Reisekostenmanagement: Verwaltung von T&E

Sobald es um Reise- und Bewirtungskosten geht, machen Sie sich viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) Sorgen über die Kosten und halten es manchmal für unnötig, ihre Mitarbeiter auf regelmäßige Dienstreisen zu schicken, vor allem, wenn die anschließenden Erstattungsprozesse manuell und mühsam sind. Ebenso sind größere Unternehmen nervös über zu viele T&E-Ausgaben, da diese schwer nachzuverfolgen sind. Eine Lösung wäre der Einsatz einer Spend Management Software mit integrierten Firmenkarten.

Was sind T&E, und warum sind sie für Ihr Unternehmen wichtig?

Hinter der Abkürzung T&E steckt der englische Begriff “Travel & Expenses”, was auf Deutsch soviel wie Reisekostenverwaltung oder Reisekostenmanagement bedeutet. T&E gilt als eine der größten Ausgaben vieler Unternehmen, da sie alle Reisekosten umfassen, wie beispielsweise Flugkosten, Mietwagen, Hotelaufenthalte, Mahlzeiten und Veranstaltungen.

T&E-Ausgaben sind unerlässlich und können Ihrem Unternehmen auf folgende Weise helfen:

T&E hilft Ihren Mitarbeitern, neue Kontakte zu knüpfen und Geschäfte abzuschließen

Geschäftsreisen sind oft eine gute Möglichkeit, neue Leute kennenzulernen und Beziehungen zu pflegen. Dies hilft Ihnen dabei, die Beziehungen in Ihrem Netzwerk zu stärken, sowie neue Beziehungen zu Lieferanten, Interessenten und Kunden aufzubauen.

T&E fördert die Mitarbeiterbindung im Unternehmen

Unternehmen mit gut entwickelten T&E-Richtlinien haben in der Regel eine höhere Mitarbeiterbindung, da sie von ihren Vielreisenden nicht erwarten, dass sie in Vorleistung gehen oder lange auf Erstattungen warten müssen. Einfache Spesenabrechnungen sparen den Mitarbeitern (sowohl den Kartennutzern als auch der Buchhaltung) Zeit und verschlanken manuelle langwierige Prozesse.

Welche Ausgaben sind in den T&E enthalten?

Zu den T&E Kosten gehören die Aufwendungen für Geschäftsreisen, Bewirtung und Mahlzeiten. Für KMU können diese Ausgaben steuerlich absetzbar sein und Ihr zu versteuerndes Einkommen verringern.

Die HMRC definiert diese Posten wie folgt:

Reisekosten

Zu den Reisekosten gehören alle Kosten, die Ihnen entstehen, um von einem Ort zum anderen zu gelangen, einschließlich Transport und Unterkunft, Mahlzeiten und Nebenkosten.

Unterhaltung

Zu den Unterhaltungskosten gehören alle Kosten, die Ihnen für gesellschaftliche oder Freizeitaktivitäten entstehen; dazu gehören Essen und Getränke in Restaurants oder auf Partys, Eintrittskarten für Sportveranstaltungen oder andere Aktivitäten, die der Unterhaltung von Mitarbeitern oder Kunden dienen.

Verpflegungskosten

Zu den Verpflegungskosten gehören alle Kosten, die bei einer Mahlzeit in einem Restaurant oder auf einer Geschäftsreise entstehen. Das häufigste Beispiel sind Zusammenkünfte mit Kunden bei Mahlzeiten, bei denen Geschäfte besprochen werden können.

Wie können Sie Ihre Geschäftsausgaben für den nächsten Steuerzeitraum am besten angeben?

Um die Compliance sicherzustellen, müssen Sie genau wissen, was Sie in Ihrem Unternehmen als T&E ausweisen können und wie Sie die Ausgaben gemäß den HMRC-Richtlinien ordnungsgemäß ausweisen und verbuchen können. Steuern, Ausgaben und Kapitalfreibeträge sind drei Begriffe, die häufig einer Klärung bedürfen. Dabei sollten Sie den Unterschied zwischen diesen Begriffen verstehen und analysieren, wie sich diese auf Ihre Steuererklärung auswirken.

