Reibungslose Buchhaltung: Die ERP - Integration von Payhawk und QuickBooks Online

Mit Integrationen von Buchhaltungssoftware können Sie viele der manuellen Aufgaben rund um die Unternehmensführung automatisieren. Angenommen, Sie verwenden die Ausgabenverwaltungslösung von Payhawk (einschließlich Firmenkarten und Spesenmanagementsoftware) für geschäftliche Zahlungen und QuickBooks Online als Buchhaltungssoftware. In diesem Fall können Sie beiden Plattformen integrieren und von der nahtlosen Datenübertragung profitieren.

Tätigen Sie Ihre Ausgaben einfach mit Ihrer Payhawk-Karte, fotografieren und uploaden Sie den Beleg, wählen Ihre Ausgabenkategorie, und schon werden alle Informationen automatisch an Ihre Buchhaltungssoftware gesendet.
Dank dieser cleveren Softwareintegration sparen Sie Zeit beim Einholen von Belegen und müssen die Daten für die Karten- und Bankabstimmung nicht mehr manuell in Ihre Buchhaltungssoftware erfassen. Außerdem entstehen weniger Fehler, die korrigiert werden müssen, da alle Daten nahtlos und ohne manuelle Eingabe zwischen den Tools synchronisiert werden.

Warum sind Buchhaltungs-Softwareintegrationen so wichtig?

Ohne geeignete Integrationen kann die Nachverfolgung Ihrer Buchhaltung über verschiedene Finanzplattformen hinweg zur großen Herausforderung werden. Möchten Sie beispielsweise Ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen, um beispielsweise Ihre Budgets im Auge zu behalten, müssen Sie Daten aus einem System exportieren und in ein anderes importieren. Diese Vorgehensweise ist jedoch nicht nur zeitaufwendig und ineffizient, sondern auch fehleranfällig.

Mit gut integrierten Lösungen umgehen Sie dieses Problem, da die Daten nahtlos von Ihrer Ausgabenverwaltungslösung in Ihre Buchhaltungssoftware übertragen werden. Auf diese Weise sind alle Ausgabendaten Ihres Unternehmens in Ihrer Buchhaltungssoftware in Echtzeit abrufbar, ohne dass Sie die Daten manuell eingeben oder zwischen Systemen übertragen müssen.

Die ERP- und Buchhaltungssoftware-Integrationen von Payhawk funktionieren gemäß dem Prinzip der periodengerechten Buchführung, d. h. wir erfassen sowohl den Zeitpunkt einer Transaktion als auch den Zeitpunkt einer Zahlung.

Dank unserer Strategie entstehen keine Informationslücken, und die Daten sind fehlerfrei und stets aktuell. Unternehmen können somit jederzeit ihren Cashflow prüfen und fundierte, zielführende Entscheidungen treffen.

Mehr Transparenz beim Monatsabschluss

Der Monatsabschluss gehört zu einer den wichtigsten Aufgaben Ihres Finanzteams. Wenn Sie nicht alle erforderlichen Informationen zur Hand haben, nimmt dieser Prozess jedoch viel Zeit in Anspruch. Mithilfe von Zahlungs- und Buchhaltungs-Softwareintegrationen können Sie diese Informationslücken schließen und Ihren Monatsabschluss schneller und effizienter abwickeln.

Echtzeit-Überblick über die Unternehmensausgaben

Integrationen für Buchhaltungssoftware ermöglichen Ihnen einen Einblick in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens. Sie können Ausgaben in Echtzeit verfolgen, Trends erkennen und einsehen, wo Ausgaben getätigt werden. Falls nötig, lassen sich etwaige Anpassungen ganz einfach vornehmen.

Automatisierte Datenextraktion aus Dokumenten

Ein weiterer großer Vorteil dieser Integrationen liegt in der automatischen Datenextraktion aus Dokumenten wie Belegen oder Rechnungen direkt in Ihr System. Damit entfällt die mühsame manuelle Eingabe von Rechnungen und Bestellungen in Ihr Buchhaltungssystem und Sie sparen Zeit und gewährleisten dank einheitlicher Daten höchste Genauigkeit. Stattdessen können sich wieder auf wichtigere Aufgaben wie die Abstimmung und Analyse Ihrer Finanzdaten konzentrieren.

Optimierung Ihrer Abstimmungen

Sie brauchen nicht mehr tagelang auf die Bearbeitung von Transaktionen durch Buchhalter oder Rechnungsprüfer zu warten. Integrationen zwischen Ihrer Buchhaltungssoftware und einem intelligenten Ausgabenmanagementsystem wie Payhawk ermöglichen Abstimmungen in Echtzeit.

Optimale Nutzung Ihrer zentralen Buchhaltungsplattform mit Payhawks Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware dient zur Erfassung Ihrer täglichen Transaktionen, die Übertragung aller Daten in Ihr Buchhaltungssystem kann jedoch zur Challenge werden. Bei der manuellen Eingabe von Ausgaben oder Rechnungen steigt stets das Risiko, dass einige Daten falsch eingegeben oder vergessen werden.

Wenn Sie Ausgabendaten nicht regelmäßig und fehlerfrei eingeben, kann dies schwerwiegende Folgen für Ihr Unternehmen haben. Es drohen Bußgelder oder Strafen von Aufsichtsbehörden oder Kunden, wenn Rechnungen nicht pünktlich bezahlt werden. Schlimmstenfalls entgehen Ihnen aufgrund verpasster Geschäftsmöglichkeiten sogar Einnahmen.

Ein gutes Beispiel ist der Payhawk Kunde “MDM Props”. Nachdem das Unternehmen, das sich auf die Herstellung von Kunstobjekten spezialisiert hat, mit der Sammlung von Belegen begonnen hat und den Echtzeitabgleich integriert hat, konnte es von einer jährlichen Mehrwertsteuererstattung in Höhe von knapp 1 Million Pfund profitieren.

"Vor der Einführung von Payhawk führten fehlende Belege zu fehlenden Mehrwertsteuererstattungen. Bei vierteljährlichen Mehrwertsteuerrechnungen von bis zu 240.000 Pfund entgingen uns so enorme Beträge" erklärt Uchenna, Finance Manager bei MDM Props. "Heute laden unsere Karteninhaber Belege innerhalb von Sekunden in Payhawk hoch und das Unternehmen spart Tausende von Pfund."

Integrationen sind der Schlüssel zur optimalen Nutzung Ihrer zentralen Buchhaltungsplattform. Mit der Integration von Payhawk und QuickBooks Online können Sie Ihre Geschäftsprozesse optimieren, die Produktivität steigern und manuelle Eingabefehler vermeiden.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Ausgaben in Echtzeit synchronisieren und mit der richtigen Integration für ERP und Ausgabenverwaltung den Überblick über Ihre Finanzen behalten.
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