Waarom medewerkersacceptatie essentieel is voor beleid en een gezonde uitgavencultuur

Bedrijven in meer dan 32 landen transformeren hun uitgavenbeheer met behulp van ons intuïtieve en gebruiksvriendelijke platform. Bij Payhawk creëren en ondersteunen onze klanten robuuste uitgavenculturen, stimuleren ze een betere naleving van het beleid en bereiken ze meer transparantie in hun uitgaven om strategische besluitvorming te ondersteunen.

Waarom werknemers van Payhawk houden

Werknemers waarderen het gebruiksgemak van Payhawk. De gebruiksvriendelijke functies maken expenseren eenvoudiger dan ooit, wat de acceptatie door werknemers (en daarmee de naleving van het uitgavenbeleid) bevordert, evenals nauwkeurige goedkeuringen via goedkeuringsworkflows en volledige transparantie van uitgaven.

Louis Gossieau, Hoofd Buyer Marketing bij Mercell Nederland, zegt:

Payhawk toont je het budget dat je elke maand kunt uitgeven en hoeveel je tot nu toe hebt uitgegeven. Dat was vroeger absoluut niet het geval toen we allemaal dezelfde betaalkaart gebruikten!

Het realtime inzicht in de beschikbare budgetten helpt medewerkers om weloverwogen beslissingen te nemen en vermindert de behoefte aan voortdurende goedkeuringen. Ook Mathias Goetz, Senior Project Manager bij ATU, waardeert de eenvoud van onze functies voor gebruikers en de langetermijnvoordelen voor financiën:

We hoeven niet langer achter bonnetjes aan te jagen. Sinds we Payhawk gebruiken, maken managers gewoon een foto van hun bonnetje (via OCR-technologie) en voeren die in het geautomatiseerde financiële systeem in.

Dit gebruiksgemak komt duidelijk naar voren in beoordelingen op G2 en moedigt medewerkers aan om consequent met de oplossing te werken, wat leidt tot een betere naleving van het financiële beleid en een nauwkeurigere onkostendeclaratie.

Hoe gebruiksvriendelijke tools een sterke uitgavencultuur bevorderen

Het gebruiksgemak dat we bij Payhawk bieden is meer dan alleen gemak; het is een hoeksteen voor bedrijven die een robuuste uitgavencultuur willen opbouwen.

Door het financiële beleid direct in het platform te integreren, zorgen we ervoor dat werknemers niet alleen “de tool gebruiken” - ze gebruiken het op een manier die de financiële praktijken en het beleid van het hele bedrijf ondersteunt. Het beleid is binnen handbereik van je werknemers zodat ze het niet per ongeluk (of expres) kunnen overtreden en iedereen weet waar hij aan toe is.

Louis van Mercell laat zien hoe onze functies aansluiten bij de beleidshandhaving binnen het bedrijf:

Mijn favoriete functie is de mogelijkheid om uitgavenbeleid toe te wijzen aan medewerkers. Ik vind het fijn omdat het medewerkers in staat stelt om hun taken uit te voeren zonder dat ze toestemming hoeven te vragen om geld uit te geven dat ze al hebben begroot.

Deze gecontroleerde maar krachtige aanpak stroomlijnt niet alleen het goedkeuringsproces, maar zorgt ook voor financiële discipline in de dagelijkse routines en bevordert een cultuur waarin uitgaven in overeenstemming zijn met het bedrijfsbeleid.

Door het uitgavenbeleid via de alles-in-één oplossing rechtstreeks in de uitgaven voor zakelijke betaalkaarten op te nemen, worden werknemers aangemoedigd om zich aan budgettaire beperkingen te houden en worden afwijkende uitgaven verminderd. Als werknemers duidelijke, toegankelijke richtlijnen hebben in de tool - zonder dat ze hoeven te zoeken in stoffige beleidsmappen en papierwerk - is de kans groter dat ze zich aan deze regels houden, wat een cultuur van verantwoording en financiële verantwoordelijkheid bevordert.

Capterra gebruiker Brad, Hoofd Financiële Rapportage, gevestigd in het Verenigd Koninkrijk, zegt:

Payhawk is het beste uitgavenbeheersysteem dat ik ooit heb gebruikt. Het product is heel eenvoudig te gebruiken. Het is voor medewerkers heel eenvoudig om hun bonnetjes te uploaden. En alle bonnetjes en betalingen worden automatisch gesynchroniseerd met ons financiële systeem, waardoor het volledig naadloos aansluit.

Complete financiële zichtbaarheid bereiken

Een ander belangrijk voordeel van eenvoudig uitgavenbeheer voor alle medewerkers? Verbeterde zichtbaarheid van uitgaven voor het financiële team en budgethouders. Als alle uitgaven via één platform lopen, krijgen je financiële team en budgethouders een duidelijk, realtime overzicht van de uitgaven. Deze transparantie is essentieel voor het handhaven van een sterke uitgavencultuur, waarin elke uitgave wordt gecontroleerd en afgestemd op financiële doelen.

