De werknemersvergoeding: wat is het en hoe werkt het?

Reiskosten, het doen van een studie naast een baan, het aankopen van een bureau voor het inrichten een thuiswerkplek: allemaal kosten die een werknemer maakt die in de regel door de werkgever vergoedt worden. Met het uitkeren van een werknemersvergoeding kunnen medewerkers ontlast worden, wat tegenwoordig een essentieel onderdeel van het beloningspakket is. Toch is de werknemersvergoeding in veel organisaties nog een ondergeschoven kindje. Zonde, want door het proces omtrent de werknemersvergoeding goed in te richten kun je als organisatie onder de streep zowel tijd als geld besparen.

Zo kost het financiële teams in veel organisaties nu nog enorm veel tijd en energie om declaraties goed te verwerken. Daarnaast wordt het administreren van de gemaakte afspraken veelal nog niet goed gedaan. Het gevolg? Frustraties in het financiële team, de werknemer moet soms maanden wachten totdat hij zijn geld op de rekening heeft staan en de werkgever betaalt te veel belasting. Dat moet niet nodig zijn.

In dit artikel nemen we je daarom mee in de verschillende soorten werknemersvergoedingen en waar je als organisatie rekening mee moet houden, zodat je de werknemersvergoeding zo optimaal mogelijk kunt inzetten. Dit kan je onder de streep een significant lagere belastingdruk opleveren. Daarnaast kan tegenwoordig, met de opkomst van krachtige software, het proces omtrent de werknemervergoeding een stuk efficiënter ingericht worden, wat je kostbare tijd en energie kan besparen. Software, zoals de uitgavenbeheeroplossing van Payhawk, kan je helpen met het behandelen, beoordelen en uitbetalen van declaraties. Dit gaat het leven voor zowel je financiële team als de werknemers een stuk makkelijker maken. Benieuwd? Lees dan mee!

Wat is een werknemersvergoeding? En welke soorten kennen we?

Als een van je werknemers een uitgave doet die verband houdt met de uitvoering van het werk, kan hij of zij daarvoor gecompenseerd worden. Dit noemen we een werknemersvergoeding. Redelijk recht toe, recht aan. De meest voorkomende soorten werknemersvergoedingen diepen we hieronder verder uit, waarin we je ook meenemen in hoe je het proces omtrent de verwerking ervan zo efficiënt mogelijk kan vormgeven.

Reiskostenvergoeding

De reiskostenvergoeding is misschien wel de meest bekende vergoeding die we onder de werknemersvergoedingen mogen scharen. Dit is een vergoeding voor de reiskosten die een werknemer maakt om van en naar het werk te reizen, maar ook om naar een externe locatie te gaan. Hoe deze vergoeding berekend wordt kan verschillen, maar meestal wordt dit gedaan door een vast bedrag per kilometer of per dag te rekenen.

Woon-werkverkeer

Per 1 januari 2024 is in Nederland de maximale kilometervergoeding die belasting- en premievrij uitgekeerd kan worden verhoogd van €0,21 naar €0,23. Daarom is het als financieel team goed om nog eens kritisch naar de huidige zakelijke kilometervergoeding te kijken als je jouw werknemers per gereden kilometer compenseert.

Helemaal als je in meerdere landen opereert kan het lastig worden om in ieder land de tarieven per kilometer en hoe de reiskostenvergoeding berekend wordt onder controle te houden. In de uitgavenbeheeroplossing van Payhawk hebben we het daarom mogelijk gemaakt om per land een ander kilometertarief in te voeren. Wel zo handig. Daarmee kan je per land het tarief per kilometer aanpassen naar de maximale kilometervergoeding die door de overheid is vastgesteld. Werknemers dienen hun woon- en werkadres in te voeren, waarna Google Maps de afstand automatisch berekend. Aan het financiële team is het dan enkel nog de taak om de berekening van de vergoeding te beoordelen. Is die akkoord? Dan kan hij vervolgens met een druk op de knop vergoed worden en met de eerstvolgende salariëring mee.

Fact: Bijna driekwart (73%) van de financiële medewerkers ziet ruimte voor verbetering van uitgavenbeheer binnen hun bedrijf. Dit leidt naast kostenbesparingen ook tot verhoogde productiviteit en vereenvoudigde processen voor iedereen die bij het proces betrokken is.

Overige reis- en onkosten

Naast het standaard woon-werkverkeer zijn er natuurlijk voldoende voorbeelden te bedenken waarbij ook reiskosten gemaakt worden. Denk aan een kop koffie drinken bij een klant, een externe vergadering voorzitten of een conferentie bijwonen. Om deze reizen te maken worden kosten gemaakt die werknemers graag vergoed zien, waar misschien ook wel een hapje gegeten en overnacht wordt.

