Novedades de Payhawk

Ahora puedes ordenar tus campos personalizados de gasto según las necesidades de tu empresa:

• Ordena los campos personalizados según su prioridad.
• Ordena los campos personalizados por fecha de creación.

Hemos introducido algunos cambios en el flujo de aprobación y en la navegación dentro de la herramienta de Compras para una experiencia más intuitiva y optimizada.

Con esta actualización, puedes:

• Incluir un paso de Revisión dedicado para el equipo de compras en el flujo de trabajo, garantizando un control adicional.
• Permitir que los empleados envíen solicitudes de compra con el mínimo esfuerzo, mientras que el equipo de compras completa la información en la fase de Revisión.

¿Qué incluye?

• Los estados actuales 'Borrador' y 'Pendiente de aprobación' pasarán a llamarse 'Enviar' y 'Aprobar'. Las órdenes de compra devueltas aparecerán en Enviar.
• Se añade un nuevo paso de 'Revisión' para los responsables de compras. Este paso adicional se puede activar en la configuración del flujo de aprobación.
• El estado 'Abierto' se dividirá en Recibir / Facturar / Pagar / Cerrar, según el estado de la orden de compra.

Empieza hoy mismo con nuestra integración con Microsoft Dynamics Finance mejorada.

Beneficios clave:

• Configuración personalizable: Sincroniza gastos, facturas, asientos contables y pagos de proyectos con una configuración flexible desde el primer momento.
• Arquitectura abierta: Define y añade configuraciones de dimensiones para un seguimiento y reporte financiero optimizado.
• Gestión de proveedores: Personaliza la gestión de proveedores según las necesidades de tu negocio.
• Contabilidad optimizada: Ahorra tiempo en Dynamics Finance gracias a la sincronización automatizada.

Hemos lanzando una serie de mejoras en la funcionalidad de Presupuestos de Payhawk, te explicamos:

Amortización ahora incluida
Tus presupuestos ahora reflejan cualquier calendario de amortización. Podrás ver cómo un gasto afecta a distintos periodos presupuestarios (mes, trimestre o año fiscal) en el momento de la aprobación, para obtener una previsión más acertada.

Conciliación de partidas individuales
Ahora puedes conciliar partidas individuales de órdenes de compra con sus respectivas líneas presupuestarias sin necesidad de dividirlas manualmente.

Múltiples valores dentro de una dimensión
Hemos hecho posible combinar valores dentro de la misma dimensión de tu presupuesto, evitando así múltiples entradas para diferentes proveedores, por ejemplo, y ofreciendo una vista más clara del presupuesto.

Edición más sencilla
¿Necesitas hacer cambios en tus presupuestos o reajustar previsiones? Simplemente exporta la última previsión, edita la plantilla y vuelve a subirla. Para ajustes más pequeños, como propietarios del presupuesto y dimensiones, puedes modificarlos directamente en la plataforma para ahorrar tiempo y esfuerzo.

Reportes
Hemos añadido la opción de descargar los valores reales acumulados del año hasta la fecha, para obtener informes más actualizados y disponibles bajo demanda.

Mayor visibilidad del presupuesto en toda la plataforma
Ahora puedes filtrar todos los gastos de tu empresa según el presupuesto que elijas. Además, mostraremos a los responsables de presupuesto cómo los nuevos gastos afectan a sus presupuestos, garantizando una visibilidad total en todo momento, no solo en la aprobación.

Vista de utilización más detallada
Hemos añadido una vista de utilización para todos los presupuestos que forman parte de un presupuesto principal, para que siempre tengas claro qué está pasando en cada nivel.

Las operaciones con tarjeta pueden ahora dividirse en múltiples transacciones con diferentes proveedores y exportarse a NetSuite, eliminando la necesidad de dividirlas manualmente dentro de NetSuite.

Principales ventajas

• Paga a múltiples proveedores con tarjeta simultáneamente y expórtalo como facturas separadas, pagos de facturas o asientos contables.
• Ahorra tiempo, reduce el trabajo manual y evita errores asociados con la división manual en NetSuite.
• Conciliación de facturas y pagos mucho más sencilla.

