Bij HRS besparen we tijd en geven werknemers meer autonomie

Het leven vóór Payhawk

Als HR- en uitzendbureau investeert het team van HRS zijn tijd en middelen altijd in het werven van eersteklas professionals. Zowel voor hun klanten als voor hun eigen organisatie. HRS had dan ook een geweldig financieel team. Alleen liep het bedrijf vaak tegen uitgavenbeheerproblemen aan en daarom wilde HRS de techstack van het financiële team versterken.

Voordat Payhawk er was, gebruikte HRS een boekhoudsysteem waarbij alle zakelijke transacties en betalingen handmatig via internet- en kaartbankieren werden vastgelegd, geclassificeerd en bijgehouden.

Het financiële team was altijd op zoek naar bonnetjes, had moeite om de uitgaven in realtime te controleren. HRS wilde een tool om het team te ontdoen van al deze handmatige taken en wilde deze automatiseren.

Tijd besparen door vlotte kaartuitgifte en -controle

Sinds HRS is overgestapt op Payhawk kunnen medewerkers hun uitgaven sneller en efficiënter doen dan voorheen. Kaarthouders hoeven niet meer dagen te wachten tot hun zakelijke betaalkaart bij hen in de brievenbus valt. Het financiële team van HRS geeft nu betaalkaarten van Payhawk uit die medewerkers direct virtueel kunnen gebruiken. Daarbij is het beheer van de bijbehorende betaalkaarten (card controls) ook nog veel eenvoudiger en sneller dan voorheen.

In Payhawk zijn kaartcontroles als daglimieten, beperkingen voor geldopnames en aanpasbare goedkeuringsworkflows ingebouwd, zodat het voor kaarthouders onmogelijk is zich niet aan het uitgavenbeleid te houden. Daardoor zijn de compliance rates nu hoger dan ooit.

"Door mensen de vrijheid te bieden om uitgaven te doen met zakelijke betaalkaarten, stimuleren we werknemers om bewust met hun uitgaven om te gaan", legt Boradjiev, medeoprichter en Managing Partner bij HRS, uit.

Real-time inzicht in uitgaven

HRS heeft met behulp van Payhawk’s software voor uitgavenbeheer (expense management) nieuwe besparingsmogelijkheden gecreëerd. "We zien nu in realtime precies waaraan, wanneer en door wie geld wordt uitgegeven", licht Boradjiev toe. "En we weten nu beter hoe we geld kunnen besparen doordat we goed zicht hebben op onze uitgaven."

Zodra een kaarthouder geld uitgeeft, is dat direct te zien op het platform. Het financiële team kan zo eenvoudig zien wat er is uitgegeven en waar.

Je hoeft als kaarthouder alleen maar een foto van je kassabon te maken, deze te uploaden op het platform en een categorie te selecteren uit een lijst die door het financiële team is aangemaakt. Vervolgens wordt de betaling via naadloze integraties, automatisch doorgevoerd in het ERP- of boekhoudprogramma van de klant, zodat alle uitgaven in realtime worden verwerkt. Zo verloopt de reconciliatie van de uitgaven in een fluitje van een cent.

"We zien nu in realtime precies waaraan, wanneer en door wie geld wordt uitgegeven. En we weten nu beter hoe we geld kunnen besparen doordat we goed zicht hebben op onze uitgaven."

Het financiële team kan nu budgetten aanpassen, om aanvullende informatie vragen en allerlei andere handige knoppen draaien om geld te besparen en het uitgavenbeleid waar nodig aan te passen.

Ook het indienen van facturen werkt nu heel eenvoudig. Medewerkers voegen simpelweg een PDF toe als bijlage of uploaden een foto via hun app en het financiële team betaalt de factuur. De krachtige OCR-technologie scant het document en verzamelt alle relevante gegevens voor verwerking en registratie.

Krachtige software en eersteklas service

Naast de zakelijke betaalkaarten van Payhawk is HRS zeer te spreken over de bijbehorende software voor uitgavenbeheer. Met name de volledig geautomatiseerde bonnetjesjacht valt in de smaak.

Als een kaarthouder vergeet een bonnetje te uploaden, dan zit de software er bovenop. De tool spoort automatisch ontbrekende bonnetjes op en voorkomt zo dat er aan het eind van de maand informatie ontbreekt. Met de functie voor het automatisch blokkeren van betaalkaarten kun je zelfs kaarten direct laten blokkeren zodra er te veel bonnetjes openstaan. Dat maakt kaarthouders bewust van het belang van optimale onkostenhygiëne.

"We besparen uren op het traceren van bonnetjes door de automatisering van het declaratieproces! En we vinden de algehele klantervaring geweldig. Het supportteam van Payhawk reageert razendsnel en is altijd beschikbaar."

HRS heeft verstand van mensen. En hoe geweldig het bedrijf de intuïtieve tools van Payhawk ook vindt, HRS vindt de mensen achter die tools minstens net zo belangrijk.

"We besparen uren op het traceren van bonnetjes door de automatisering van het declaratieproces! En we vinden de algehele klantervaring geweldig", vertelt Boradjiev. "Het supportteam van Payhawk reageert razendsnel en is altijd beschikbaar."

Klinkt het verhaal van HRS je goed in de oren? Boek nu een gratis demo en bekijk hoe je ook tijd en geld kunt besparen met haarscherp zicht op je uitgaven en slimme automatisering van je financiën.