Warum Sie Pennylane mit einer Ausgaben- management-Plattform verbinden sollten

Pennylane-Integration: So verbinden Sie Ausgabenmanagement für einen schnelleren Monatsabschluss

Pennylane ist eine bevorzugte Lösung für Unternehmen mit Sitz in Frankreich und investiert bereits gezielt in den Ausbau in Deutschland und der BeNeLux-Region. Das aus gutem Grund: Die Plattform bündelt Buchhaltung, Rechnungsstellung, Zahlungen und Cashflow in einem zentralen System. Pennylane ermöglicht es Finanzteams und französischen Steuerberatern, nahtlos zusammenzuarbeiten, ohne sich durch mehrere, nicht verbundene Tools bewegen zu müssen.

Doch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens werden Ausgaben zunehmend komplex. Wiederkehrende Zahlungen summieren sich, Mitarbeiterausgaben steigen, und die Transparenz in Echtzeit geht Schritt für Schritt verloren.

Die Integration mit einer Ausgabenmanagement-Plattform unterstützt Ihre Organisation dabei, Ausgaben vollständig zu erfassen und konsequent zu steuern, ohne Karteninhaber einzuschränken. Genau das ist doch das Ziel, oder?

Pennylane vereinfacht Finanzen für wachsende Unternehmen

Pennylane wurde bewusst benutzerfreundlich entwickelt. Für Finanzteams ebenso wie für Unternehmer und Steuerberater. Wenn Buchhaltung, Ausgaben, Zahlungen, Rechnungen und Cashflow an einem Ort zusammengeführt sind, wird die Zusammenarbeit deutlich einfacher und effizienter.

Dank des klaren Fokus auf Automatisierung und Transparenz in Echtzeit macht Pennylane isolierte Systeme überflüssig. So lassen sich typische Probleme wie ungenaue Ausgabendaten oder verzögerte Rechnungsfreigaben vermeiden.

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist das eine attraktive Lösung, um Tabellenkalkulationen hinter sich zu lassen und echte finanzielle Einblicke zu gewinnen. Allerdings stößt auch diese Lösung an Grenzen, wenn Ausgaben nicht mehr überschaubar sind. Was passiert, wenn Sie skalieren, Prozesse komplexer werden, neue Mitarbeitende einstellen oder weitere Gesellschaften gründen? Die Komplexität nimmt zu und breitet sich aus.

Finanzteams jagen Informationen hinterher, statt sie zu analysieren

Informationen zusammenzutragen ist reine Fleißarbeit. Sie bringt das Unternehmen nicht voran, verschlingt aber Monat für Monat viele Stunden in den Finanzteams wachsender Unternehmen.

Wenn Ausgaben aus Kartenumsätzen, Erstattungen, Spesen und Kilometerabrechnungen stammen, verbringen Finanzteams häufig Tage damit, Belege einzusammeln, Mehrwertsteuercodes zu korrigieren und CSV-Exporte zum Monatsende abzugleichen.

Wenn Ihr Buchhaltungstool Ausgaben also nur teilweise an der Quelle erfasst, ist es vielleicht an der Zeit für eine Integration, die einen Schritt weitergeht.

Warum Pennylane-Nutzer eine Ausgabenmanagement-Plattform integrieren

Sie benötigen eine Lösung, die bereits ansetzt, bevor eine Transaktion überhaupt in Ihr Pennylane-System gelangt.

Pennylane-Nutzer entscheiden sich in der Regel für eine Ausgabenmanagement-Integration, wenn manuelle Prozesse beginnen, das Unternehmen auszubremsen. Das sind die häufigsten Anzeichen.

• Das Transaktionsvolumen übersteigt den Rahmen manueller Prüfungen. Der Schritt von fünf auf 50 Karteninhaber vervielfacht den Abstimmungsaufwand. Was zuvor gut handhabbar war, wird schnell zum Engpass.
• Grenzüberschreitende Ausgaben erhöhen die Komplexität bei Fremdwährungen und Mehrwertsteuer. Internationale Lieferanten und Währungen bringen steuerliche und regulatorische Risiken mit sich, die sich im Nachhinein nur schwer kontrollieren lassen.
• Der Monatsabschluss verschiebt sich immer wieder. Längere Abschlusszyklen deuten oft darauf hin, dass Ausgaben zu spät strukturiert oder genehmigt werden.

Wie eine Ausgabenmanagement-Plattform Pennylane ergänzt

Anstatt Pennylane zu ersetzen, übernimmt eine Ausgabenmanagement-Plattform alles, was passiert, bevor Transaktionen Ihr Buchhaltungssystem erreichen.

