Gestion des dépenses : l'autonomie de vos collaborateurs est la clé

À travers 32 pays, de nombreuses entreprises utilisent déjà notre plateforme de gestion des dépenses, et elle est notamment appréciée pour sa facilité d’utilisation. Grâce à notre solution, nos clients peuvent appliquer leurs propres politiques de dépenses, gagner en transparence sur leurs processus financiers et être toujours en conformité.

Pourquoi Payhawk remporte l’adhésion de ses utilisateurs

Les collaborateurs apprécient Payhawk car la plateforme est intuitive et simplifie la gestion des dépenses. Chez nos clients, la plateforme et l’application mobile sont rapidement adoptées par les collaborateurs : elle favorise la rapidité d’exécution grâce aux workflows d’approbation et permet d’éviter de faire des erreurs grâce à l’automatisation.

Tristan Poisson, Analyste comptable et financier chez PathoQuest, s’est occupé de l’implémentation de Payhawk. L’outil étant très ergonomique, cela ne lui a pris qu’un mois. Il raconte : “La plateforme est intuitive et ne requiert pas de formation particulière. Tout le monde était assez demandeur et tout le monde utilise l'outil aujourd'hui. Donc l’adoption s’est faite très rapidement.”

De même, Mathias Goetz, chef de projet chez ATU, apprécie la simplicité de nos fonctionnalités pour les utilisateurs et les avantages à plus long terme pour le service financier : "Nous n'avons plus à courir après les reçus. Depuis qu'ils utilisent Payhawk, nos collaborateurs prennent simplement une photo de leur reçu (grâce à la technologie OCR) et l'entre dans le système financier, et tout est automatisé".

Cette facilité d'utilisation est également soulignée par nos clients dans les commentaires laissés sur G2 !

Favoriser l’autonomie pour une meilleure gestion des dépenses

Chez Payhawk, nous sommes convaincus que la facilité d’utilisation de la plateforme est une nécessité pour optimiser les processus de gestion des dépenses.

En permettant à nos clients d’intégrer leurs politiques de dépenses directement dans la plateforme, nous nous assurons que les employés fassent bon usage de la plateforme et que cela s’inscrive dans le respect des règles de l’entreprise en matière de dépenses. C’est une manière proactive d’éviter les erreurs et les fraudes potentielles.

C’est d’ailleurs une fonctionnalité très appréciée par notre client Mercell :

Ma fonctionnalité préférée est la possibilité de créer des politiques de dépenses. Elle est très utile car elle permet aux employés d'exercer leurs fonctions sans avoir à demander la permission de dépenser l'argent qu'ils ont déjà budgétisé.

Cette approche proactive du contrôle des dépenses permet non seulement de rationaliser votre processus d'approbation, mais aussi d'intégrer la discipline budgétaire auprès de vos équipes, en favorisant l’autonomie.
L'intégration de contrôles de dépenses directement sur les cartes d'entreprise encourage les employés à respecter les contraintes budgétaires et réduit le nombre de dépenses non autorisées. Lorsque les employés disposent de directives claires et accessibles dans l'outil - sans avoir à chercher dans des dossiers cachés dans un Drive ou retrouver un PDF envoyé par email - ils sont plus susceptibles de se conformer à ces règles.

Brad, un analyse financier basé au Royaume-Uni, a partagé son ressenti sur Capterra :

Payhawk est le meilleur système de gestion des dépenses que j'aie jamais utilisé. Le produit est très facile à utiliser. Il n'y a rien de plus simple pour les employés que de télécharger leurs reçus. Et tous les reçus et paiements sont synchronisés automatiquement avec notre système financier, ce qui rend le processus totalement transparent.

Gagner en visibilité sur les dépenses

Toutes les dépenses étant acheminées via une plateforme unique, votre équipe financière et vos responsables de budget bénéficient d'une vision claire et en temps réel des frais engagés. Cette transparence est essentielle pour garder le contrôle des dépenses et rester aligné sur les objectifs financiers.

Si votre équipe traite toutes les transactions via notre solution, vous pouvez éviter les pièges du suivi manuel et assurer la conformité de vos dépenses d’entreprise.

George Kutnerian, PDG et cofondateur de Wellpointe Inc. témoigne :

Payhawk nous aide à libérer le service comptable de ce que je considère comme une activité « sans valeur ajoutée ». Nous avons par exemple donné la possibilité aux salariés qui effectuent des dépenses de catégoriser leurs propres transactions avec Payhawk. Notre plan comptable se trouve dans Payhawk, donc chaque salarié est en mesure de l'exploiter et de coder la transaction de manière appropriée. À terme, je souhaite que tous les salariés qui ont des dépenses puissent catégoriser leurs dépenses directement au moment de l'achat.

Comment encourager la discipline financière

Chez Payhawk, la facilité d'utilisation et l'intégration des politiques de nos solutions ne simplifient pas seulement la gestion des notes de frais, mais renforcent également l’autonomie des collaborateurs, le respect des politiques de dépenses et l'amélioration de la catégorisation des dépenses, ce qui permet de soutenir :

• les récupérations de TVA,
• les audits,
• les rapports des investisseurs,
• le suivi du retour sur investissement...

Mathias Goetz de chez ATU, en témoigne :

Au cours de la première année d'utilisation de Payhawk, le changement a permis à ATU de récupérer 2 millions d'euros de TVA qui auraient autrement été perdus en raison de reçus manquants et perdus.
Cet impact financier démontre bien la nécessité de disposer des bons outils pour gérer ses dépenses et ainsi optimiser les finances de l’entreprise.

En intégrant les politiques de dépenses dans l'outil et en veillant à ce que vous puissiez les suivre en temps réel, nous pouvons vous aider à promouvoir la discipline financière pour vos équipes : grâce à notre plateforme intuitive, les employés sont plus enclins à respecter les politiques de l'entreprise et à gérer leur budget de manière responsable lorsqu'ils disposent de directives claires et accessibles.

Sara, spécialiste des opérations P&C basée en Espagne, déclare sur Capterra :

Payhawk, c’est notre meilleur outil ! Il est très utile pour gérer tous nos achats mensuels, contrôler les dépenses, définir des limites, ajouter des fonds et gérer les paiements facilement. Vous pouvez également avoir les abonnements récurrents sur le même tableau de bord pour contrôler les dépenses mensuelles. Et vous pouvez payer les factures, rembourser les dépenses et émettre des cartes, le tout directement à partir de la plateforme.

Optez pour une gestion autonome des dépenses

Chez Payhawk, s'assurer de la bonne adoption de notre plateforme est essentiel. Notre outil favorise une utilisation généralisée et permet d’intégrer vos propres politiques de dépenses. Il rend la gestion des dépenses simple et transparente, et encourage l’autonomie et la discipline financière au sein de l'entreprise.

De cette façon, votre équipe financière bénéficie d'une visibilité claire sur les dépenses, pour mieux contrôler les budgets et éviter les dépenses non autorisées.

Vous souhaitez en savoir plus sur les différentes manières d’autonomiser vos collaborateurs dans leur gestion des dépenses ? Cliquez ici.