5 raisons de fournir à votre équipe financière une visibilité en temps réel sur les dépenses de l’entreprise

Note : La version originale de cet article est paru dans le magazine britannique Raconteur.

L'exactitude et la transparence sont des éléments clés de la fonction financière. Des données complètes, correctes et à jour sont donc un incontournable de la boîte à outils du directeur financier. Pourtant, de nombreuses entreprises s'appuient encore sur des processus désuets, voire archaïques pour gérer leurs dépenses. Et se privent ainsi de la possibilité d’exploiter leurs flux de données en temps réel, pour une analyse financière optimisée et une meilleure allocation des ressources.

Or, avec une plateforme de dépenses qui offre un accès à un flux de données financières en temps réel, les DAF et leurs équipes peuvent facilement clôturer le mois et prendre des décisions éclairées.

Et ce n’est pas tout. De manière générale, un accès continu aux flux de trésorerie apporte de nombreux bénéfices aux entreprises. En voici cinq, non exhaustifs bien sûr !

1. Une vision des dépenses à l'échelle de l'entreprise

Lorsque les remboursements, le rapprochement bancaire et les factures sont traités manuellement, il est inévitable que des erreurs se produisent. Et c’est normal : l’erreur est humaine ! D’autant plus que les processus manuels sont difficilement transposables à d’autres entités ou régions, ce qui complique encore les choses pour les entreprises internationales.

En outre, les processus de compilation manuelle des données financières privent les organisations de la possibilité de suivre leurs dépenses en temps réel. Cela peut poser des problèmes en termes d’audit, de conformité réglementaire et d’application des politiques de dépenses, tout en augmentant le risque de fraude et en rendant plus difficile la quantification des dépenses de l'entreprise par rapport à ses objectifs ESG.

Bonne nouvelle : il est possible de faire autrement.

"Avec une plateforme de gestion des dépenses, vous disposez de plusieurs sources d’informations, au lieu de tout centraliser", explique Konstantin Dzhengozov, cofondateur et CFO de Payhawk, plateforme de gestion des dépenses internationales tout-en-un pour les paiements, les dépenses et les cartes multi-devises des entreprises.

D'autre part, avoir une vue en temps réel sur la manière dont l'entreprise gère ses flux financiers facilite la création de rapports et permet d’établir des prévisions financières et des budgets plus précis. "Il vous suffit de passer en revue un système qui fait tout le travail à votre place", explique ainsi Konstantin Dzhengozov. "Chaque dépense est classée dans la bonne catégorie, puis transférée directement dans votre système comptable”.

2. Le rapprochement bancaire en temps réel

Aujourd’hui encore, de nombreux responsables financiers passent beaucoup (trop) de temps à effectuer des tâches à faible valeur ajoutée, telles que la chasse aux reçus et le rapprochement manuel des transactions. "Cela les empêche de vraiment comprendre l'entreprise et les prive d’une de leurs tâches les plus importantes, à savoir aider les différentes fonctions à mieux gérer les ressources", explique Konstantin Dzhengozov, cofondateur et CFO de Payhawk.

MDM Props, une entreprise spécialisée dans l’événementiel basée à Londres, est une utilisatrice régulière de Payhawk. Elle avait l'habitude de gérer ses finances manuellement, ce qui impliquait de collecter des reçus papier. Si ceux-ci étaient égarés, elle ne pouvait pas demander le remboursement de la TVA sur ces transactions.

"Nous dépensons beaucoup en matériel pour les événements et nous pouvons recevoir des factures de TVA d'environ 240 000 livres sterling pour un seul trimestre, donc ne pas pouvoir récupérer la TVA était un véritable inconvénient”, explique Uchenna, directeur financier de MDM Props.

À ce titre, Payhawk permet aux entreprises de consolider automatiquement les dépenses par carte et la saisie des reçus, et de rapprocher toutes les données comptables des informations bancaires.

"Avec leur carte, nos salariés peuvent désormais photographier le reçu, le télécharger dans l'application et sélectionner une catégorie de dépenses en quelques secondes", explique Uchenna. "Cela ne leur demande aucun effort et peut permettre à l'entreprise d'économiser des milliers de livres sterling”.

La fonctionnalité de rapprochement des factures de Payhawk extrait automatiquement les données pertinentes d'une facture et veille à ce que toute dépense soit correctement affectée.

