Fünf effektive Wege, um Ihr Finanzteam mit reibungslosen Datenflüssen zu stärken

Redaktioneller Hinweis: Dieser Artikel basiert auf den Raconteur Data-Driven Finance Insights

Genauigkeit und Transparenz sind zentrale Bestandteile der Finanzfunktion. Daten, die korrekt, vollständig und aktuell sind, gehören daher zur unverzichtbaren Toolbox eines CFO. Dennoch arbeiten viele Unternehmen weiterhin mit voneinander getrennten Systemen und Prozessen, um ihre Ausgaben zu verwalten.

Mit einer Ausgabenplattform, die Finanzdaten aus dem gesamten Unternehmen konsolidiert, können Finanzteams problemlos den Monatsabschluss durchführen und fundiertere Entscheidungen treffen. Ein nahtloser Fluss von Finanzdaten bietet dabei Vorteile in vielen Unternehmensbereichen – hier sind fünf davon.

1. Überblick über Ausgaben im gesamten Unternehmen

Wenn Spesenabrechnungen, Bankabgleiche und Rechnungen manuell bearbeitet werden, passieren zwangsläufig Fehler. Manuelle Prozesse lassen sich nur schwer über verschiedene Einheiten oder Regionen hinweg skalieren, was die Transparenz zusätzlich einschränkt. Zudem verhindert die zeitaufwändige manuelle Zusammenstellung von Finanzdaten, dass Unternehmen ihre Ausgaben in Echtzeit verfolgen können.

Wenn Finanzdaten in unterschiedlichen Unternehmensbereichen verstreut sind, entstehen Probleme bei Audits, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Umsetzung von Ausgabenrichtlinien. Dies erhöht das Betrugsrisiko und erschwert die Bewertung, wie die Ausgaben des Unternehmens mit den ESG-Zielen zusammenhängen.

„Man hat verschiedene Wahrheiten anstelle einer zentralen Übersicht“, erklärt Konstantin Dzhengozov, Mitgründer und CFO von Payhawk, einer All-in-One-Plattform für globale Geschäftszahlungen, Spesen und Multiwährungskarten.

Eine vollständig vernetzte Sicht auf die finanziellen Abläufe des gesamten Unternehmens erleichtert dagegen das Reporting und ermöglicht präzisere Finanzprognosen und Budgetplanungen.

„Sie nutzen ein System, das die gesamte Arbeit für Sie übernimmt“, so Dzhengozov. „Jede Ausgabe wird korrekt kategorisiert und direkt in Ihr Buchhaltungssystem übertragen.“

2. Echtzeit-Abstimmung

Viele Finanzverantwortliche verbringen nach wie vor viel Zeit mit Aufgaben geringen Mehrwerts, wie dem Nachverfolgen von Belegen oder dem manuellen Abgleichen von Transaktionen. „Das verhindert, dass sie das Geschäft wirklich verstehen und allen Bereichen helfen können, begrenzte Ressourcen effizient einzusetzen“, erklärt Dzhengozov.

MDM Props, ein Londoner Unternehmen für Kunst- und Eventproduktionen, nutzt Payhawk. Früher wurden die Finanzen manuell verwaltet, was das Sammeln von Papierbelegen erforderte. Wurden diese Belege nicht gefunden, konnte die Mehrwertsteuer auf die entsprechenden Transaktionen nicht zurückgefordert werden.

„Wir geben viel für Material bei Events aus und können allein in einem Quartal MwSt.-Rechnungen von rund 240.000 £ haben. Wenn wir die Rückerstattungen verpassen, ist das ein erheblicher Verlust“, erinnert sich Uchenna, Finanzmanagerin des Unternehmens.

Payhawk ermöglicht es, Kartenausgaben und Belegerfassung automatisch zu konsolidieren und Buchhaltungsdaten mit Bankinformationen abzugleichen.

„Unsere Karteninhaber können nun den Beleg fotografieren, in die App hochladen und in Sekunden eine Ausgabenkategorie auswählen“, sagt Uchenna. „Das ist mühelos und spart dem Unternehmen Tausende Pfund.“

Die Rechnungsabstimmungssoftware von Payhawk extrahiert automatisch alle relevanten Daten aus Rechnungen und stellt sicher, dass jede Ausgabe korrekt zugeordnet wird.

