La gestión de cuentas por pagar y su automatización como pieza clave de la empresa actual

Qué son las cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son más que simples registros contables: representan los compromisos financieros de una empresa con sus proveedores y acreedores. En esencia, son las deudas pendientes de pago por los productos o servicios que has adquirido. Por eso, son indicadores ideales para evaluar la salud y la estabilidad de un negocio.

En este sentido, es vital que la administración de las cuentas por pagar en tu empresa sea lo más precisa posible. Solo así podrás crear y mantener relaciones sólidas con tus proveedores y garantizar la fluidez de tus operaciones comerciales.

Y si hablamos de la salud contable y financiera de una compañía, hay una dicotomía que es necesario analizar: la batalla cuentas por pagar vs cuentas por cobrar.

Cuentas por pagar y cuentas por cobrar

Precisamente, las cuentas por pagar y las cuentas por cobrar son dos caras de la misma moneda en la gestión financiera. Por definición, diríamos que:

• Las cuentas por pagar representan las deudas pendientes de pago que tienes con tus proveedores.
• Las cuentas por cobrar reflejan el dinero que los clientes te adeudan por los bienes o servicios que les hayas proporcionado.

El caso es que ambos procesos son de vital importancia en la gestión de cuentas por pagar, ya que el equilibrio entre ellos influye directamente en la liquidez y la salud financiera de tu empresa. Por ende, manejar bien estas partidas te permite optimizar los flujos de efectivo, cuidar las relaciones con proveedores y clientes y asegurar una gestión financiera sólida y sostenible.

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Cómo tomar el control de las cuentas a pagar que gestionan los empleados

Llevar un control riguroso de las cuentas por pagar que gestionan los empleados es fundamental para prevenir errores, fraudes y gastos no autorizados. Cuando las empresas carecen de visibilidad sobre quién realiza cada pago o aprueba cada factura, aumentan los riesgos de duplicidades, pagos indebidos o incluso conductas fraudulentas.

Por eso, contar con políticas claras, flujos de aprobación estructurados y herramientas que asignen responsabilidades y mantengan trazabilidad es clave para garantizar la integridad financiera. Un sistema como Payhawk permite controlar cada paso del proceso, asegurando que ningún pago se realice sin la validación adecuada y reduciendo al mínimo los riesgos internos.

¿Cómo te ayuda Payhawk a controlar las cuentas a pagar que gestionan los empleados?

Payhawk ofrece una serie de funcionalidades diseñadas específicamente para garantizar un control total sobre las cuentas a pagar gestionados por los empleados. Entre ellas, destacan:

• Los flujos de aprobación personalizables, que permiten definir quién debe revisar y validar cada gasto antes de su aprobación.
• El registro automático de cada transacción junto con su justificante correspondiente, asignado al centro de coste, proveedor y categoría contable adecuados.
• La posibilidad de establecer límites de gasto por tarjeta, empleado o equipo, lo que ayuda a evitar desviaciones presupuestarias.
• Notificaciones automáticas al empleado para que suba el documento justificativo a tiempo, así como alertas cuando falta información o se detecta algún error en la factura.
• Conversaciones internas bajo cada gasto dentro de la propia plataforma, lo que facilita la comunicación entre empleados y el equipo financiero sin necesidad de correos externos.
• Conciliación doble y triple automatizada, que vincula de forma precisa la factura, el pedido y el pago, reduciendo errores manuales y garantizando la trazabilidad completa de cada operación.
• Gestión centralizada de pagos, con visibilidad de gastos por departamento y entidad, estado de cierres y control de próximos pagos y fondos disponibles.
• Integración automática con ERP y software contable, sincronizando datos en tiempo real para agilizar cierres, categorizar gastos con campos personalizados y mantener visibilidad instantánea de costes por proyecto o evento.
• Reconocimiento óptico de caracteres (OCR) avanzado, que extrae automáticamente los datos clave de las facturas y justificantes, acelerando la digitalización y minimizando errores manuales.

Todo ello, combinado con la visibilidad en tiempo real y la integración con sistemas ERP, garantiza que cada euro que sale de la empresa esté justificado, autorizado y correctamente contabilizado. Y, de este modo, asegurar que se cumple con la política de gastos de la empresa.

