Was gibt es neues bei Payhawk?

Geben Sie jetzt virtuelle Karten zur einmaligen Verwendung aus, die nach einer Transaktion automatisch deaktiviert werden.

Was bedeutet diese Funktion für Sie?

Mit virtuellen Karten für den einmaligen Gebrauch haben Sie mehr Kontrolle über Ihre Ausgaben. Sie können ein Transaktionslimit festlegen, einen Händler bestimmen und zusätzliche Kontrollen anwenden, um festzulegen, wo und wann die Karte verwendet werden kann.

Die wichtigsten Funktionen sind:

• Transaktionslimit: Legen Sie für jede Karte ein Ausgabenlimit fest.
• Händlerbeschränkungen: Beschränken Sie die Karte auf einen bestimmten Händler.
• Flexible Kontrollen: Fügen Sie benutzerdefinierte Beschränkungen hinzu, wie z. B. Zeit oder Ort, um die Verwendung der Karte anzupassen.

Diese Funktion sorgt für zusätzliche Sicherheit und Flexibilität und macht Ihren Zahlungsprozess effizienter und kontrollierter!

Gewinnen Sie mehr Kontrolle und Flexibilität bei der Verwaltung und Kategorisierung Ihrer Ausgaben, indem Sie eine einzelne Kartentransaktion in mehrere Ausgaben aufteilen.

Wie hilft Ihnen diese Funktion?

Dieses Update ist besonders nützlich, wenn eine einzige Zahlung mehrere Anbieter betrifft, wie z. B. Einkäufe bei Amazon oder Abhebungen am Geldautomaten bei mehreren Anbietern. Sie ermöglicht es Ihnen, eine Transaktion auf mehrere Ausgaben aufzuteilen, so dass Ihre Aufzeichnungen übersichtlich und leicht zu verwalten sind.

Was ist enthalten?

Verknüpfte Ausgaben: Jede Ausgabe, die aus einer Aufteilung entsteht, ist mit der ursprünglichen Transaktion verknüpft, so dass sich die Quelle leicht zurückverfolgen lässt.

• Dokumentenverwaltung: Dokumente aus der ursprünglichen Transaktion werden nicht auf die neuen Ausgaben übertragen, so dass bei jeder Aufteilung ein sauberes Ergebnis erzielt wird.
  Zeitstempel: Für jede Ausgabe wird der genaue Zeitpunkt der Aufteilung aufgezeichnet, um eine genaue Nachverfolgung zu ermöglichen.
• Genehmigungsstatus: Neue Ausgaben beginnen als „nicht eingereicht“ (wenn die Option „Einreichen“ aktiviert ist), und der Genehmigungsstatus der ursprünglichen Ausgabe wird zurückgesetzt, so dass Sie die volle Kontrolle über den Genehmigungsprozess haben.

Wir hoffen, dass diese Funktion Ihre Ausgabenverwaltung noch effizienter und organisierter macht!

Zeigen Sie wichtige kontextbezogene Informationen direkt in der Fußzeile der Ausgaben an!

Wie hilft Ihnen diese Funktion?

Die Fußzeile fügt eine zusätzliche Zeile am unteren Rand des erweiterten Menüs hinzu, in der wichtige Details wie Ausgabentyp, Ausgaben-ID und Eigentümer angezeigt werden. Alle Informationen in dieser Fußzeile sind auswählbar, sodass Sie sie bei Bedarf einfach kopieren und verwenden können.

Was ist enthalten?

• Ausgabentyp: Die Art der Ausgabe wird zur schnellen Identifizierung eindeutig angegeben.
  Ausgaben-ID: Zeigt die eindeutige Kennung für die Ausgabe an.
• Eigentümer: Zeigt die für die Ausgabe verantwortliche Person an.

Diese kleine, aber wirkungsvolle Änderung trägt zur Rationalisierung Ihres Arbeitsablaufs bei, da wichtige Details leicht zugänglich und schnell einsatzbereit sind.

Erhalten Sie mehr Kontrolle und Flexibilität, um Ihre Ausgaben effizient zu verwalten und zu analysieren, mit der Veröffentlichung der neuen Filter im Ausgabenmodul.

Wie helfen Ihnen diese Filter?

Diese neuen Filter vereinfachen die Verfolgung und Organisation von Ausgaben, indem sie gezieltere Optionen zur Eingrenzung Ihrer Suche bieten. Hier sind die Neuerungen:

1. Steuersatz-Filter:

Steuersatz: Filtern Sie Ihre Ausgaben nach bestimmten Steuersatzcodes, um eine bessere Kontrolle über steuerbezogene Transaktionen zu erhalten.
Steuersatz % (umbenannt): Verwenden Sie weiterhin den bestehenden Filter, der jetzt zur besseren Übersichtlichkeit umbenannt wurde.