Steuern sind Zahlungen an die Regierung für Waren oder Dienstleistungen, die an Kunden verkauft werden. Wenn Sie z. B. Kaffee verkaufen, zahlen Sie auf jede verkaufte Tasse Kaffee, Mehrwertsteuer (und andere Steuern wie beispielsweise die Einkommensteuer).

Ausgaben sind Kosten, die einem Unternehmen während seiner normalen Geschäftstätigkeit entstehen: Beispielsweise: Miete, Löhne und Stromrechnungen. Weitere Informationen über Kilometergeld und Tagegelder finden Sie auf unserer Seite zum Reisekostenmanagement.

Kapitalfreibeträge sind Abzüge vom Gewinn, die es Unternehmen ermöglichen, für bestimmte Anschaffungen wie Computern oder Büromöbeln Geld von der HMRC zurückzufordern.

Es ist kein Geheimnis, dass Reisekosten und Spesen für viele Unternehmen einen großen Teil ihrer Ausgaben ausmachen. Die gute Nachricht ist, dass immer mehr Unternehmen neue Technologien einsetzen, um ihre T&E-Prozesse zu rationalisieren. Sie nutzen Plattformen wie Payhawk, die ihnen bei der Optimierung ihrer Ausgaben helfen, z. B. durch die Integration der Mehrwertsteuererstattung auf Unternehmensbelegen. Das führt letztlich zu niedrigeren Kosten und weniger Stress in Steuerzeiten.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zugang zu cleveren automatisierten Tools für die Einreichung von Belegen, den Erhalt von Tagegeldern sowie der Berechnung von Kilometern geben, müssen sie sich keine Gedanken mehr über lange Papierwege machen.

Der Einsatz innovativer, automatisierter Spesenverwaltungssoftware wie Payhawk hilft Ihnen nicht nur, Ihre Geschäftsprozesse zu optimieren, sondern auch Ihrem Unternehmen, Geld bei Reise- und anderen Mitarbeiterausgaben zu sparen. Spesenabrechnungen und -erstattungen sind wichtige Bestandteile von Geschäftsreisen und der dazugehörige Prozess der Spesenabrechnung und -genehmigung kann ziemlich mühsam sein, vor allem, wenn dabei Unmengen von Papierbelegen anfallen.

Als Finanzmanager möchten Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter genaue und vollständige Spesenabrechnungen einreichen. Diese Datengenauigkeit und -transparenz hilft Ihnen dabei, Ihre Geschäftskosten ordnungsgemäß zu verwalten und gleichzeitig alle Steuergesetze einzuhalten.

Mit Payhawk können Sie die T&E Ihres Unternehmens effizient über unsere automatisierte Plattform kontrollieren und verwalten, die Ihnen dabei hilft:

Mit Payhawk können Sie die T&E Ihres Unternehmens effizient über unsere automatisierte Plattform kontrollieren und verwalten, die Ihnen dabei hilft:

• Optimieren Sie Ihr Reise- und Spesenmanagement über eine benutzerfreundliche Oberfläche, die Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können.
• Nutzen Sie die OCR-Technologie, um Ausgaben direkt zu erfassen (z. B. wenn Mitarbeiter ein Foto ihrer Belege machen und in die App hochladen). Auf diese Weise werden alle manuellen Eingaben und möglichen Fehler vermieden.
• Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern, alle erforderlichen Reise- und Spesenabrechnungen bequem von unterwegs über die mobile App einzureichen. (Die Plattform erinnert sie auf, fehlende Belege hochzuladen!)
• Integrieren Sie Firmen Visakarten, um die Ausgaben Ihres Unternehmens zu kontrollieren und den geschäftlichen Cashflow professionell zu verwalten.

Suchen Sie nach einer besseren Möglichkeit, die Reise- und Spesenabrechnungen Ihres Unternehmens zu verwalten? Buchen Sie noch heute eine Demo.