Qué es la gestión de cuentas por pagar y qué trámites incluye

Si en el apartado anterior definíamos lo que es una cuenta a pagar, ahora pasamos al núcleo del artículo: qué es la gestión de las cuentas por pagar: se trata de un proceso integral que abarca la supervisión, el control y el registro de todas las obligaciones financieras pendientes con tus proveedores. A su vez, conlleva una serie de trámites que van desde la recepción de facturas hasta el pago efectivo.

El proceso de las cuentas por pagar implica los siguientes pasos:

1. Verificar con precisión la exactitud de las facturas que recibes.
2. Validar los productos o servicios que te han sido entregados.
3. Codificar y registrar estas facturas en los sistemas contables.
4. Autorizar los pagos que correspondan según los plazos y modos de pago en que habías acordado con la otra parte.

De hecho, una gestión de cuentas por pagar completa, en muchos casos, incluye también la fase de acordar y establecer esos plazos y condiciones. Este punto, además, te ayuda a optimizar tus flujos de efectivo y a cuidar las relaciones con tus proveedores. Y si a eso le sumas la ayuda de expertos y el uso de herramientas especializadas de facturación, tendrás mucho terreno ganado.

Pero, todo este proceso, aunque es vital para la salud financiera de un negocio, puede parecerte complejo y muy propenso a errores si lo ejecutas manualmente. Es más, este trabajo sin automatización, tradicionalmente, ha generado retrasos, pagos incorrectos o pérdida de oportunidades de descuentos por pronto pago, por ejemplo, en múltiples empresas.

Inconvenientes de gestionar las cuentas a pagar de la forma tradicional

En relación con lo anterior, llevar el control de las cuentas por pagar con métodos convencionales ocasiona problemas significativos para las empresas. Inconvenientes como los que enumeramos a continuación y que aún siguen siendo parte del día a día de numerosas empresas:

• Errores humanos. Introducir los datos manualmente aumenta la probabilidad de que haya equivocaciones en la transcripción de la información. Por eso, puede haber discrepancias en los registros o pagos incorrectos.
• Retrasos en el procesamiento. Tramitar las facturas a mano es mucho más lento. Además, propicia los conocidos como cuellos de botella, lo que produce retrasos en las liquidaciones y posibles penalizaciones por ello.
• Dificultad en la gestión. El seguimiento de múltiples facturas, plazos y condiciones de pago puede ser abrumador y generar confusiones cuando se lleva a cabo de manera manual.
• Falta de visibilidad. Si no tienes un sistema integrado, será más complicado que tengas una visión global y en tiempo real de tus obligaciones financieras pendientes. O sea, que tu capacidad para tomar decisiones será más limitada.

Como entenderás ahora, estos inconvenientes afectan negativamente en tu eficiencia operativa, en la relación con tus proveedores y también al estado de liquidez de tu compañía.

Una mejora significativa: automatizar el proceso de cuentas por pagar

Sin embargo, estamos en un contexto diferente. El momento socioeconómico actual se sirve cada vez más de la tecnología, la cual ha ido revolucionando todo el tejido empresarial mundial en poco tiempo. Y la administración de las cuentas por pagar no ha sido una excepción.

La automatización de las cuentas por pagar ha mejorado significativamente la operativa de múltiples empresas y en diversas industrias. De hecho, la automatización ha sido un elemento transformador global y transversal. Es más, en Payhawk nos dedicamos a ello ofreciendo e implementando soluciones automatizadas a medida para negocios de todo tipo.

