Waarom Exact Online de beste ERP is voor schalende bedrijven

Entreprise Resource Planning (ERP)

De term ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Dit is een softwarepakket dat informatie van verschillende bedrijfsprocessen en middelen samenbrengt en de processen automatiseert. Met de term ‘resource’ worden bedrijfsmiddelen bedoeld, zoals bijvoorbeeld voorraad, kapitaal en personeel. Dankzij het softwarepakket zorgt de ERP voor actuele informatie op één centrale plek binnen het bedrijf.

ERP voor uitgavenbeheer

Groeiende bedrijven kiezen vaak voor een switch naar een ERP systeem omdat zo een systeem vele mate uitgebreider is dan standaard boekhoudsoftware. Zeker op het gebied van uitgavenbeheer (expense management) is een goede ERP onmisbaar. Het implementeren van slimme software voor uitgavenbeheer kan veel automatiseren binnen het bedrijf. Dit levert zowel een flinke kosten- als tijdsbesparing op.

Dankzij een geautomatiseerd en efficiënt uitgavenbeheer kan je bedrijf de bedrijfsuitgaven onder controle houden, de noodzakelijke wijzigingen doorvoeren en weloverwogen beslissingen nemen. Je wilt kiezen voor een ERP die het beste past bij jouw bedrijf. Met de juiste technische oplossing kan je bedrijf veel van het uitgavenbeheer automatiseren en zorgen dat het realtime inzicht bruikbaar en gemakkelijk te begrijpen is.

Wat zijn de belangrijkste componenten van een ERP?

Het begrijpen van de belangrijkste componenten van een ERP-systeem is van belang voor bedrijven die streven naar efficiëntie, optimalisatie van workflows en een verbetering van de prestaties. We noemen hieronder enkele op:

• Financieel management: Dit component omvat functies zoals boekhouding, budgettering, financiële rapportage en crediteuren- en debiteurenbeheer. Het stelt bedrijven in staat om financiële gegevens centraal te beheren en biedt een holistisch overzicht van de financiële gezondheid van de organisatie.
• Supply Chain Management: Dit heeft betrekking op inkoop, voorraadbeheer, productieplanning en distributie. Hiermee kunnen bedrijven hun toeleveringsketen optimaliseren, voorraadniveaus beheren en de efficiëntie van productieprocessen verbeteren.
• Human Resource Management: Dit onderdeel omvat functies zoals personeelsadministratie, salarisadministratie, werving en prestatiebeheer. Het zorgt voor geïntegreerd beheer van HR-processen, waardoor organisaties effectief met hun personeelsbestand kunnen omgaan.
• Customer Relationship Management: Dit gedeelte focust zich op het beheer van klantrelaties, verkoop, marketing en klantenservice.

Exact Online

Exact Online is een ERP met uitgebreide mogelijkheden voor inzichtelijk uitgavenbeheer. Dit Nederlandse bedrijf richt zich voornamelijk op kleine en middelgrote bedrijven en is uitermate geschikt voor snelgroeiende bedrijven. Daarnaast worden er specifieke oplossingen aangeboden voor verschillende branches.

Exact Online voordelen

Snel aan de slag

Deze ERP is niet voor niets een van de meest populaire ERP’s en staat bekend om de snelheid, gebruiksvriendelijkheid en veiligheid. Daarnaast is Exact Online een schaalbare oplossing. Zodra het abonnement is afgesloten kun je binnen no time aan de slag. Exact Online werkt namelijk volledig in de cloud, dus je hoeft niets te installeren en je hebt overal toegang tot je gegevens. Exact Online biedt flexibele abonnementen en modules. Je betaalt dus alleen voor de functies die je nodig hebt en je kunt dit aanpassen wanneer je behoeften veranderen, door bijvoorbeeld snelle groei.

Rapportages en analyses

Een ander voordeel van Exact Online is de mogelijkheid tot geavanceerde rapportages en analyses. Dankzij de talloze functionaliteiten in de software (zoals financieel beheer, voorraadbeheer, projectmanagement en productiebeheer) kun je alle bedrijfsprocessen beheren in één geïntegreerd systeem. Zo heb je in één klap overzicht in je bedrijfsprestaties. Dankzij dit financiële inzicht kun je strategische beslissingen nemen op basis van betrouwbare gegevens. Zo kun je de juiste beslissingen nemen om de groei te bevorderen en de financiële gezondheid van het bedrijf te waarborgen.

