Bespaar tijd en maak uitgavenbeheer veiliger met de nieuwe HR-integraties van Payhawk

IT-teams beheren de Active Directory (AD) met cruciale informatie over gebruikersaccounts, zoals namen, wachtwoorden en contactgegevens, waardoor netwerkbrede toegang mogelijk wordt. Naarmate organisaties uitbreiden, introduceren ze vaak een HR-systeem dat primair wordt beheerd door de HR- of People-afdeling. Dit systeem verzamelt en bewaart uitgebreide personeelsgegevens.

Ondertussen houden financiële teams toezicht op verschillende financiële applicaties, waaronder software voor uitgavenbeheer, die ook een cruciale rol speelt in de algehele infrastructuur van de organisatie.

Vijf voordelen van het gebruik van onze HR-integratie voor IT-, HR- en financiële teams

Door gebruik te maken van slimme integraties kunnen jouw teams tijd besparen, sneller werken, meer veiligheid stimuleren en fouten verminderen. Ben je een Payhawk-klant en gebruik je een HR-integratie? Dit is wat er gebeurt:

1. Automatisch on- en offboarden

HR- en IT-teams kunnen nu a) teamleden veilig en direct in- en uit dienst nemen. En b) nauwkeurige informatie krijgen zonder handmatige inspanning dankzij dagelijkse gegevenssynchronisatie.
Met HR-integraties worden personeelsgegevens naadloos gesynchroniseerd, wat zorgt voor een soepele overgang van het aannemen van personeel tot het geven van toegang tot bedrijfsgelden. Tegelijkertijd worden teamleden die het bedrijf verlaten automatisch uit beide systemen verwijderd en worden hun kaarten geblokkeerd.

2. Verbeter compliance en veiligheid

Met Payhawk kun je direct uitgavenbeleidsregels inbouwen in je zakelijke betaalkaarten en deze automatisch afdwingen. Bovendien kun je kaartcontroles instellen (aangepast aan de behoeften van je team en bedrijf), inclusief limieten en het blokkeren van kaarten, enz.
Met de nieuwe HR-integraties kun je ook nieuwe medewerkers vanaf de eerste dag inwerken met het juiste uitgavenbeleid en de juiste goedkeuringsstromen. En automatische offboarding voorkomt dat vertrekkende medewerkers uitgaven doen die ze niet zouden moeten doen.

3. Elimineer handmatig werk

Dankzij de integratie tussen je uitgavenbeheeroplossing en HR-systeem kun je (als Payhawk admin) in een paar klikken alle medewerkers, teams en organisatiestructuren in kaart brengen. Deze actie ondersteunt ook snellere vergoedingen, omdat alle bankgegevens van je werknemers veilig van de HR-provider worden gehaald.

4. Verbind al je entiteiten in één keer met multi-entity management

Het hebben van één of meerdere entiteiten is geen probleem met de nieuwe integratie.
Met onze krachtige functies voor het beheren van meerdere entiteiten (multi-entity management) wordt uitgavenbeheer gecentraliseerd en heb je beter inzicht in de financiën. Ook worden instellingen die gelden voor de gehele group gestandaardiseerd en kan je workflows bouwen voor meedere entiteiten.

5. Real-time zichtbaarheid van uitgaven

Verouderde gegevens mogen zakelijke beslissingen niet vertragen. Met naadloos verbonden HR- en uitgavenbeheer kun je betere en directere inzichten krijgen. En deze inzichten gebruiken om betere besluitvorming te stimuleren en nauwkeurige controle over uitgaven te krijgen - beide van vitaal belang, vooral in perioden van hoge rentetarieven en inflatie.

Hoe kies je de juiste HR-integratie voor je organisatie?

De juiste HR-integratie kiezen is cruciaal. Houd rekening met factoren als compatibiliteit, schaalbaarheid en gebruiksvriendelijkheid om ervoor te zorgen dat het aansluit bij de unieke behoeften van je organisatie.
Hetzelfde geldt voor uitgavenbeheer. Bij Payhawk zijn we actief in meer dan 30 landen (waar bedrijven zeer verschillende HR-systemen hebben). We gebruiken uniforme API's die gegevens authenticeren, normaliseren en synchroniseren tussen verschillende HR API providers. Deze aanpak betekent dat we kunnen voldoen aan verschillende organisatorische vereisten en een gebruiksvriendelijke en efficiënte oplossing kunnen bieden voor bedrijven van alle groottes.

Met hoeveel en welke HR-providers integreren we?

Het korte antwoord: heel veel. De kans is groot dat je je provider in de onderstaande lijst vindt. Als dat niet het geval is, kunnen klanten gewoon contact opnemen met ons Solution Engineering-team.
7shifts, ADP Workforce Now, AlexisHR, AllianceHCM, Altera Payroll, BambooHR, Breathe, Ceridian Dayforce, Charlie, ChartHop, ClayHR, CyberArk, Deel, Employment Hero, Factorial, Freshteam, Google Workspace, Gusto, HiBob, HR Cloud, HR Partner, Humaans, Humi, Insperiry Premier, IntelliHR, IRIS Cascade, JumpCloud, Justworks, Kallidus, Keka, Kenjo, Lano, Lucca, Microsoft Entra ID, Namely, Nmbrs, Officient, Okta, OneLogin, OysterHR, PayCaptain, Paychex, Paycor, Payfit, Paylocity, PeopleHR, Personio, PingOne, Proliant, Sage HR, SAP Success Factors, Sesame, Square Payroll, TriNet, UKG Pro, UKG Pro Workforce Management, UKG Ready, Workday, Zenefits en Zoho people.

Implementatie HR-integratie

Veel van onze klanten vroegen om de HR-integratie. Daarom hebben we het voor al onze gebruikers gemakkelijk gemaakt om te implementeren met een eenvoudig proces van vijf stappen.

1. Selecteer je HR-systeem
2. Breng medewerkers in kaart
3. Breng de entiteiten in kaart
4. Controleer hoe vaak je gegevens worden gesynchroniseerd
5. Vergeet het downloaden van personeelsgegevens vanuit je HR of ERP: Deze informatie stroomt nu rechtstreeks naar het uitgavenbeheerplatform van Payhawk.

Payhawk HR integraties: voor en na

Om uit te leggen hoe de functie werkt, bekijken we een kort voorbeeld:

Bedrijf A begon Payhawk te gebruiken in maart 2024 en heeft drie entiteiten, met 50 werknemers in elke entiteit. In totaal zijn er 150 werknemers. Er zijn 20 verschillende teams, met een manager voor elk team.
Bedrijf A gebruikt HiBob als HR-systeem. Met de nieuwe integratie kan bedrijf A 150 werknemers in slechts een paar klikken aan het Payhawk platform toevoegen, in plaats van alle werknemers via bulkimport te uploaden.

De gegevenssynchronisatie vindt dagelijks plaats tussen HiBob en Payhawk, dus als een medewerker naar een ander team wordt overgeplaatst, wordt dit in Payhawk weergegeven. Ook als een medewerker het bedrijf verlaat en gedeactiveerd wordt in HiBob, wordt dit in Payhawk weergegeven door de medewerker te verwijderen en de kaarten te bevriezen.

Je volgende stappen

Door HR- en uitgavenbeheer naadloos te integreren met Payhawk, kun je handmatig werk verminderen en je HR-, IT- en financiële teams helpen kostbare tijd te besparen. Het is nog nooit zo eenvoudig geweest om je team aan boord te krijgen. Klaar om het uit te proberen? Boek vandaag nog een demo om het volledige potentieel van onze nieuwe HR-integratie te benutten.