Financial Controllers Series - Met uitgavenbeheer de compliance verbeteren: 5 krachtige manieren

Ook kan goede compliance jouw werk als financial controller makkelijker en leuker maken. Goede compliance betekent namelijk ook sneller door de accountantscontrole heen komen en processen automatiseren, waarmee je tijd overhoudt om je vast te bijten in zaken die er wél toe doen.

Toch blijft het voor veel mensen nog lastig om te bepalen wat precies onder compliance valt en wat niet. En hoe kun je er voor zorgen dat je het als organisatie goed doet op het gebied van compliance? Wat is compliance en hoe kan je als financial controller jouw organisatie helpen te voldoen aan compliance, dat is waar we in deze blog graag met je in willen duiken.

Hoewel voldoen aan interne en externe regelgeving lastig kan zijn, sta je er gelukkig niet alleen voor. Er is tegenwoordig namelijk allerlei software beschikbaar, zoals de uitgavenbeheeroplossing van Payhawk, die jou kan helpen om te voldoen aan zowel interne als externe regels. Daarom nemen we je in deze blog mee in 5 manieren waarop je met uitgavenbeheer en de software die dit voor je kan oppakken kan gebruiken om de compliance van jouw organisatie te verbeteren.

Wat betekent compliance?

Allereerst is het goed om compliance te definiëren, zodat we over hetzelfde praten als we het over compliance hebben. Heel letterlijk vertaald betekent compliance naleving. In het bedrijfsleven verwijst dit naar ervoor zorgen dat je als organisatie voldoet aan zowel interne regels en procedures als externe wet- en regelgeving.

Als we dit verder toespitsen op de financiële tak van een organisatie betekent compliance naast het volgen van interne beleidsregels en het voldoen aan externe wet- en regelgeving ook het borgen van de financiële gezondheid en integriteit van de organisatie.

5 krachtige manieren waarop uitgavenbeheer je helpt om de compliance te verbeteren

Compliance is een enorm breed begrip, daarom kan het lastig kan zijn om te bepalen wat hier onder valt en waar je kan beginnen om de compliance te verbeteren. Gelukkig is er software beschikbaar die je kan helpen met het verbeteren van de compliance binnen jouw organisatie. De uitgavenbeheersoftware van Payhawk is er voor gemaakt om jouw leven als financial controller zo makkelijk mogelijk te maken, en daaronder valt natuurlijk ook het voldoen aan de regels omtrent compliance. Hieronder vertellen we daarom over 5 krachtige manieren waarop je met goed uitgavenbeheer, en daarmee de software van Payhawk, kunt voldoen aan zowel interne als externe regels, waarmee je de compliance binnen jouw bedrijf kan verbeteren.

1 - Een volledige audit trail

Allereerst helpt het beheren van je uitgaven met de hulp van goede software je met het bijhouden van een volledige audit trail. Dit betekent dat je precies weet wie zich op welk moment met een transactie bemoeit heeft. Ook is dit dé manier om te borgen dat een financiële transactie juist, volledig en tijdig in het systeem staat. De uitgavenbeheersoftware van Payhawk hebben we zo ingericht dat je altijd helder inzicht hebt in deze audit trail, wat het voor jou als financial controller een stuk makkelijker maakt om te voldoen aan zowel interne beleidsregels als externe wet- en regelgeving.

Naast dat je hiermee op een eenvoudige manier interne controles kunt uitvoeren, door iedere stap zorgvuldig na te lopen, kun je ook gemakkelijk aan de accountant uitleggen hoe een post op de balans is opgebouwd. Immers, waar deze post uit is opgebouwd kun je eenvoudig herleiden naar de bron, simpelweg door de audit trail te volgen.

Los van het feit dat dit het auditproces voor jou een stuk eenvoudiger maakt, maakt het hebben van een volledige audit trail het auditten ook een stuk sneller en eenvoudiger voor de accountant. De onderbouwing aanleveren ter beantwoording van bepaalde vragen van de accountant kan door deze audit trail te volgen namelijk eenvoudig aangeleverd worden.