Adria Vázquez, Finance Director bij VICIO, benadrukt het belang van zichtbaarheid:

Met Payhawk kunnen we zichtbaarheid en controle houden over onze uitgaven, zelfs als het aantal bonnetjes en facturen toeneemt.

Dit uitgebreide overzicht van financiële gegevens helpt om uitgaven te vergelijken met budgetten en snel afwijkingen te ontdekken.
Als je team alle transacties via onze oplossing verwerkt, kun je de valkuilen van handmatig bijhouden vermijden en ervoor zorgen dat uitgaven binnen goedgekeurde limieten en in de juiste pot blijven. Deze zichtbaarheid ondersteunt een cultuur van openheid en verantwoording, waarin financiële praktijken transparant zijn en gemakkelijk kunnen worden gecontroleerd.

George Kutnerian, CEO en medeoprichter van Wellpointe Inc. zegt:

Payhawk helpt ons om de boekhoudafdeling vrij te maken van wat ik beschouw als een activiteit die geen waarde toevoegt. We hebben bijvoorbeeld onze spenders in staat gesteld om hun eigen transacties te coderen (ons rekeningstelsel staat in Payhawk). En dus is iedereen die geld uitgeeft in Payhawk in staat om het rekeningstelsel te gebruiken en de transactie op de juiste manier te coderen. Met Payhawk heb ik het team een hulpmiddel gegeven om een transparante uitgavencultuur op te bouwen.

Hoe adoptie financiële discipline stimuleert

De positieve feedback van klanten benadrukt de effectiviteit van onze oplossing bij het stimuleren van een sterke uitgavencultuur door teams de mogelijkheid te geven om uitgaven te doen, maar er tegelijkertijd voor te zorgen dat dit binnen de gestelde grenzen gebeurt.

Bij Payhawk vereenvoudigen we het gebruiksgemak en de beleidsintegratie van onze oplossingen niet alleen het uitgavenbeheer, maar versterken ze ook een cultuur van verantwoordelijkheid, naleving van financiële richtlijnen en verbeterde uitgavencategorisatie, door bijvoorbeeld:

• BTW terugvorderingen
• Audits
• Investeerdersrapporten
• Opvolging van ROI
• En meer

De gestroomlijnde proces rondom het verzamelen van bonnetjes bij ATU heeft bijvoorbeeld tot aanzienlijke financiële voordelen geleid. Mathias Goetz van ATU vertelt:

In het eerste jaar dat Payhawk werd gebruikt, heeft de verandering ertoe geleid dat ATU €2 miljoen van de belastingdienst heeft teruggekregen die anders verloren zou zijn gegaan dankzij ontbrekende en zoekgeraakte bonnetjes.

Deze enorme financiële impact laat zien hoe gebruiksvriendelijke tools naleving van het beleid kunnen stimuleren en kunnen bijdragen aan een beter financieel beheer.
Door het uitgavenbeleid in de tool te verankeren en ervoor te zorgen dat je uitgaven in realtime kunt volgen, kunnen we je helpen een cultuur te bevorderen waarin financiële discipline is ingebakken in de dagelijkse werkzaamheden.

Medewerkers zijn eerder geneigd om het bedrijfsbeleid te volgen en hun budgetten op een verantwoorde manier te beheren als ze duidelijke, toegankelijke richtlijnen hebben en een eenvoudige oplossing om hen te helpen zich aan de regels te houden.

Capterra gebruiker Sara, P&C Operations Specialist in Spanje, zegt:

Payhawk is de beste tool die we hebben. Het is erg handig om al onze maandelijkse aankopen te beheren, uitgaven te controleren, limieten te definiëren, fondsen toe te voegen en betalingen eenvoudig te beheren. Je kunt ook de terugkerende abonnementen in hetzelfde paneel weergeven om de maandelijkse uitgaven te controleren. En je kunt facturen betalen, uitgaven vergoeden en creditcards gebruiken, allemaal op dezelfde plek.

Conclusie: Creëer een cultuur die wordt gevoed door gebruiksvriendelijk uitgavenbeheer

Bij Payhawk is het de sleutel tot het opbouwen van een sterkere uitgavencultuur om ervoor te zorgen dat de medewerkers van onze klanten onze oplossing accepteren.
Onze gebruiksvriendelijke tool bevordert een wijdverbreid gebruik en integreert naadloos het uitgavenbeleid. Het maakt uitgavenbeheer eenvoudig en transparant en stimuleert verantwoordingsplicht en financiële discipline in het hele bedrijf.

Met onze oplossing krijgt je financiële team duidelijk inzicht in de uitgaven, waardoor ze hun budgetten onder controle kunnen houden en malafide uitgaven kunnen vermijden.

En als je het financieel beheer wilt verbeteren en een robuuste, transparante uitgavencultuur wilt bevorderen? Gebruikmaken van onze gebruiksvriendelijke tool is een slimme keuze, want het vereenvoudigt snel uitgavenbeheer, crediteurenadministratie en meer - en ondersteunt een cultuur van verantwoordelijkheid, waardoor financiële gezondheid en zakelijk succes op de lange termijn worden ondersteund.

Kom meer te weten tijdens een persoonlijke demo; boek vandaag nog je afspraak.