и обобщаване на бизнес транзакциите и плащанията по интернет и с карти.

Финансовият екип постоянно търси касови бележки и фактури, трудно контролира разходите си в реално време и изпитва нужда от инструмент, който да автоматизира някои от тези ръчни задачи.

Пестене на време с бързо издаването на карти и вграден контрол

Откакто преминава към Payhawk, HRS дава възможност на служителите си да харчат спрямо работните си нужди и то по-бързо и по-ефективно от преди. На служителите вече не се налага да чакат с дни, докато техните корпоративни карти се озоват в пощенската кутия у дома. Вместо това финансовият екип на HRS може да издава виртуални карти Payhawk, които да се използват на мига. Освен това вграденият контрол на картите е лесен за управление и за настройка спрямо изискванията на компанията.

С Payhawk картовите настройки за контрол, като дневни лимити, блокиране на тегления от банкомат и работни потоци за одобрение, са вградени в инструмента, така че за картодържателите е почти невъзможно да нарушат политиката за изразходване на средства, а процентът на спазване на правилата е изключително висок. Кирил Бораджиев, съосновател и управляващ съдружник в HRS, споделя: „Осигуряването на повече свобода за служителите, с помощта на фирмени карти, допринася за това те да обмислят разходите си.“

Прозрачност на разходите в реално време

За HRS използването на Payhawk открива нови възможности за оптимизиране на разходите. „Сега можем да видим къде се харчат пари и защо. И всичко това в реално време“, споделя Кирил Бораджиев, „Открихме и начини да пестим пари, благодарение на добрата видимост на разходите“.

С Payhawk всеки разход е видим в платформата веднага след като картодържателят го направи. А финансовият екип може да види какво и къде е платено.

Всичко, което картодържателят трябва да направи, е да снима касовата си бележка с мобилното приложение на Payhawk и да избере потребителска категория от списък, зададен от финансовия екип. След това плащането автоматично се прехвърля към избрания ERP или счетоводен софтуер, което означава, че всички данни за разходите постъпват в реално време, което прави равняването на разходи и плащания лесно за счетоводния екип.

„Сега можем да видим къде се харчат пари и защо. И всичко това в реално време. Открихме и начини да пестим пари благодарение на добрата видимост на разходите“.

След това финансовият екип може да коригира бюджетите, да поиска повече информация и да задейства всички други лостове, от които се нуждае, за да открие начини за спестяване на средства и да актуализира политиките за разходите.

Управлението на фактури работи по подобен начин - служителите просто трябва да прикачат PDF файла или да направят снимка, за да изпратят фактурата за плащане от финансовия екип. Мощната OCR технология сама прочита документа и извлича за обработка всички нужни данни за разходите.

Софтуер за лесно управление на разходите

Освен корпоративните карти Payhawk, HRS харесва свързания с тях софтуер за управление на разходите, особено автоматичното проследяване на платежни документи.

Всеки път, когато притежателят на картата пропусне да качи касова бележка, софтуерът се грижи за това бележката да не бъде забравена. Инструментът автоматично проследява липсващите платежни документи, за да се избегне пропускане на информация в края на месеца. Функцията за автоматично блокиране дори замразява картите, когато картодържателят има твърде много неизпратени платежни документи. Това помага на служителите да разберат важността на коректното спазване на правилата за служебни разходи.

Освен че обича интуитивните инструменти на Payhawk, HRS цени и хората, които стоят зад тях.

“Благодарение на автоматизацията спестихме часове за преследване на касови бележки! Обожаваме също и цялостната грижа за клиента. Екипът за обслужване на клиенти в Payhawk винаги отговаря бързо и е изключително отзивчив.”

Харесва ли ви историята на HRS? Научете как прозрачността на разходите и автоматизацията на финансите могат да спестят време и пари във вашия бизнес. Запишете се за демо.