Wet- en regelgeving

Ook kijkt het management van Exact Online erg goed naar de laatste regels en wetgeving en past de software continu aan om continu aan alle regels te voldoen.. Daarnaast biedt Exact Online ondersteuning voor internationale activiteiten. Zo is het mogelijk meerdere valuta te gebruiken in de software, meertaligheid toe te passen en wordt er gelet op lokale wet- en regelgeving per gebied. Dit maakt Exact Online geschikt voor bedrijven die internationaal (gaan) opereren of uit gaan breiden naar nieuwe markten. Dit is bij de meeste scale-ups het geval.

De voordelen van Exact Online voor een effectief ERP-systeem

Exact Online, als onderdeel van het ERP-ecosysteem, biedt specifieke voordelen die bijdragen aan een goed functionerend systeem. Denk hierbij aan:

• Real-time inzicht
• Efficiënt financieel beheer
• Geïntegreerde projectadministratie
• Schaalbaarheid en flexibiliteit

Exact Online Integratie

De directe integratie tussen Payhawk en Exact Online zorgt voor een moeiteloze reconciliatie tussen onze uitgavenbeheer software en jouw Exact Online boekhouding.

Je importeert automatisch je account overzicht, projecten, BTW-codes en meer van Exact Online naar Payhawk. Vervolgens exporteert Payhawk uitgaven, transacties en bijbehorende documenten naar Exact Online. Ook de betalingen worden ook automatisch afgestemd zodat je gedurende de maand je uitgaven kunt controleren en niet hoeft te wachten tot het einde van de maand.

Gegevens over uitgaven worden in Payhawk gekoppeld aan de velden in Exact Online, zodat je gebruik kunt maken van alle functionaliteiten in jouw boekhoudsysteem, inclusief rapportages, zonder handmatige correcties. Dankzij de two-way integratie vinden er realtime data transfers plaats waardoor er geen handmatige input meer nodig is. Dankzij de Optical Character Recognition-technologie (OCR) behoort handmatig werk tot het verleden en kan je je focussen op groei.

Dit ervaarde David Sandler, Senior Business Controller bij Mercell, ook: "Door de integratie met Exact Online is er minder handmatige invoer nodig, waardoor de kans op fouten afneemt. Het bespaart ons ook elke maand tijd doordat het maken van een journaalpost, en de factuur ondersteuning direct in Exact Online verschijnt, in plaats van dat we daarvoor terug moeten verwijzen naar Payhawk."

Ook Liz Slot, Head of Finance & Operations bij Nobel Recruitment is blij met de integratie tussen Exact Online en Payhawk: “Dankzij het slimme inlees systeem van Payhawk, kunnen mijn collega’s heel gemakkelijk zelf hun uitgaven verwerken en hoef ik nog maar op één knop te drukken, of soms zelfs op geen knop! Omdat alles automatisch doorstroomd naar Exact Online.”

De Exact Online integratie brengt dus vele voordelen met zich mee. In minder dan 20 minuten kun je aan de slag met Exact Online, waarbij alle essentiële informatie zoals de gehele boekhouding, BTW-codes, afdelingen en kostenplaatsen beschikbaar zijn in Payhawk.

Dat Exact Online zelf ook erg tevreden is met de integratiemogelijkheden met Payhawk blijkt uit het feit dat wij als partner worden genoemd in het Exact Online app center.

Slotopmerkingen

Dat Exact Online de beste ERP voor schalende bedrijven is, mede dankzij de gebruiksvriendelijkheid en efficiëntie, hebben wij je hopelijk duidelijk kunnen maken. In combinatie met de slimme software voor uitgavenbeheer van Payhawk heb je de perfecte oplossing voor het beste en snelste financieel inzicht in jouw bedrijf. Dit is onmisbaar voor ieder snelgroeiend bedrijf. De naadloze Exact Online integratie bespaart tijd dat jij en je financiële team kunt gaan besteden aan het verder laten groeien van het bedrijf.

Wil jij je bedrijfsuitgaven integreren met Exact Online? Boek dan gauw een demo bij ons.