Naadloze boekhouding: Payhawk's integratie met Quickbooks Online

Met boekhoudsoftware-integraties kun je veel van de handmatige taken die bij het runnen van een bedrijf komen kijken, automatiseren. Stel dat je bijvoorbeeld de Payhawk-oplossing voor uitgavenbeheer (inclusief zakelijke betaalkaarten) gebruikt voor zakelijke betalingen en QuickBooks Online als boekhoudsoftware. In dat geval kun je de twee platforms integreren en profiteren van naadloze gegevensoverdracht.

Je kunt betalingen doen met je Payhawk-kaart, een foto maken van het bonnetje en deze uploaden en je uitgavencategorie selecteren. Alle informatie wordt automatisch naar je boekhoudsoftware gestuurd. Dankzij deze slimme integratie hoef je mensen niet langer eindeloos om bonnetjes te vragen, om die dan handmatig in te voeren in je boekhoudsoftware voor je kaart- en bankreconciliatie. Bovendien ben je minder tijd kwijt met fouten opsporen en corrigeren, omdat alle gegevens naadloos worden gesynchroniseerd tussen de tools, zonder handmatige invoer.

Waarom zijn boekhoudkundige integraties zo belangrijk?

Zonder superieure integraties kan het moeilijk zijn om je boekhouding op verschillende platforms bij te houden. Als je bijvoorbeeld uitgaven in real time wilt bijhouden om budgetten te monitoren, moet je gegevens van het ene systeem exporteren naar het andere. Maar dit is tijdrovend, inefficiënt en foutgevoelig.

Goed geïntegreerde oplossingen lossen dit probleem op door de gegevens van je software voor uitgavenbeheer naadloos over te zetten naar je boekhoudoplossing. Op die manier zijn alle uitgaven van je bedrijf in real time beschikbaar in je boekhoudsoftware, en hoef je de gegevens niet handmatig in te voeren of over te zetten tussen de twee systemen.
Bij Payhawk zijn onze ERP- en boekhoudsoftware-integraties gebouwd volgens het matchingprincipe van de boekhoudmethode op transactiebasis. Dit betekent dat we zowel registreren wanneer een transactie plaatsvindt als wanneer een betaling wordt gedaan.

Onze strategie houdt in dat er geen gegevens ontbreken en dat de gegevens nauwkeurig en actueel zijn, zodat bedrijven op elk moment de toestand van hun kasstroom kunnen controleren en weloverwogen beslissingen kunnen nemen.

Beter overzicht bij de maandafsluiting

Het afsluiten van de maand is een van de belangrijkste activiteiten voor financiële teams. Maar dit kan erg veel tijd in beslag nemen als je niet alle nodige informatie bij de hand hebt. Betalings- en boekhoudkundige integraties bezorgen je alle nodige gegevens, zodat je de maandafsluiting sneller en efficiënter kunt afronden.

Realtime overzicht van bedrijfsuitgaven

Boekhoudkundige software-integraties geven je inzicht in de financiële gezondheid van je bedrijf. Zo kun je in real time bijhouden hoeveel geld er wordt uitgegeven, trends vaststellen en bekijken waaraan het geld wordt uitgegeven, zodat je waar nodig kunt bijsturen.

Geautomatiseerde gegevensextractie uit documenten

Een ander groot voordeel is automatische gegevensextractie uit documenten zoals bonnetjes of facturen, die rechtstreeks in je systeem worden ingevoerd. Zo hoeft het boekhoudkundige en financiële team niet langer facturen of inkooporders handmatig in te voeren in je boekhoudsysteem (wat veel tijd kan kosten) en kun je dankzij consistente gegevens altijd nauwkeurig werken. In plaats daarvan kun je je richten op belangrijkere taken, zoals het reconciliëren en analyseren van je financiën.

Stroomlijn je reconciliaties

Je hoeft geen dagen meer te wachten tot boekhouders transacties verwerken. Reconciliaties vinden in real time plaats dankzij de integraties tussen je boekhoudsoftware en een slim uitgavenbeheer systeem zoals Payhawk.

Integreer je boekhoudsoftware met een platform voor uitgavenbeheer

Integraties voor uitgavenbeheer en boekhoudsoftware zijn belangrijk voor bedrijven die hun activiteiten willen stroomlijnen en tijd willen besparen.

Boekhoudkundige software-integratie is ook belangrijk omdat deze je meer inzicht geeft in de financiële gezondheid van je bedrijf. Als er bijvoorbeeld een onkostennota wordt ingediend via een platform voor uitgavenbeheer, worden de crediteurengegevens in je boekhoudsoftware automatisch bijgewerkt. Op die manier kunnen fouten bij handmatige invoer worden vermeden en kunnen betalingen op tijd worden uitgevoerd.

Hieronder volgen enkele voorbeelden over hoe dit werkt:

• Door je boekhoudsoftware te koppelen aan een platform voor uitgavenbeheer kun je je uitgaven automatisch registreren op beide plekken. Zo kun je al je uitgaven op één plek bijhouden, wat tijd bespaart en het makkelijker maakt om te zien wat er vergoed of terugbetaald moet worden. Je kunt ook aangepaste rapporten maken die uitgaventrends per afdeling of project tonen.
• Op basis van gegevens van een platform voor uitgavenbeheer kun je automatisch facturen versturen vanuit je boekhoudsoftware, zodat je niet op elke factuur handmatig allerlei details zoals factuurnummer, datum, bedrag en betalingsvoorwaarden hoeft in te voeren. Elke maand (of met de frequentie die het beste werkt voor je bedrijf) doet het systeem het automatisch voor je

Haal meer waarde uit je belangrijkste boekhoudplatform

Boekhoudsoftware is ontworpen om je dagelijkse transacties bij te houden, maar het kan een uitdaging zijn om alle gegevens in je boekhoudsysteem te krijgen. Als je je uitgaven of facturen handmatig invoert, loop je een groter risico dat sommige gegevens verkeerd worden ingevoerd of helemaal worden vergeten.

Als je regelmatig vergeet om nauwkeurig uitgaven te registreren, kan dat grote gevolgen hebben voor je bedrijf. Je kunt boetes of sancties krijgen van toezichthouders of klanten als facturen niet op tijd worden betaald, of erger nog, je kunt omzet mislopen omdat je kansen hebt laten liggen.

Neem bijvoorbeeld de Payhawk-klant MDM Props. Toen het kunst- en productiebedrijf eenmaal goed begon met het verzamelen van bonnetjes en realtime reconciliatie, kon het bijna 1 miljoen pond per jaar aan btw-terugvorderingen besparen.

"Toen we nog niet met Payhawk werkten, betekende elk ontbrekend bonnetje dat er geen btw werd teruggevorderd. Met driemaandelijkse btw-facturen tot £ 240.000 is dat allesbehalve verwaarloosbaar", aldus Uchenna, Finance Manager bij MDM Props. "Dankzij Payhawk kunnen onze kaarthouders nu in enkele seconden bonnetjes uploaden en het bedrijf duizenden ponden besparen."

Met de integratie van Payhawk met QuickBooks Online kun je je bedrijfsprocessen stroomlijnen, de productiviteit verhogen en handmatige invoerfouten vermijden.

Ontdek hoe je je bedrijfsuitgaven in real time kunt synchroniseren en in de gaten kunt houden met de juiste integratie tussen ERP- en boekhoudsoftware en uitgavenbeheer voor je bedrijf. Boek vandaag nog een demo.