Als een werknemer hier met een privé-auto naartoe rijdt, wordt hiervoor op basis van de gereden kilometers een zakelijke kilometervergoeding uitgekeerd. Voor de overige onkosten moet de werknemer altijd een bon of factuur laten zien, zodat deze kosten vergoed kunnen worden. In het verleden moest hiervoor vaak elke afzonderlijke bon of factuur beoordeeld en goedgekeurd worden, waar de werknemer dan ook per bon of factuur voor vergoed werd.

Tegenwoordig kan dat een stuk eenvoudiger met zogenaamde per diems. Een per diem is een standaardvergoeding per dag om zakelijke reis- en verblijfskosten te dekken. Voor werknemers die veel onderweg zijn scheelt dit enorm veel tijd, plus het financiële team hoeft niet meer iedere declaratie apart te behandelen. De werknemer maakt simpelweg foto’s van de bonnetjes van die dag, schiet ze in in de app, waarmee het per diem verzoek wordt aangemaakt. Wanneer gewenst, is het aan een teamleider dan enkel nog de taak om dit goed te keuren of af te wijzen. Als het verzoek is goedgekeurd kan de per diem met een druk op de knop uitgekeerd worden aan de medewerker.

Afstappen van de papieren bonnen en facturen en het volledig digitaliseren van dit proces bespaart zowel het financiële team als de werknemer die zijn reis- en onkosten graag vergoed ziet enorm veel tijd en moeite. Het financiële team hoeft niet meer achter bonnetjes aan te jagen en werknemers kunnen door simpelweg een foto te maken van de bon hun onkosten vergoed krijgen. En zelfs voor leidinggevenden bespaart dit zeeën van tijd, want zij hoeven niet meer hun handtekening te zetten op een papieren bon of factuur. Met één druk op knop is de declaratie goedgekeurd.

Het volgende wilde Carolina Einarsson, Finance Director van Essentia Analytics daarover kwijt:

Tijdsbesparing met Payhawk is echt een game changer; we hebben zelfs collega’s deels kunnen toewijzen aan teams die de winstgevendheid beïnvloeden - één van onze financiële medewerker besteedt nu 50% van haar tijd aan het ondersteunen van het sales team.

Telefoonkostenvergoeding

Naast de reis- en onkostenvergoeding is ook een vergoeding voor de telefoonkosten een die we vaak zien terugkomen. Deze vergoeding kan uitgekeerd worden aan medewerkers voor het gebruik van hun telefoon voor zakelijke doeleinden. Er zijn meerdere manieren om de hoogte van de telefoonkostenvergoeding te berekenen.

Als een medewerker geen zakelijke telefoon inclusief nummer in bruikleen krijgt, wordt er vaak een vast bedrag per maand uitgekeerd. Dit bedrag wordt onafhankelijk van het werkelijk zakelijke telefoongebruik uitgekeerd, maar is er wel voor bedoeld om de zakelijke telefoonkosten te dekken. Als bedrijf kan je er ook voor kiezen om de telefoonkostenvergoeding te doen op basis van declaraties voor het werkelijke zakelijk gebruik van de telefoon, echter is dit in de praktijk een crime.

Een vast bedrag per maand kan vervolgens op twee manieren uitgekeerd worden: bruto of netto. Als dit bedrag bruto wordt uitgekeerd is het onderhevig aan belastingen en sociale premies–het wordt gezien als aanvulling op het bruto salaris. Echter, als werkgever kan je erop toezien dat het daadwerkelijke bedrag voor de telefoonkosten ook op de rekening van de werknemer komt door het netto uit te keren.

Overige werknemersvergoedingen

Naast de reiskosten- en telefoonkostenvergoeding zijn er verschillende werknemersvergoedingen waar je als werkgever of financieel team mee te maken gaat krijgen. Denk bijvoorbeeld aan maaltijdvergoedingen of representatiekosten. Maar ook aan de thuiswerkvergoeding, een post die sinds covid in iedere salarisadministratie steevast terugkomt.

Sommige vergoedingen kunnen belasting- en premievrij uitgekeerd worden, over andere vergoedingen moet je, mits ze niet binnen de werkkostenregeling (WKR) vergoedt kunnen worden, belasting en premies voor werkgeversverzekeringen betalen. Waar je precies rekening mee moet houden als je overgaat op het uitkeren van een werknemersvergoeding nemen we je hieronder verder in mee.

Met welke wetten en regels moet je rekening houden als het over de werknemersvergoeding gaat?

