ESG-regelgeving en uitgavenbeheer: Het belang van transparantie en rapportage

De verwachting is dat ook het midden- en kleinbedrijf op relatief korte termijn met rapporteringsverplichtingen omtrent ESG van doen krijgt. Goed beheer van bedrijfsuitgaven door werknemers ligt aan de basis van transparantie van rapportage. Het biedt een bedrijf de mogelijkheid om duurzaam te zijn en daar snel en efficiënt over te rapporteren. Bij Payhawk leggen we je graag uit hoe je dat kunt realiseren.

Wat is ESG?

ESG is de afkorting voor Environment (milieu), Social (mens en maatschappij) en Governance (behoorlijk en integer bestuur). In het kader van ESG-doelen streven bedrijven ernaar:

• dat hun bedrijfsactiviteiten een zo beperkt mogelijke negatieve invloed hebben op het milieu;
• dat hun bedrijfsvoering rekening houdt met sociale en maatschappelijke aspecten en niemand uitsluit;
• dat zij waarborgen dat er sprake is van ethisch en goed bestuur.

Voorbeelden van milieu impact zijn bijvoorbeeld lucht- en watervervuiling, CO2-uitstoot (de CO2 voetafdruk) en de wijze waarop met afval wordt omgegaan. Ook de mate waarin een bedrijf verantwoordelijk is voor de uitstoot van broeikasgassen als resultaat van al zijn bedrijfsprocessen is hierin relevant.

Sociale en maatschappelijke aspecten hebben te maken met de wijze waarop het bedrijf met mensen omgaat. Is iedereen gelijk en is er sprake van gelijke kansen? Hoe gaat de onderneming om met privacyaspecten en gegevensbescherming? Werken mensen veilig en in hoeverre zijn mensenrechten ergens in de bedrijfsketen in het geding? Ook klanttevredenheid en beperking van de afhankelijkheid van klanten van de onderneming spelen hierin een rol.

Ten aanzien van het aspect governance gaat het om de mate waarin bijvoorbeeld omkoping en corruptie in de bedrijfsvoering worden voorkomen. Is er sprake van diversiteit in de dagelijkse raad van bestuur? En vindt de beloning van leidinggevenden op een eerlijke wijze plaats, conform daadwerkelijk geleverde prestaties?

ESG-rapportage

Omdat ESG een steeds belangrijkere rol gaat spellen in de maatschappij, en er bijbehorende wet- en regelgeving aankomt, is het belangrijk dat er ook gerapporteerd en gecommuniceerd wordt door bedrijven over deze waarden. ESG-rapportage biedt een holistische kijk op de prestaties van een organisatie op het gebied van milieu, sociale betrokkenheid en goed bestuur, waarbij het niet alleen draait om financiële resultaten, maar ook om de impact op mens en planeet.

De volgende onderdelen komen o.a. voor in een ESG-rapport:

• Environmental (Milieu): informatie over de koolstofvoetafdruk, hulpbronnen-gebruik en milieubeheer
• Social: informatie over diversiteit en inclusie, arbeidsomstandigheden en gemeenschapsbetrokkenheid
• Governance (integer bestuur): informatie over de bestuursstructuur, ethiek en integriteit en transparantie

Een grondig ESG-rapport gaat verder dan het opsommen van deze factoren en biedt context en diepgang bij elke categorie. Het bevat meetbare gegevens, vergelijkingen met benchmarks en een strategie voor continue verbetering. In ons Ebook lees je welke prioriteiten je financiële teams kunnen stellen op het gebied van ESG-rapportage.

Wat is CSRD?

De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is een richtlijn. Deze geeft uitleg over de regels voor het openbaar maken van informatie omtrent ESG. Het biedt standaarden voor ESG-rapportage ten aanzien van de onderwerpen mens, milieu en bestuur. De richtlijn is vooral bedoeld om te zorgen voor meer transparante rapportage en een betere kwaliteit van de verstrekte gegevens. Ook het stimuleren van vergelijkbaarheid van informatie omtrent duurzaamheid in brede zin wordt door CSRD bevorderd.

Het doel van de richtlijn is onder andere om investeerders de mogelijkheid te bieden zich te kunnen richten op het doen van duurzame en sociale investeringen. Door het gebrek aan overzicht, transparantie en vergelijkbaarheid is dat momenteel nog lastig. Door kwalitatief hoogwaardige en vergelijkbare duurzaamheidsinformatie openbaar te maken, zal een duurzamer investeringsbeleid ontstaan. Dat beweegt bedrijven zelf vervolgens om zich op deze vlakken steeds verder te verbeteren. Wie dat niet doet valt op den duur af.

Waarom is ESG belangrijk?

ESG staat voor de drie centrale factoren in het meten van de duurzaamheid van een onderneming. Het speelt vooralsnog vooral een rol ten aanzien van beleggen. Op basis van CSRD ontstaat nu vanaf 2024 een manier om de meetbaarheid te verbeteren. Op die manier kunnen beleggers betere duurzaamheidskeuzen maken.