Konstantin Dzhengozov explique : "Il est possible de créer différents flux de travail et d’extraire toutes les données de la facture ou de la note de frais qui a été téléchargée, y compris les coordonnées bancaires et la date à laquelle le paiement doit être effectué."

Tout cela permet aux équipes financières de clôturer le mois beaucoup plus rapidement et avec moins de stress. Elles passent aussi moins de temps à courir après les reçus, et donc plus de temps à analyser les données pour en tirer des informations stratégiques.

3. Des données financières exploitables pour la gestion des budgets

Les logiciels de dépenses d’entreprise, en générant automatiquement des rapports détaillés sur les activités financières de l’entreprise, peuvent aider la direction à prendre des décisions budgétaires plus éclairées. À ce titre, Dzhengozov estime qu'il est essentiel que les rapports financiers contiennent des éléments pertinents et exploitables.

Les abonnements à des logiciels en tant que service (SaaS), par exemple, sont devenus un poste de dépenses important qu'il convient de surveiller de près.

"Il faut qu'ils soient tous visibles en un seul endroit, afin que vous puissiez voir combien vous dépensez pour ces différents abonnements et gérer vos dépenses futures, y compris les abonnements qui doivent être renouvelés", explique le cofondateur de Payhawk.

Cette vue en temps réel des données est également essentielle pour gérer les engagements financiers comme les dettes fournisseurs, affirme Konstantin Dzhengozov, qui ajoute : "Avec une solution comme Payhawk, vous pouvez facilement voir et prévoir vos sorties et entrées de trésorerie”. À la clé : une nette amélioration de la gestion de la trésorerie.

4. Un contrôle ESG efficace

Les questions environnementales, sociales et de gouvernance d'entreprise (ESG) sont aujourd’hui considérées avec une acuité particulière. C'est pourquoi Payhawk s'est associé à Lune pour lancer Payhawk Green, une plateforme conçue pour aider les entreprises à prendre des décisions plus durables en matière de dépenses.

Cette application leur permet de quantifier automatiquement les émissions carbone relatives aux achats effectués avec des cartes Payhawk, ce qui pose une base essentielle pour la mise en place de bonnes pratiques ESG dans l’entreprise.

La plateforme peut également être personnalisée pour collecter et gérer facilement les données ESG des fournisseurs, renforçant ainsi la transparence de la chaîne d'approvisionnement.

Enfin, les entreprises peuvent utiliser les fonctionnalités de l’application pour les aider à gérer leurs émissions de Scope 3, un des trois niveaux d'émissions de gaz établis par le GHG Protocol qui correspond à l'ensemble des émissions indirectes, ayant lieu en amont ou en aval dans la chaîne de valeur de l'entreprise. Elles peuvent également assurer leur conformité réglementaire, notamment à l’échelle européenne.

5. Des paiements internationaux plus rapides

Effectuer des paiements transfrontaliers peut s’avérer un processus coûteux, complexe et lent. Dans certains cas, les entreprises doivent attendre des heures, voire des jours, pour qu'une transaction soit approuvée.

Payhawk permet de remédier à cette situation grâce à SEPA Instant, un réseau paneuropéen de virements bancaires instantanés en euros. Plus de 99 % des transactions sont effectuées en moins de cinq secondes, une rapidité qui permet d’élargir le choix des fournisseurs et d’assurer une croissance internationale rapide.

Payhawk est connecté à plus de 3 000 banques dans l’ensemble de l’Union européenne, et offre une large gamme de méthodes de paiement. Cela permet aux entreprises d’alléger une grande partie de leur charge administrative lorsqu'elles doivent établir et gérer de nouveaux comptes bancaires, ou des systèmes comptables dans une nouvelle zone géographique. Autre avantage : la possibilité d’harmoniser les flux de travail et les processus financiers dans différentes régions du monde.

"Une fois le système mis en place, il est très facile d'y ajouter des zones géographiques et des entreprises", explique ainsi Konstantin Dzhengozov. "Cela permet aux entreprises d’avoir une véritable vue d'ensemble”.

Le mot de la fin

Votre équipe Finance dispose-t-elle d'une solution pour suivre les émissions CO2 des dépenses, tout en bénéficiant de paiements internationaux avantageux et d'un rapprochement comptable en temps réel ?

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