Vier manieren waarop datastromen je financiële team transformeren

Noot van de redactie: Dit artikel is een afgeleide van het Raconteur data-driven finance insights rapport

Nauwkeurigheid en transparantie zijn belangrijke componenten van de financiële functie. Correcte, volledige en actuele gegevens zijn daarom een essentieel onderdeel van de toolkit van elke CFO. Desondanks vertrouwen veel organisaties nog steeds op losgekoppelde systemen en processen om hun uitgaven te beheren.

Met een uitgavenplatform dat financiële gegevens uit de hele onderneming consolideert, kunnen financiële teams gemakkelijk de maand afsluiten en beter geïnformeerde beslissingen nemen. In feite kan een naadloze stroom van financiële gegevens voordelen opleveren op verschillende gebieden van het bedrijf. Hieronder delen we vier.

1. Een bedrijfsbreed overzicht van uitgaven

Wanneer vergoedingen, reconciliaties en facturen handmatig worden verwerkt, is het onvermijdelijk dat er fouten optreden. Handmatige processen zijn moeilijk op te schalen naar verschillende entiteiten of regio's, waardoor de situatie verder vertroebelt. Bovendien maakt het trage proces van het handmatig verzamelen van financiële gegevens het voor bedrijven onmogelijk om al hun uitgaven in realtime te volgen.

Als financiële gegevens vastzitten in verschillende delen van het bedrijf, kan dit problemen veroorzaken op het gebied van auditing, naleving van regelgeving en de handhaving van het uitgavenbeleid. Dit vergroot het risico op fraude en maakt het moeilijker om te kwantificeren hoe de uitgaven van het bedrijf zich verhouden tot de ESG-doelstellingen.

"Je hebt verschillende sources of truth, in plaats van dat alles gecentraliseerd is," zegt Konstantin Dzhengozov, co-founder en CFO van Payhawk, het alles-in-één uitgavenbeheerplatform voor internationale zakelijke betalingen, uitgaven en kaarten in meerdere valuta.

Aan de andere kant maakt een volledig gekoppeld beeld van hoe het hele bedrijf financieel functioneert rapportage eenvoudiger en maakt het nauwkeuriger financiële prognoses en budgettering mogelijk.
"Je hebt één systeem dat al het zware werk voor je doet", legt Dzhengozov uit. "Elke uitgave wordt op de juiste manier gecategoriseerd en direct naar je boekhoudsysteem geduwd."

2. Realtime reconciliatie

Veel financiële managers besteden nog steeds veel van hun tijd aan het uitvoeren van taken met weinig toegevoegde waarde, zoals bonnen nazoeken en transacties handmatig vergelijken. "Dit weerhoudt hen ervan om het bedrijf echt te begrijpen en alle functies te helpen om de beperkte middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten," zegt Dzhengozov.

MDM Props, een in Londen gevestigd bedrijf dat kunst en evenementen produceert, is een gebruiker van Payhawk. Vroeger beheerde het bedrijf de financiën handmatig, waarbij papieren bonnetjes werden verzameld. Als ze deze niet kon vinden, konden ze de btw op die transacties niet terugvorderen.

"We geven veel uit aan materialen voor evenementen en krijgen soms btw-facturen van rond de £240,000 voor slechts één kwartaal, dus het mislopen van de btw teruggave was enorm," herinnert Uchenna, financieel manager bij het bedrijf, zich.

Payhawk stelt bedrijven in staat om automatisch kaartuitgaven en bonnetjes uit de hele organisatie te consolideren en boekhoudkundige gegevens af te stemmen met bankgegevens.

"Onze kaarthouders kunnen nu een foto maken van de kassabon, deze uploaden naar de app en binnen enkele seconden een uitgavencategorie selecteren," zegt Uchenna. "Dit kost hen geen moeite en het kan het bedrijf duizenden ponden besparen."

Payhawks factuurreconciliatie haalt automatisch de relevante gegevens van een factuur en zorgt ervoor dat alle uitgaven correct worden toegewezen.

Dzhengozov legt uit: "Je kunt verschillende workflows aanmaken - inclusief wie het moet bekijken en wie het moet goedkeuren - en alle gegevens van de geüploade factuur of onkostendocument ophalen, inclusief bankgegevens, betalingsvoorwaarden en wanneer de betaling moet worden gedaan."

Dit alles maakt het voor het financiële team veel sneller en minder stressvol om de maand af te sluiten, wat betekent dat ze minder tijd hoeven te besteden aan het najagen van bonnetjes en meer tijd kunnen besteden aan het analyseren van gegevens voor strategische inzichten.

3. Bruikbare financiële gegevens voor budgetbeheer

Software die automatisch gedetailleerde en nauwkeurige rapporten over financiële activiteiten kan genereren, kan de C-suite helpen om beter geïnformeerde budgettaire beslissingen te nemen. Volgens Dzhengozov is het zelfs van vitaal belang dat financiële rapporten tijdig bruikbare informatie bevatten.

Software-as-a-service abonnementen is bijvoorbeeld een grote uitgavenpost geworden die goed in de gaten moet worden gehouden.

"Je moet ze allemaal op één plek kunnen zien, zodat je kunt zien hoeveel je uitgeeft aan verschillende abonnementen en wat er volgende maand gaat gebeuren, inclusief welke abonnementen vernieuwd moeten worden", legt hij uit.

Deze gekoppelde weergave van crediteuren is ook van vitaal belang voor het effectief beheren van financiële verplichtingen, zegt Dzhengozov, die eraan toevoegt: "Met een oplossing als Payhawk kun je gemakkelijk je uitgaande en inkomende kasstromen zien en voorspellen."

4. Effectief ESG-toezicht

Milieu, maatschappij en ondernemingsbestuur (ESG) worden snel een essentieel onderdeel van zakendoen. Payhawk ziet dit in en is vorig jaar een samenwerking aangegaan met Lune om Payhawk Green te lanceren, een platform dat is ontworpen om bedrijven te helpen duurzamere uitgavenbeslissingen te nemen.

Met de app kunnen ze automatisch de kooldioxide-uitstoot kwantificeren die gepaard gaat met aankopen op Payhawk-kaarten. Dit, zoals Dzhengozov opmerkt, "is cruciaal als je goede ESG-praktijken in je bedrijf wilt invoeren".

Het platform kan ook worden aangepast om op eenvoudige wijze ESG-gegevens voor leveranciers te verzamelen en te beheren, waardoor de transparantie van de toeleveringsketen wordt verbeterd.

Bedrijven kunnen deze functies gebruiken om hun scope-3 emissies te beheren en te zorgen voor naleving van regelgeving zoals gestroomlijnde energie- en koolstofrapportage, zoals geïmplementeerd door de Companies (Directors' Report) and Limited Liability Partnerships (Energy and Carbon Report) Regulations 2018.

Jouw financiële team ontzorgd met Payhawk

Is jouw financiële team klaar voor uitdagingen zoals CO2-uitgavenrapportage, snelle internationale betalingen en realtime reconciliatie? Plan een demo en ontdek hoe Payhawk zorgt voor volledige financiële controle en overzicht.