Het effect van een goede ESG-score gaat voor bedrijven echter verder dan alleen het succesvol aantrekken van beleggingskapitaal. Ook overheden, klanten en vanzelfsprekend personeelsleden worden zich meer bewust van de duurzaamheidsprestaties. Een ESG-verantwoorde bedrijfsvoering geeft daarmee dus ook toegang tot bepaalde markten, kwalitatief betere en duurzaamheid bewuste medewerkers. En het ondersteunt lobby’s bij de overheid.

Zoals een credit-rating de kredietwaardigheid van een bedrijf meet, zo meet een ESG-score in hoeverre een bedrijf in staat is om aan zijn ESG-verantwoordelijkheden te voldoen en welke risico’s daarbij spelen. ESG is daarmee van levensbelang voor de lange termijn van steeds meer organisaties. Ook daar waar geen verplichtingen vanuit CSRD van toepassing zijn, spannen toch steeds meer managers zich in om ESG op transparante wijze te kunnen meten. Op die manier ontstaat immers stuurinformatie die gebruikt kan worden om de bedrijfsvoering zelf op het gebied van duurzaamheid te verbeteren.

Wat staat er in een ESG-rapportage?

Een ESG-rapportage conform de richtlijnen van CSRD, bevat zowel kwalitatieve als kwantitatieve data in het kader van de genoemde 3 thema’s. Het geeft zowel getallen als voorgenomen plannen weer.

• Milieu: Welke CO2 uitstoot een bedrijf realiseert; Wat hierin de doelstellingen voor de komende perioden zijn en hoe de onderneming klimaatverandering bestrijdt en zijn uitstoot verlaagt.
• Sociaal maatschappelijk: In welke mate medewerkers van het bedrijf tevreden zijn over hun werkomgeving; Hoe de onderneming de veiligheid in die omgeving probeert te handhaven en verbeteren; Welke maatregelen het neemt op het gebied van genderinclusiviteit. Het bedrijf is daarbij ook verantwoordelijk voor wat er verderop in de bedrijfsketen gebeurt, bijvoorbeeld onder toezicht van leveranciers. Uitbuiting is bijvoorbeeld uit den boze.
• Governance: Hoe zijn de interne controles van een bedrijf  vormgegeven? Hoe ziet de procedure eruit waarmee bestuursvergoedingen worden bepaald? Is er een klokkenluidersregeling en hoe wordt die vormgegeven?

Het belang van een transparante, actuele ESG-rapportage

CSRD is zo vormgegeven dat optimale transparantie ontstaat omtrent ESG-prestaties. Hierdoor worden de verschillende factoren tussen bedrijven veel beter vergelijkbaar. Ondernemingen zijn bovendien niet langer in staat om minder goede prestaties te verhullen.

Daarnaast is actualiteit van groot belang. Belanghebbenden willen kunnen beschikken over de meest actuele informatie t.a.v. ESG, ook gedurende het boekjaar en niet pas lang nadat dit al is afgelopen. Om bovendien als intern manager te kunnen sturen op ESG-data, is het van belang dat informatie per tijdseenheid, bij voorkeur op maandniveau, beschikbaar is. Op die manier kunnen trends snel waargenomen worden en kan hierop direct worden geanticipeerd met aanpassingen in het duurzaamheidsbeleid.

Wat betekent ESG voor bedrijven?

Sommige bedrijven moeten per 1 juni 2024 verplicht rapporteren in het kader van ESG. Andere organisaties zijn ambitieuzer, hoeven dat wellicht nog niet, maar willen het zelf of worden ernaar gevraagd door hun stakeholders. Het blijft een feit dat van al deze bedrijven een extra inspanning wordt gevergd om informatie die eerder niet beschikbaar was, nu voortdurend boven tafel te krijgen. Meestal is het de afdeling finance die daar primair verantwoordelijk voor wordt gemaakt.

Voorheen lag bij finance de focus vooral op juiste financiële verslaglegging en was men vooral gefocust op winstmaximalisatie. In de toekomst dient voor iedere activiteit en investering bepaald te worden wat de impact ervan is op de drie ESG-pijlers én op het bedrijfsresultaat tegelijkertijd. Men zal hierbij op zoek moeten naar de juiste balans. Dat is een behoorlijke uitdaging, vooral als de onderneming toch al hard aan het groeien is.

Verder is gebleken dat veel bedrijven in Nederland vooral vertrouwen op een commissie of ESG-manager als het aankomt op ESG-rapportage en dat er niet veel gebruik wordt gemaakt van technologie. Enkelen beweren zelfs dat ze helemaal geen middelen hebben om de benodigde gegevens te rapporteren. Dat veel bedrijven nog zoekende zijn hierin, is dus duidelijk.

Uitgavenbeheer in relatie tot ESG

Bedrijfsuitgaven door werknemers vormen een van de belangrijkste gegevensbronnen met betrekking tot ESG-rapportage. De financiële transacties die werknemers verrichten uit naam van het bedrijf, geven veel informatie over de houding t.a.v. duurzaamheid van de onderneming op de werkvloer.