2. Lieferanten-Filter:

• Lieferantenland: Verwalten Sie internationale Ausgaben, indem Sie Lieferanten auf der Grundlage des Landes, in dem sie tätig sind, filtern.
• Externe ID des Lieferanten:** Einfache Identifizierung von Ausgaben anhand der externen ID des Lieferanten.
  Steuernummer des Lieferanten: Organisieren Sie Ausgaben, indem Sie sie anhand der Steuernummer des Lieferanten verfolgen.
  Diese Verbesserungen machen es schneller und einfacher, bestimmte Ausgaben zu finden, und vereinfachen Ihre Aufgaben im Finanzmanagement.

Mit der Einführung der Globalen Ausgabensuche, die das Ausgabenmodul um eine verbesserte Suchfunktion erweitert, können Sie eine optimierte und benutzerfreundlichere Erfahrung machen.

Wie hilft Ihnen diese Funktion?

Die Globale Ausgabensuche bietet mehr Flexibilität und Komfort und ermöglicht es Ihnen, mühelos Ausgaben zu finden. Verabschieden Sie sich von der manuellen Auswahl von Filtern und der Arbeit mit benutzerdefinierten Feldern. Mit der neuen vereinheitlichten Eingabe können Sie jetzt in mehreren Bereichen gleichzeitig suchen - einschließlich benutzerdefinierter Felder und Einzelposten - und so den Suchprozess schneller und effizienter gestalten.

Einheitliche Erfahrung: Die gleiche leistungsstarke Suchfunktionalität, die in den Modulen Karten, Abonnements, Einkäufe, Fonds und Mitarbeiter verfügbar ist, gilt jetzt auch für Ausgaben.

• Benutzerfreundlichkeit: Schnelles Auffinden und Zugreifen auf Ausgaben mit nur wenigen Klicks, wodurch die Produktivität auf der gesamten Plattform erhöht wird.

Sie können jetzt Werte für benutzerdefinierte Freitextfelder direkt aus Dokumenten mithilfe unserer OCR-Technologie (optische Zeichenerkennung) auswählen. Diese kleine, aber wirkungsvolle Verbesserung erstreckt sich auch auf das Feld „Notiz“.

Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Datenextraktion aus dieser Eingabe nicht lernt und daher bei der nächsten Rechnung nicht denselben Wert vorschlägt.

Wir führen eine neue Option ein, mit der Sie die Feldvorschläge für das Feld Lieferant in den Mitarbeiterausgaben deaktivieren können. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie es vorziehen, keine Lieferanten für diese Arten von Ausgaben zu integrieren, insbesondere bei der Integration mit ERP-Systemen, die Spesenabrechnungen verwenden.

Wichtig: Die Vorschläge für das Lieferantenfeld sind für Überweisungsausgaben weiterhin aktiv, da der Lieferant in diesen Fällen ein Pflichtfeld ist.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Genehmigungsprozesse mit Workflow-Fallbacks nahtlos weiterlaufen, auch wenn bestimmte Rollen in einem Workflow nicht verfügbar sind.

Wie kann diese Funktion Ihnen helfen?

Workflow-Fallbacks springen automatisch ein, wenn eine erforderliche Rolle - z. B. ein Team-Manager - nicht verfügbar ist, und verhindern so Verzögerungen bei der Genehmigung von Ausgaben.

Anpassen und Anzeigen von Fallbacks

Sie können das Fallback-Verhalten an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen:

1. Gehen Sie zu Einstellungen > Workflows > Erweitert.
2. Klicken Sie auf Rückgriffe bearbeiten.
3. Wählen Sie Ihre bevorzugten Fallback-Aktionen.
4. Klicken Sie auf Änderungen speichern.

Sie können Ihre aktuellen Workflow-Fallback-Aktionen direkt im Bearbeitungsmodus der einzelnen Workflow-Schritte anzeigen.

Ein brandneuer Workflow-Designer für eine stärkere visuelle Darstellung Ihrer Genehmigungsworkflows mit neuen Triggern, bedingten Regeln, komplexen Genehmigungsschritten sowie sequentiellen und nicht sequentiellen Schritten.

Sie können jetzt bestimmte Felder oder den Anhang eines Dokuments als erforderlich für die Übermittlung einer Bestellanfrage festlegen. Mit zahlreichen neuen Filtern wie Dokument, Bestellstatus, Betrag, Notiz und Buchhaltungsfeldern wie Kategorie oder benutzerdefinierten Feldern können Sie Bestellungen auch schneller finden.