Al conectarse a Datev DUO, ahora puedes elegir exportar gastos como «pagados» o «no pagados».

Principales ventajas

• Evita que Datev actualice el estado de los gastos a «pagados» después de la exportación.
• Sincroniza los gastos de Payhawk como «Pagados» para evitar pagos duplicados.

Hemos mejorado los flujos de aprobación añadiendo condiciones basadas en Proveedor, dándote más control y flexibilidad en las aprobaciones.

• Evita pedidos sin proveedor añadiendo la condición "Proveedor está vacío" a tu flujo de aprobación, asegurando que el equipo financiero incorpore al proveedor cuando sea necesario.
• Personaliza los flujos de aprobación según proveedores específicos. Por ejemplo, puedes reducir aprobaciones innecesarias para proveedores recurrentes (como Uber) y exigir aprobaciones adicionales para nuevos proveedores.
• Usa los nuevas etiquetas "está vacío" y "no está vacío" también en condiciones por equipo, campos de cliente y/o categoría de gasto.

Nota: Las condiciones de proveedor aún no están disponibles en MEM.

Esta mejora garantiza que las solicitudes de gastos sigan siendo precisas y estén alineadas con los flujos de trabajo de aprobación, devolviéndolas automáticamente a los empleados para su confirmación y nueva aprobación cuando se modifican campos clave.

Novedades

Las solicitudes de gastos pendientes ahora se devuelven automáticamente a los empleados si un administrador divide el gasto durante la aprobación, lo que garantiza que la solicitud se envíe al aprobador correcto.

Principales ventajas:

• Aprobaciones precisas: Asegura que los gastos son revisados por el aprobador correcto cuando se modifican los campos clave del flujo de trabajo.
• Mejora de la integridad del flujo de trabajo: Devuelve automáticamente las solicitudes para su aprobación, reduciendo los errores y manteniendo el cumplimiento.
• Actualizaciones simplificadas: se pide a los empleados que confirmen los cambios, lo que garantiza la claridad y la responsabilidad en el proceso de aprobación.

Los administradores de grupo ahora pueden determinar si los aprobadores pueden asignar sustitutos de otras entidades dentro del grupo, o tenerlos restringidos a la misma entidad.

Novedades

Los administradores ahora tienen acceso a una nueva opción en el panel de control del grupo. Cuando está activada, esta función permite a los aprobadores asignar sustitutos de otras entidades dentro del grupo durante sus periodos Fuera de la oficina.

Principales ventajas:

Seguridad mejorada: La nueva opción garantiza un mayor control al permitir a los administradores decidir si los aprobadores pueden asignar sustitutos de otras entidades dentro del grupo.

• Configuración personalizable:** Por defecto, la opción está desactivada, lo que permite a los administradores habilitar las sustituciones entre entidades sólo cuando sea necesario, atendiendo a casos específicos.
• Supervisión del administrador: Los administradores del grupo conservan el acceso completo para establecer sustitutos entre entidades, lo que garantiza una gestión perfecta independientemente del estado de la palanca.

Payhawk registrará una actualización del flujo de aprobación en la sección de actividad de la solicitud de gastos y bandeja de entrada siempre que se active un retroceso.

Novedades:
Se crearán registros de historial de flujo de aprobación para retrocesos (fallback) cuando:

• El flujo de trabajo de aprobación está pendiente, pero no se ha podido identificar ningún gestor de equipo, gestor de campo personalizado o gestor de categoría de gasto.
• El campo Equipo, Categoría o Personalizado necesario para el flujo de aprobación está vacío.
• La aprobación se ha delegado a otro empleado, como cuando el aprobador original está fuera de la oficina y cuando el gasto se aprueba automáticamente (por ejemplo, cuando el empleado gastando es también el aprobador).

Ahora puedes ver las actualizaciones que se hacen en los flujos de aprobación y hacer un total seguimiento de las aprobaciones delegadas y automáticas, lo que mejora la transparencia y la auditoría.