Kopen zij hun goederen in bij leveranciers die ook goed scoren op de duurzaamheidsladder? Maken zij duurzame aankoopbeslissingen? Zijn zij in de gelegenheid om hun kennis en vaardigheden te ontwikkelen door zelf externe cursussen te boeken en te volgen? Maken zij onnodig veel vlieguren of reizen zij met energie neutraal vervoer? Al dit soort vragen kunnen op basis van het monitoren van bedrijfsuitgaven in relatie tot ESG worden beantwoord.

Daarbij speelt wel een probleem, want voor veel bedrijven is het beheersen van de bedrijfsuitgaven door werknemers per definitie al een lastige opgave. Wie, wat, waaraan uitgeeft is vaak niet goed inzichtelijk te krijgen, zeker niet met het oog op iedere maandafsluiting. Zo wordt sturen op ESG voor dergelijke bedrijven wel heel moeilijk.

Hoe Payhawk bijdraagt aan ESG-rapportering

Payhawk biedt een oplossing in de vorm van software voor uitgavenbeheer die hier verandering in brengt. De snelle uitgifte van persoonlijke betaalkaarten, foutloze geautomatiseerde declaratiemodellen, maar ook automatische analyse en toerekening van kosten aan grootboekrekeningen, zorgen ervoor dat het beheer van bedrijfsuitgaven enorm goed wordt ondersteund.

Het Payhawksysteem kan bijvoorbeeld ESG-gerelateerde bedrijfsuitgaven consolideren en op die manier een perfect beeld geven van de ESG prestaties op ieder willekeurig moment. En dat zonder dat daarvoor veel handmatige administratie hoeft te worden verricht.
De vergaande vormen van automatisering die Payhawk biedt, dragen bij aan enorme tijdsbesparing en reductie van de foutkans in administratie. Dat is pas transparantie van rapportage van informatie. En de gegevens zijn direct beschikbaar bij afsluiting van iedere denkbare tijdperiode. Daarmee komt effectieve ESG-gerelateerde stuurinformatie over ESG prestaties voor het management beschikbaar. In het beoordelen daarvan worden managers bovendien bijgestaan door de intelligente analysesoftware voor uitgavenbeheer van Payhawk. Die software herkent patronen in bedrijfsuitgaven namelijk gemakkelijk. Daardoor kunnen ESG-gerelateerde maatregelen veel sneller van de grond komen.

En vanzelfsprekend: ook stakeholders kunnen voortaan snel en tussentijds van ESG-rapportage worden voorzien. Dat vergroot de toegankelijkheid tot investeringskapitaal voor de onderneming aanzienlijk.

Een voorbeeld: het mobiliteitsbeleid volledig in de hand

Eerder al berichtten wij over de noodzaak voor Nederlandse bedrijven met meer dan 100 medewerkers om te voldoen aan rapportage eisen in het kader van het mobiliteitsbeleid van de overheid. De slimme software voor uitgavenbeheer van Payhawk maakt het daarbij mogelijk om reisinformatie, van kilometers tot kosten, continu en automatisch te registreren. Op basis van die informatie is het een peulenschil om het totale transport van mensen en goederen te verduurzamen. Zo kan men als bedrijf de CO2 voetafdruk aanzienlijk verlagen. En dat zonder extra administratieve last!

Nog een voorbeeld: Governance verbeteren met één druk op de knop

Corporate governance gaat over de juridische en organisatorische structuur van de organisatie, het organogram en de rolverdeling tussen de raad van bestuur, de raad van commissarissen en de aandeelhouders. Maar het gaat ook over de wijze waarop interne functies samenwerken, over interne controle en processen, risicomanagement, compliance en interne audit. En natuurlijk over fraudebestrijding en dus ook over hoe bestuurders en managers de werkvloer aansturen en toezicht houden.

En daarin speelt het systeem van bedrijfsuitgaven van Payhawk wederom een belangrijke rol. Want ons uitgavenbeheersysteem bevat de mogelijkheid om workflows snel en effectief te genereren. Wie tot op welk niveau welk soort bedrijfsuitgaven mag doen en aan welke criteria die moeten voldoen om ESG-proof te zijn, dat kan razendsnel in het systeem worden vastgelegd. Met Payhawk wordt ESG-proof betaalbeleid met andere woorden direct vastgelegd. Zo wordt het automatisch ‘afgedwongen’ op de manier zoals het management dat wil en die in lijn is met ESG. Dat is pas transparantie en controle t.a.v. governance.

Conclusie

Met de introductie van CSRD worden bedrijven gedwongen om voortdurend te gaan ondernemen met ESG en duurzaam handelen in het achterhoofd. Dat maakt het niet gemakkelijker, maar voor wie het goed doet biedt het ook kansen om zich te onderscheiden. Het systeem voor uitgavenbeheer van Payhawk vervult een belangrijke functie t.a.v. dataverzameling en rapportering van ESG-gerelateerde informatie. Het geeft niet alleen meer grip op de prestaties omtrent winstgevendheid, maar ook op het gebied van duurzaamheid en de ESG-prestaties van de onderneming.

Wil je weten hoe dit in de praktijk werkt? Vraag vrijblijvend een demo aan. Of lees over de ervaringen van onze klanten met ons uitgavenbeheersysteem!