Ventajas de un proceso de cuentas a pagar automatizado

Las empresas que han acometido esta digitalización lo han hecho integrando soluciones digitales en sus departamentos financieros. Herramientas que agilizan y optimizan cada etapa. Y, sobre todo, estas compañías han aprovechado las principales ventajas de la automatización, que son:

• Eliminación de tareas manuales. La automatización reduce la dependencia de procesos manuales, los cuales son más propensos a la comisión de errores.
• Digitalización de la recepción, la validación y el registro de facturas. Por ende, disfrutas de una mayor comodidad y agilidad para acceder a estos documentos.
• Mayor eficiencia y velocidad. Con los sistemas automatizados, la gestión de tu facturación es más rápida, lo que te garantiza pagos a tiempo y evita retrasos y penalizaciones.
• Mejora en la precisión. La tecnología elimina los errores humanos al capturar y registrar los datos de forma más precisa. O sea, que te asegura coherencia en los registros financieros.
• Visibilidad y control. Las soluciones automatizadas te proporcionan una visión integral y en tiempo real de todas tus obligaciones financieras pendientes, lo que te facilita la toma de decisiones basadas en datos.
• Optimización del flujo de trabajo. La automatización te permite una gestión más fluida y organizada. Por eso mismo, reduces la carga de trabajo administrativo y liberas tiempo y equipo para tareas más estratégicas.

En resumen, la automatización del proceso de cuentas por pagar es un avance fundamental hacia la eficiencia, precisión y agilidad en la gestión financiera de una empresa.

Ventajas para el equipo financiero

El equipo financiero se beneficia enormemente de una gestión automatizada de cuentas a pagar, gracias a que puede:

• Contar con un registro automático y preciso de cada transacción, asignado correctamente a centros de coste, proveedores y categorías contables.
• Controlar el presupuesto eficazmente mediante límites de gasto configurables por tarjeta, empleado o equipo.
• Minimizar errores y garantizar una trazabilidad completa gracias a la conciliación doble y triple automatizada que vincula factura, pedido y pago.
• Gestionar todos los pagos de forma centralizada, con visibilidad total por departamento, entidad, estado de cierres y fondos disponibles.
• Agilizar los cierres contables con integraciones automáticas en tiempo real con ERP y software contable, manteniendo la visibilidad actualizada de los costes.
• Asegurar el cumplimiento riguroso de las políticas de gasto y los presupuestos establecidos, sin necesidad de supervisión constante.
• Ganar tiempo gracias a eliminar tareas manuales y repetitivas en la gestión de gastos.
• Proporcionar a los empleados una herramienta sencilla que reduce su carga administrativa, permitiéndoles centrarse en actividades de mayor valor para la empresa.

Ventajas para el empleado

Además de ahorrar tiempo en la gestión de gastos, los empleados pueden:

• Minimizar el trabajo manual al subir justificantes, ya que el sistema extrae automáticamente los datos clave a partir de una simple fotografía.
• Disfrutar de una gestión de gastos más clara y ágil, gracias a procesos intuitivos y notificaciones que evitan olvidos o retrasos.
• Mantener una comunicación directa y eficiente con el equipo financiero, eliminando la confusión y pérdida de información propia de los correos electrónicos.

Payhawk: la herramienta ideal para la gestión de cuentas por pagar

Si has llegado hasta este apartado, es porque estás pensando en una solución integral y eficaz para la gestión de tus cuentas por pagar. Es aquí donde tenemos que detenernos en Payhawk y sus funcionalidades. Nuestra plataforma no solo simplifica tus procesos, sino que redefine la forma en que manejas tus obligaciones financieras pendientes de pago.

Una buena referencia es lo que dicen clientes y usuarios de Payhawk como The Power Business School:

"Elegimos Payhawk porque abarca muchas más funcionalidades que otras soluciones de gestión y eso es genial", comparte Sonia Gómez, Accounting Manager de esta popular escuela de negocios que antes se llamaba The Power MBA.

La solución permite centralizar y automatizar todo el flujo de trabajo relacionado con las cuentas por pagar: desde la recepción y validación automática de facturas hasta la ejecución de pagos y el control en tiempo real de las obligaciones financieras. Gracias a su enfoque integral, facilita una operativa más ágil, precisa y alineada con las necesidades del equipo financiero.

En lugar de limitarse a digitalizar tareas, Payhawk ayuda a optimizar todo el proceso, reducir errores, mejorar la comunicación interna y garantizar que cada gasto esté correctamente autorizado y contabilizado. ¿El resultado? Más eficiencia, control y visibilidad para tomar mejores decisiones.

Si tú también estás buscando una forma más eficiente de gestionar tus cuentas por pagar, descubre cómo hacerlo con una llamada personalizada, sin compromiso, con un experto de producto.