Le problème, c’est que pour de nombreuses entreprises, effectuer des rapprochements est tout sauf simple. MDM Props, un fabricant d’accessoires de spectacle basé à Londres, nous a confié qu’avant de passer à Payhawk pour gérer ses dépenses, ses équipes passaient près de 32 heures par semaine à rapprocher manuellement les paiements et à courir après les reçus, soit l’équivalent de quatre jours de travail.
C’est lorsque l’équipe financière ne parvient pas à faire correspondre les deux ensembles de données que les choses se compliquent. Ces différences peuvent être dues à diverses raison :
- Les employés ont utilisé leur carte personnelle, compliquant l’obtention des informations de paiement.
- Les employés ont utilisé leur carte d’entreprise mais n’ont pas conservé de reçus.
- Les factures ont été payées mais aucune copie n’a été enregistrée.
- Des dépenses ont été réalisées sans approbation et sont donc perdues dans les limbes.
Les méandres du rapprochement
Les problèmes qui découlent d’informations manquantes ou contradictoires ne sont que la partie émergée de l’iceberg. Si vous travaillez au sein d’une équipe financière qui ne dispose d’aucune solution de gestion des dépenses (ou, au contraire, de plusieurs solutions disparates), vous devez sans doute passer un temps infini à mettre la main sur les documents manquants avant de pouvoir véritablement vous mettre au travail. Il vous faut ensuite saisir manuellement les données recueillies dans votre logiciel ERP ou comptable pour mettre à jour vos dossiers. Après plusieurs jours de dur labeur, vous pourrez alors peut-être enfin commencer à rapprocher les données.
La clôture de fin de mois n’est possible qu’après avoir effectué tous vos principaux rapprochements, tels que :
- Rapprochement bancaire : système de comptabilité et relevés bancaires
- Rapport des comptes fournisseurs : système de comptabilité et états fournisseurs
- Rapport des comptes clients : système de comptabilité et versements/paiements, factures et contrats signés
- Rapprochement interentreprises (pour annuler les dettes).
La solution
Pour gagner du temps et profiter d’une visibilité en temps réel, les entreprises doivent être en mesure de recueillir facilement des données avant de les synchroniser avec leur logiciel ERP ou de comptabilité.
[Payhawk s’occupe de ces deux aspects. Notre logiciel comprend une technologie OCR intelligente capable de capturer les données des reçus et factures en l’espace de quelques secondes. Nos intégrations haut de gamme vous permettent également de connecter votre logiciel ERP ou comptable à notre solution.
Ainsi, notre intégration directe à NetSuite permet à nos clients de gagner beaucoup de temps grâce à une synchronisation fluide de leurs données.
Elle fonctionne sur le principe de la comptabilité d’engagement en différenciant la date de réception de la facture/du reçu et la date de paiement, ce qui se traduit par des données plus précises et une charge de travail moindre pour nos clients.
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