Une liberté encadrée grâce à des cartes aux dépenses contrôlées

Le problème, c’est que pour de nombreuses entreprises, effectuer des rapprochements est tout sauf simple. MDM Props, un fabricant d’accessoires de spectacle basé à Londres, nous a confié qu’avant de passer à Payhawk pour gérer ses dépenses, ses équipes passaient près de 32 heures par semaine à rapprocher manuellement les paiements et à courir après les reçus, soit l’équivalent de quatre jours de travail.

C’est lorsque l’équipe financière ne parvient pas à faire correspondre les deux ensembles de données que les choses se compliquent. Ces différences peuvent être dues à diverses raison :

1. Les employés ont utilisé leur carte personnelle, compliquant l’obtention defs informations de paiement.
2. Les employés ont utilisé leur carte d’entreprise mais n’ont pas conservé de reçus.
3. Les factures ont été payées mais aucune copie n’a été enregistrée.
4. Des dépenses ont été réalisées sans approbation et sont donc perdues dans les limbes.

Les méandres du rapprochement

Les problèmes qui découlent d’informations manquantes ou contradictoires ne sont que la partie émergée de l’iceberg. Si vous travaillez au sein d’une équipe financière qui ne dispose d’aucune solution de gestion des dépenses (ou, au contraire, de plusieurs solutions disparates), vous devez sans doute passer un temps infini à mettre la main sur les documents manquants avant de pouvoir véritablement vous mettre au travail. Il vous faut ensuite saisir manuellement les données recueillies dans votre logiciel ERP ou comptable pour mettre à jour vos dossiers. Après plusieurs jours de dur labeur, vous pourrez alors peut-être enfin commencer à rapprocher les données.

La clôture de fin de mois n’est possible qu’après avoir effectué tous vos principaux rapprochements, tels que :

• Rapprochement bancaire : système de comptabilité et relevés bancaires
• Rapport des comptes fournisseurs : système de comptabilité et états fournisseurs
• Rapport des comptes clients : système de comptabilité et versements/paiements, factures et contrats signés
• Rapprochement interentreprises (pour annuler les dettes).

La solution

Pour gagner du temps et profiter d’une visibilité en temps réel, les entreprises doivent être en mesure de recueillir facilement des données avant de les synchroniser avec leur logiciel ERP ou de comptabilité.

[Payhawk s’occupe de ces deux aspects. Notre logiciel comprend une technologie OCR intelligente capable de capturer les données des reçus et factures en l’espace de quelques secondes. Nos intégrations haut de gamme vous permettent également de connecter votre logiciel ERP ou comptable à notre solution.

Ainsi, notre intégration directe à NetSuite permet à nos clients de gagner beaucoup de temps grâce à une synchronisation fluide de leurs données.

Elle fonctionne sur le principe de la comptabilité d’engagement en différenciant la date de réception de la facture/du reçu et la date de paiement, ce qui se traduit par des données plus précises et une charge de travail moindre pour nos clients.

Synchronisation sans faille avec le logiciel ERP/comptabilité

Tous les champs de comptabilité sont configurés de sorte à être synchronisés automatiquement entre Payhawk et NetSuite.

Pour les clients, connecter leur outil NetSuite à Payhawk est un véritable jeu d’enfant qui leur permet de :

• Synchroniser leurs plans comptables, taux de TVA, services et classifications
• Créer des comptes bancaires propres à chaque devise utilisée sur NetSuite
• Créer des comptes généraux et de frais sur Payhawk
• Synchroniser les soldes Payhawk et NetSuite à partir d’une date spécifique
• Importer automatiquement les paiements et dépenses en temps réel.

Exportation automatisée des dépenses

Nous exportons également automatiquement les dépenses approuvées et les paiements acceptés par la banque. Toutes ces données sont synchronisées en un clin d’œil pour faciliter votre quotidien.

Les clients peuvent connecter Payhawk à NetSuite selon leurs besoins en s’appuyant sur quatre configurations principales qui leur permettent de:

• Choisir comment exporter les remboursements (notes de frais ou factures fournisseurs)
• Sélectionner les rapports directs pour les comptes comptables ou les actifs hors exploitation
• Créer ou mettre en correspondance des portefeuilles Payhawk pour les comptes bancaires dans NetSuite
• Choisir quel compte utiliser pour les frais de change ou de retrait (Payhawk crée également un compte d’attente général pouvant être utilisé lorsque la mise en correspondance échoue).

Technologie OCR pour la numérisation, le traitement et l'enregistrement des factures en toute transparence

La technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) permet d’extraire des données en toute simplicité. Ainsi, les personnes disposant d’une carte Payhawk peuvent l’utiliser à leur guise, puis prendre une photo de leur reçu ou importer une facture au format PDF. La technologie OCR s’occupera alors de recueillir toutes les informations pertinentes pour que vous ou votre équipe financière n’ayez pas à saisir manuellement ces données. Nous nous appuyons sur la technologie OCR de Google, ce qui signifie que nous pouvons extraire des données en plus de 65 langues, dans plusieurs alphabets dont le cyrillique.

Notre fonction OCR permet d’extraire les données suivantes :

• Nom du fournisseur
• Date
• Date d’échéance
• Pays
• Numéro de TVA
• Montant
• Montant TTC.

Qui des reçus manquants?

Un membre de votre équipe a oublié d’importer ses reçus dans l’application ? Les reçus manquants peuvent devenir un vrai casse-tête en fin de mois et ainsi rendre impossible le rapprochement en temps réel. S’il vous manque des reçus, la solution Payhawk s’occupe de les réclamer pour vous afin de vous faire gagner encore plus de temps.

Cet avantage n’est pas négligeable pour Mathias Goetz, chef de projet chez ATU, une société allemande :

« Nous ne courons plus après les reçus. Depuis que nous utilisons Payhawk, nous n’avons qu’à les prendre en photo pour les numériser et les importer dans le système qui les traitera automatiquement. La première année, cette fonction a permis à ATU de récupérer 2 millions d’euros sur ses impôts qui auraient autrement été perdus. »

​​Des rapprochements en temps réel révolutionnaires

Si vous passez une trentaine d’heures par semaine à effectuer vos rapprochements, il est grand temps de nous contacter. Comme l’a très bien dit Giancarlo Bruni, PDG de l’entreprise e-commerce Heroes basée à Londres:

« Pourrions-nous nous en sortir sans solution ERP et de gestion des dépenses ? Probablement, mais ce serait comme conduire une voiture des années 1980 qui a fait son temps : c’est inconfortable, désagréable et très lent. Si ça ne dérange pas certaines entreprises de payer 25 personnes pour saisir des données, tant mieux pour elles, mais ce n’est ni efficace, ni nécessaire. Chez Heroes, nous préférons automatiser et intégrer nos outils pour faire des économies. »

Gagnez en temps et en visibilité et prenez des décisions plus éclairées grâce aux rapprochements en temps réel. Faites des économies en affectant les membres de votre équipe à des tâches plus rentables que la simple saisie de données. Programmez une démo dès aujourd’hui pour en savoir plus.