2 - Realtime data

Naast een volledige audit trail kun je met goede uitgavenbeheersoftware als financial controller realtime zien wat er precies gebeurt binnen jouw organisatie. Hiermee kun je sneller afwijkingen op het budget signaleren, wat je in staat stelt hierop tijdig te anticiperen.

Zoals je hierboven hebt gelezen is compliance niet simpelweg het voldoen aan interne en externe regels, maar ook het borgen van de financiële gezondheid van de organisatie. Door op een goede manier de kosten die binnen jouw organisatie gemaakt worden te beheersen en structureel te monitoren of je financieel gezien nog naar verwachting presteert ben je bewust bezig om deze financiële gezondheid te borgen.

Omdat je de beschikking hebt over realtime data stelt dit je ook in staat op ieder gewenst moment de financiële status van je organisatie te rapporteren naar het senior management. En het senior management in de loop houden en risico’s tijdig kenbaar maken, dat is een belangrijk onderdeel van het borgen van de financiële gezondheid en integriteit. Door regelmatig te delen hoe de organisatie ervoor staat, zorg je ervoor dat je samen naar manieren kunt zoeken om financiële risico’s te mitigeren, om hiermee problemen voor te blijven. Hiermee zorg je met elkaar voor goed compliance management.

3 - Automatisering van goedkeuringsprocessen

De financiële integriteit borgen van een organisatie is naast het voldoen aan interne en externe regels dus een belangrijk onderdeel van compliance. Een goede manier om de financiële integriteit van je organisatie te verbeteren is om in je uitgavenbeheersoftware goedkeuringsflows in te stellen. Door dit soort flows in te stellen zorg je ervoor dat betalingen alleen gedaan kunnen worden als deze door de juiste persoon zijn goedgekeurd, wat een krachtige manier is om ongeautoriseerde betalingen en zelfs fraude te voorkomen. In de software van Payhawk hebben we deze goedkeuringsflows zo ontwikkeld dat je op basis van je organisatiestructuur, hoe complex deze ook is, een goedkeuringsflow kunt instellen die naadloos aansluit bij jouw organisatie.

Met het instellen van goedkeuringsflows zorg je dus dat je ongeautoriseerde uitgaven niet meer gedaan kunnen worden en verminder je het risico op frauduleuze transacties. Omdat voldoen aan de compliance ook het borgen van de financiële integriteit van jouw organisatie betekent, is het verminderen van het risico op fraude en het niet kunnen doen van ongeautoriseerde uitgaven een goede manier om in lijn met zowel interne als externe regels te handelen.

4 - Centrale opslag van documentatie

Door gebruik te maken van uitgavenbeheersoftware worden facturen en bonnen centraal digitaal opgeslagen. Daarnaast zorgt de krachtige OCR-technologie van Payhawk ervoor dat deze facturen en bonnen bij ontvangst direct worden uitgelezen op relevante data en de factuur wordt geboekt, waarna het document automatisch wordt gelinkt aan de juiste transactie.

Het centraal opslaan van documenten zorgt ervoor dat het een stuk makkelijker wordt om uitgaven te verifiëren en vervolgens te auditen - een goede manier om te voldoen aan zowel interne als externe regelgeving. En naast dat je hiermee voldoet aan de compliance, is het automatisch laten boeken van een factuur door het systeem een manier om jou en je team enorm veel tijd te besparen. Door deze software voor je te laten werken is het aan je team enkel nog de taak om het systeem te leren hoe de factuur geboekt moet worden, waarna steekproefsgewijs controleren of de boekingen juist gedaan worden voldoende is. Hiermee minimaliseer je de dagelijkse stroom van facturen die door een medewerker geboekt moeten worden, waardoor zij tijd overhouden om bezig te zijn met taken waarmee zij daadwerkelijk waarde kunnen toevoegen aan de organisatie.