Dzhengozov erklärt: „Sie können verschiedene Workflows festlegen – wer die Rechnung sehen und wer sie genehmigen muss – und alle Daten aus hochgeladenen Belegen extrahieren, einschließlich Bankdaten, Zahlungsbedingungen und Fälligkeitsterminen.“

So wird der Monatsabschluss für das Finanzteam deutlich schneller und stressfreier. Weniger Zeit wird mit der Belegverfolgung verbracht, während mehr Kapazität für die Analyse strategischer Daten bleibt.

3. Nutzbare Finanzdaten für das Budgetmanagement

Software, die automatisch detaillierte und präzise Berichte über Finanzaktivitäten erstellt, unterstützt das Management dabei, fundierte Budgetentscheidungen zu treffen. Dzhengozov betont, dass Finanzberichte zeitnahe und umsetzbare Informationen liefern müssen.

Software-as-a-Service-Abonnements sind ein wachsender Kostenbereich, der genau überwacht werden sollte.

„Alle Abonnements müssen an einem Ort sichtbar sein, damit Sie erkennen, wie viel Sie für welche Services ausgeben und was im nächsten Monat ansteht – inklusive bevorstehender Verlängerungen“, erklärt er.

Diese vernetzte Sicht auf Accounts-Payable-Daten ist entscheidend, um finanzielle Verpflichtungen effizient zu steuern. Dzhengozov ergänzt: „Mit einer Lösung wie Payhawk lassen sich Zahlungsflüsse leicht einsehen und zuverlässig prognostizieren.“

4. Effektive ESG-Überwachung

Umwelt-, Sozial- und Unternehmensführung (ESG) wird zunehmend zu einem zentralen Bestandteil erfolgreicher Unternehmensführung. Payhawk hat in Zusammenarbeit mit Lune Payhawk Green entwickelt – eine Plattform, die Unternehmen hilft, nachhaltigere Ausgabenentscheidungen zu treffen.

Die App quantifiziert automatisch die CO₂-Emissionen, die mit Einkäufen über Payhawk-Firmenkarten verbunden sind. „Das ist entscheidend, wenn Sie ESG-Praktiken im Unternehmen etablieren wollen“, betont Dzhengozov.

Die Plattform lässt sich zudem individuell anpassen, um ESG-Daten von Lieferanten effizient zu erfassen und zu verwalten, wodurch die Transparenz in der Lieferkette erhöht wird.

Unternehmen können diese Funktionen nutzen, um ihre Scope-3-Emissionen zu überwachen und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie dem Energy and Carbon Reporting sicherzustellen, das durch die Companies (Directors’ Report) und Limited Liability Partnerships (Energy and Carbon Report) Regulations 2018 geregelt ist.

5. Schnellere internationale Zahlungen

Grenzüberschreitende Zahlungen sind oft teuer, komplex und zeitaufwendig. In manchen Fällen müssen Unternehmen Stunden oder sogar Tage auf die Genehmigung einer Transaktion warten.

Payhawk löst dieses Problem durch SEPA Instant, ein europaweites Netzwerk für sofortige Euro-Überweisungen. Mehr als 99 % der Transaktionen werden in weniger als fünf Sekunden abgeschlossen – Geschwindigkeit, die nötig ist, um die Lieferantenauswahl zu erweitern und internationales Wachstum zu fördern.

Die Verbindung zu über 3.000 Banken in der EU sowie die Nutzung verschiedener Zahlungsmethoden reduziert den Verwaltungsaufwand bei der Einrichtung und Verwaltung neuer Konten erheblich. Dies erleichtert auch den Wechsel von Kartenanbietern und Buchhaltungssystemen bei Expansionen in neue Märkte. Zudem können Finanz-Workflows und -Prozesse über unterschiedliche Regionen oder Einheiten hinweg repliziert werden.

„Sobald das System eingerichtet ist, lassen sich neue Einheiten und Unternehmen problemlos hinzufügen“, erklärt Dzhengozov. „So erhalten Sie wirklich eine globale Übersicht.“

Hinweis von uns

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