1 jun 2023
4 min read

Ventajas de la integración de Payhawk con Quickbooks Online

Accontants comprobando las ventajas de la integración de Payhawk con Quickbooks Online
Resumen

Las integraciones de un software de contabilidad o ERP, como QuickBooks integration, suelen consistir en un conjunto de instrucciones que indican a tu software cómo manejar los datos de otra aplicación o servicio. Estas indicaciones pueden ser sencillas, como copiar datos de un lugar a otro, o más complicadas, como automatizar tareas en varias aplicaciones.

Índice

    Las integraciones de un software de contabilidad te permiten automatizar muchas de las tareas manuales que conlleva la gestión de una empresa. Por ejemplo, supongamos que utilizas Payhawk para la gestión de tus finanzas (que incluye tarjetas corporativas y un software de gestión de gastos) y QuickBooks Online como tu software de contabilidad. En este caso, puedes integrar las dos plataformas y aprovechar al máximo la transferencia de datos sin fisuras.

    Simplemente paga con tu tarjeta Payhawk, haz una foto y sube el recibo, elige la categoría de gasto y toda la información se enviará automáticamente a tu software de contabilidad. Esta integración inteligente significa menos tiempo buscando y guardando recibos e introduciéndolos manualmente en tu software de contabilidad para realizar luego la conciliación bancaria y de tarjetas. Y menos tiempo buscando y corrigiendo errores, ya que todos los datos se sincronizan perfectamente entre las herramientas sin necesidad de introducirlos manualmente.

    Sincroniza los gastos en Payhawk con QuickBooks en tiempo real

    ¿Por qué son tan importantes las accounting integrations?

    Las accounting integrations o integraciones contables son necesarias en la actualidad. El seguimiento de la contabilidad a través de distintas plataformas financieras puede resultar difícil cuando se gestionan gastos sin integraciones más avanzadas. Por ejemplo, si quisieras hacer un seguimiento de los gastos en tiempo real para controlar los presupuestos, tendrías que exportar los datos de un sistema e importarlos a otro. Pero esto lleva mucho tiempo, no es efectivo y está sujeto a errores.

    Los programas bien integrados resuelven este problema manteniendo el flujo de datos desde la solución de gestión de gastos hasta el software de contabilidad. De esta manera, todos los datos de desembolsos de tu empresa están disponibles en tu software de contabilidad en tiempo real y no hay necesidad de registrar las entradas de forma manual o de realizar una transferencia manual de datos entre sistemas.

    En Payhawk, nuestras integraciones de ERP y software de contabilidad se construyen de acuerdo con el principio de correspondencia del método de contabilidad de devengo, lo que significa que registramos tanto cuando se produce una transacción como cuando se realiza un pago.

    Esto implica que no hay lagunas en la información y que los datos son precisos y actualizados al minuto, por lo que las empresas pueden comprobar el estado de su flujo de caja en cualquier momento y tomar decisiones conscientes.

    Minimiza el esfuerzo en los cierres de caja mensuales

    El cierre del mes es una de las actividades esenciales para los equipos financieros. Pero se tarda más en completarlo si no se tiene toda la información necesaria a mano. Las integraciones de pagos y contabilidad ayudan a cerrar esas brechas, facilitandote completar el cierre de mes de forma más rápida y eficiente.

    Visión en tiempo real de los gastos de la empresa

    Las integraciones del software de contabilidad te ofrecen visibilidad de la salud financiera de tu empresa. Te permiten hacer un seguimiento de cuánto dinero se gasta en tiempo real, detectar tendencias y ver dónde se realizan los gastos para que puedas hacer ajustes si es necesario.

    Extracción automática de datos

    Otra gran ventaja es la extracción automática de los datos de documentos físicos, como recibos o facturas, directamente en el sistema. Esto elimina la necesidad de que el equipo de contabilidad y finanzas introduzca manualmente las facturas u órdenes de compra en el sistema contable (lo que implica un coste en términos de tiempo invertido) y garantiza la precisión en todo momento gracias a la coherencia de los datos. Con el tiempo que ahorres aquí, puedes centrarte en tareas más importantes, como conciliar y analizar los datos financieros.

    Agiliza tus conciliaciones

    Se acabó la espera de días para que los contables procesen las transacciones. Con las integraciones entre tu software de contabilidad y un sistema inteligente de gestión de gastos como Payhawk, las conciliaciones se producirán en tiempo real y de forma automática.

    Aumenta la eficacia de tu plataforma de contabilidad

    Los softwares de contabilidad están diseñados para realizar un seguimiento de tus transacciones diarias, pero registrar todos los datos en el sistema contable puede ser todo un reto. Si introduces manualmente los gastos y las facturas, existe un mayor riesgo de errores y/u omisión.

    El no registrar de forma regular los datos sobre tus gastos, tendrá consecuencias importantes para tu empresa. Podrías enfrentarse a multas o sanciones de Hacienda, proveedores o clientes si las facturas no se pagan a tiempo o, lo que es peor, perder ingresos por haber desaprovechado oportunidades fiscales.

    Tomemos como ejemplo a MDM Props, cliente de Payhawk. Una vez que esta empresa de arte y fabricación empezó a recopilar recibos y a aprovechar adecuadamente la conciliación automática, pudo ahorrar casi 1 millón de euros al año en reclamaciones de IVA.

    "Antes de Payhawk, la pérdida de recibos significaba perder la posibilidad de reclamar el IVA. Con facturas trimestrales de este impuesto de hasta 240.000 euros, se trataba de una pérdida enorme", dijo Uchenna, director financiero de MDM Props. "Ahora, con Payhawk, nuestros titulares de tarjetas corporativas registran los recibos en segundos y ahorran miles de euros a la empresa".

    La integración es la clave para aumentar la eficacia de tu plataforma de contabilidad. Con la integración de Payhawk con QuickBooks Online, puedes agilizar tus procesos de negocio, mejorar la productividad y evitar errores derivados del registro manual.

    Descubre cómo sincronizar tus gastos en tiempo real y estar al tanto de los movimientos realizados con la integración correcta entre tu ERP y un sistema de gestión de gastos. Reserva una demo hoy mismo.

    Trish Toovey - Directora de Contenidos de Payhawk - El sistema financiero del mañana
    Trish Toovey
    Senior Content Manager
    LinkedIn

    Trish Toovey trabaja en los mercados del Reino Unido y Estados Unidos creando contenido para Payhawk. Cubriendo desde anuncios hasta guiones de vídeo, Trish se apoya en una amplia experiencia en creación de textos persuasivos para las industrias financieras, de moda y viajes.

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