Door vervolgens je uitgavenbeheersoftware te koppelen met je boekhoud- of ERP pakket kun je al deze data en documentatie 1-op-1 doorzetten naar je boekhoud- of ERP pakket zoals Exact Online, QuickBooks of NetSuite. Hiermee breng je je financiële documenten samen met andere documentatie, zoals uitgegeven orders of ontvangstbewijzen. Met het naadloos op elkaar aansluiten van deze systemen maak je het voldoen aan zowel interne als externe regels makkelijker controleerbaar, omdat je met één druk op de knop alle documenten naar voren haalt die met een specifieke transactie gemoeid zijn. En om nog even voort te borduren op punt 2: ook hiermee zorg je ervoor dat de accountant zijn werk een stuk sneller kan afronden.

5 - Risicomanagement

Een belangrijk onderdeel van het borgen van de financiële gezondheid van een organisatie is het het signaleren, beoordelen en mitigeren van financiële risico’s waar de organisatie eventueel mee te maken gaat krijgen. Belangrijke risico’s die hieronder vallen zijn het beheersen van risico’s zoals valuta- en kredietrisico’s.

Een krachtige manier waarop de uitgavenbeheeroplossing van Payhawk je helpt bij het beheersen van dit soort risico’s is met het aanbieden van het Group Dashboard binnen multi-entity management. Dit dashboard is speciaal ontwikkeld voor organisaties met entiteiten in meerdere landen, waardoor je al snel te maken krijgt met meerdere valuta’s - en dus valutarisico’s. Het Group Dashboard is ervoor ingericht om alle entiteiten en valuta’s in één oogopslag te kunnen inzien, waarmee je moeiteloos alle bedrijfsuitgaven van de volledige groep kunt monitoren. Ook heb je hiermee inzichtelijk hoeveel je van een bepaalde valuta in kas hebt zonder van scherm te hoeven wisselen, wat je gaat helpen bij het beheersen van valutarisico’s.

Serkan Yüksel, Lead Digital Transformation Finance bij Hypoport SE, zei het volgende over het Group Dashboard. "Met het Payhawk Group Dashboard kunnen we nog sneller en flexibeler de uitgaven voor de hele groep volgen. We kunnen nu de liquiditeitsplanning efficiënter en nauwkeuriger beheren via het dashboard en betere controle houden door gegevens te segmenteren naar dochterondernemingen, teams en kostensoorten."

Compliance: zoveel meer dan enkel de regels volgen

Zoals je hebt kunnen lezen is compliance veel meer dan het naleven van interne en externe regels. Compliance gaat ook over het zorgen voor een financieel gezonde organisatie en het borgen van de financiële integriteit. Dit klinkt als een hele klus, maar gelukkig kun je met goed uitgavenbeheer al een grote stap maken richting het verbeteren van de compliance.

Door een volledige audit trail te hebben van iedere transactie wordt het aantonen dat je voldoet aan interne beleidsregels en externe wet- en regelgeving een stuk eenvoudiger. Ook gaan de beschikking hebben over realtime data en het kunnen instellen van de juiste goedkeuringkeuringflows jou helpen in het borgen van de financiële gezondheid en integriteit van jouw organisatie. De juiste integratie met je ERP-pakket zorgt er vervolgens voor dat alle documenten centraal opgeslagen en eenvoudig opgeroepen kunnen worden. En ben je onderdeel van een organisatie die opereert in meerdere landen en valuta’s? Dan kan een krachtige functie als het Group Dashboard jou verder helpen met het beheersen van financiële risico’s.

Benieuwd hoe Payhawk jou kan helpen compliance te verbeteren?

In deze blog hebben we laten zien hoe we de uitgavenbeheeroplossing van Payhawk zo ontwikkeld hebben dat het voldoen aan de compliance zo makkelijk mogelijk wordt. Met features als de OCR-technologie, het instellen van goedkeuringsflows, en het Group Dashboard, kun je jezelf als financial controller enorm veel tijd en moeite besparen, waarmee je tijd vrijmaakt om je met zaken bezig te houden die er wél toe doen. Benieuwd naar hoe de software van Payhawk dit precies doet? Plan dan hier demo waarin we je laten zien hoe onze software werkt. We beantwoorden graag al je vragen!