Pennylane

• Buchhaltung, Reporting und Compliance
• Transparenz über Cashflow und Zahlungen
• Zusammenarbeit mit externen Steuerberatern

Ausgabenmanagement-Plattform

• Erfasst Ausgaben direkt an der Quelle
• Wendet Richtlinien und Genehmigungen vor der Verbuchung an
• Überträgt saubere, vorkontierte Daten an Pennylane

Warum das funktioniert

• Stärkt die klare, nicht konkurrierende Rollenverteilung
• Macht Zuständigkeiten sofort nachvollziehbar
• Schnell und einfach zu erfassen

Mit einer solchen Integration gelangen keine unbearbeiteten Transaktionen mehr in Ihr Buchhaltungssystem. Stattdessen werden Ausgaben im Ausgabenmanagement-System genehmigt, kategorisiert und abgestimmt, bevor sie an Pennylane übergeben werden.

Wie ergänzt Payhawk Pennylane?

Diese Integration konzentriert sich darauf, unternehmens- und mitarbeiterbezogene Ausgaben, Zahlungen, Steuern und Gebühren zu automatisieren, noch bevor die Daten Pennylane erreichen.

1. Automatisierter Export von Unternehmensausgaben

Wir decken den gesamten Umfang der Unternehmensausgaben ab:

• Rechnungen
• Kartenumsätze

Dazu kommen mitarbeiterbezogene Ausgaben:

• Spesen
• Kilometerabrechnungen
• Erstattungen

Sie können Mitarbeitende als Lieferanten anlegen oder Dummy-Konten für eine vereinfachte Buchhaltung nutzen. So fließen auch mitarbeiterbezogene Ausgaben automatisch und gemäß Ihren buchhalterischen Anforderungen in Pennylane ein.

Teams sollten dennoch prüfen, ob für Bereiche wie Gehaltsabrechnung oder komplexe Multi-Entity-Konsolidierungen zusätzliche Tools erforderlich sind.

Warum das wichtig ist. Ausgaben zählen zu den besonders manuellen Bereichen der Finanzprozesse. Belege müssen gesammelt, Daten erfasst und Genehmigungen eingeholt werden. Eine Automatisierung reduziert Reibung, ohne Ihre bestehende Systemlandschaft unnötig zu verkomplizieren.

2. Automatisierter Export aller Zahlungen

Der Abgleich von Zahlungen ist ein zeitaufwändiger manueller Prozess. Mit Payhawk werden Zahlungen jedoch automatisch mit Pennylane synchronisiert.

Warum das wichtig ist. Wenn eine Plattform sowohl Ausgaben als auch Zahlungen verwaltet, erhält das Finanzteam eine einheitliche Sicht auf alle Unternehmensausgaben. Der Abgleich über mehrere Systeme hinweg entfällt.

3. Steuersätze, abgestimmt auf Pennylane

Bei einer Vielzahl an Steuersätzen für französische Steueranforderungen ist es entscheidend, dass Ihr Ausgabenmanagement-Tool diese flexibel abbilden kann.

Warum das wichtig ist. Anpassbare Steuersätze reduzieren Fehler und vereinfachen die Verbuchung in Pennylane. So werden Mehrwertsteuercodes und steuerliche Behandlungen direkt zum Zeitpunkt der Ausgabe korrekt angewendet und der Monatsabschluss weiter beschleunigt.

Wer profitiert von der Integration von Pennylane mit Payhawk?

• Teams mit Mitarbeiterausgaben, Karten und wiederkehrenden Zahlungen. Wenn Ausgaben aus Firmenkarten, Lieferantenrechnungen, Abonnements und Mitarbeiterausgaben bestehen, kann die Verwaltung über verschiedene Systeme schnell zu Reibungsverlusten führen.
• Unternehmen im Übergang von Tabellenkalkulationen oder teilweiser Automatisierung. Wenn Sie noch mit Bankkarten und manuellen Spesenabrechnungen arbeiten, automatisiert die Integration mit Payhawk die Ausgabenerfassung und wird mit zunehmendem Wachstum unverzichtbar.
• Kleine und mittlere Teams, die Pennylane als zentrales Finanzsystem nutzen. Ein ERP-System ist vielleicht noch nicht notwendig, aber das Ausgabenvolumen macht manuelle Prozesse bereits aufwendig.
• Finanzteams, die Kontrolle wünschen, ohne auf die Einfachheit von Pennylane zu verzichten. Sie schätzen den intuitiven, benutzerfreundlichen Ansatz von Pennylane und möchten zusätzliche Komplexität vermeiden. Eine Ausgabenmanagement-Integration sollte Finanzprozesse vereinfachen, nicht erschweren.

Pennylane einfach halten, während Ihr Unternehmen wächst

Eine Ausgabenmanagement-Plattform wie Payhawk übernimmt die Komplexität der Finanzautomatisierung. Von der Erfassung von Transaktionen an der Quelle über individuelle Ausgabenrichtlinien und Genehmigungen vor der Ausgabe bis hin zur Übergabe sauber strukturierter Daten an Pennylane.

Wenn Pennylane auch bei steigender Ausgabenkomplexität einfach bleiben soll, ist die Integration mit einer Ausgabenmanagement-Plattform wie Payhawk der logische nächste Schritt. Demo buchen und erleben Sie, wie Payhawk optimal mit Pennylane zusammenspielt.