Hierboven hebben we verteld over hoe we het administreren en vergoeden van werknemersvergoedingen makkelijker kunnen maken. Maar welke werknemersvergoedingen kun je belasting- en premievrij uitkeren? Hoe steekt het fiscaal in elkaar? En hoe kunnen zowel organisatie als werknemer hier van profiteren?

Belastingvrije vergoedingen

Sommige werknemersvergoedingen worden niet tot het loon gerekend, waarom deze dus belasting- en premievrij uitgekeerd kunnen worden. Voor zowel werknemer als werkgever is dit natuurlijk een stuk voordeliger. Het bekendste voorbeeld hiervan hebben we hierboven al even uitgelicht: de reiskostenvergoeding. Het uitkeren van deze vergoeding is verplicht en tot €0,23 per kilometer belasting- en premievrij.

Maar ook studiekosten zijn vrijgesteld van loonheffing en premies. Wel moet hiervoor aan de voorwaarde voldaan worden dat de studiekosten gemaakt zijn voor een opleiding of cursus die gericht is op het vervullen van een beroep. Ook moet voor het einde van het kalenderjaar schriftelijke toestemming zijn gegeven voor het vergoeden van de studiekosten, zodat hiermee niet gesjoemeld kan worden om het betalen van belasting te ontwijken.

Los van de reiskosten- en studiekostenvergoeding zijn er nog een aantal categorieën waarin je een werknemer belasting- en premievrij mag vergoeden. Hieronder vallen onder andere de vergoeding voor vakliteratuur en het vergoeden van het bijwonen van cursussen die erop gericht zijn de veiligheid op het werk te waarborgen. Voordat je een vergoeding belasting- en premievrij gaat uitkeren, zoek altijd eerst uit of dit inderdaad ook mag. Er zijn voldoende resources online te vinden en anders kun je aan de bel trekken bij de Belastingdienst.

De WKR

Naast het belasting- en premievrij mogen uitkeren van bovenstaande vergoedingen, bestaat er de zogenaamde werkkostenregeling (WKR). Via de WKR kun je als werkgever onbelaste vergoedingen geven aan je werknemers. Het totale bedrag wat je belastingvrij mag vergoeden, de zogenaamde ‘vrije ruimte’, is per 1 januari 2024 verhoogd van 1,7% naar 1,92% van de totale loonsom tot €400.000. De maximale vrije ruimte bedraagt per 1 januari 2024 daarom €7.680.

In principe mag je alles binnen de WKR vergoeden. Maar, kom je boven de maximale vrije ruimte met het totaal aan vergoedingen, dan betaal je over iedere euro boven de maximale vrije ruimte 80%(!) belasting. Gelukkig betaal je niet over alles die 80% belasting en zijn er binnen de WKR een aantal gerichte vrijstellingen. Hieronder vallen, onder andere, abonnementen voor openbaar vervoer en maaltijden bij overwerk. Op de website van de Rijksoverheid vind je meer informatie over de WKR en de voorwaarden waaraan voldaan moet worden.

Verantwoording afleggen aan de Belastingdienst

Omdat je aan diverse voorwaarden moet voldoen om belasting- en premievrije vergoedingen uit te keren en om gebruik te maken van de WKR, is het belangrijk om van alle uitgekeerde vergoedingen een helder overzicht bij te houden. Daarnaast moet gedocumenteerd worden waarom een bepaalde vergoeding is uitgekeerd.

Als we even terug gaan naar studiekosten die we eerder benoemd hebben, moet je aan de Belastingdienst kunnen laten zien dat de werkgever voor het einde van het kalenderjaar akkoord heeft gegeven op het vergoeden van de studiekosten. Dit is een eis van de Belastingdienst om belastingontduiking te voorkomen. Als de Belastingdienst jou vraagt om dit aan te tonen, moet je dit kunnen laten zien. En kan je dit niet laten zien? Dan kan dit een forse boete opleveren. Hou daarom een gedegen administratie bij van de afspraken die je met werknemers maakt en de uiteindelijke financiële afwikkeling van de vergoeding.

Tips voor het bijhouden van vergoedingen

Hoe je dat doet? Zorg dat de afspraken met werknemers schriftelijk zijn vastgelegd en centraal zijn opgeslagen, zodat je team hier ten allen tijde bij kan. Als je dit bij iemand in zijn persoonlijke mailbox of opslaglocatie laat rondzweven, loop je het risico dat je documenten niet kunt opvragen als de Belastingdienst hier om vraagt.

Om de financiële afwikkeling op een goede manier bij te houden kun je het beste gebruik maken van een uitgavenbeheeroplossing zoals Payhawk. Hierin kun je gedeclareerde bonnen en facturen bijhouden, waarin je ook de audit trail kan zien om te kunnen overleggen wie wat heeft goedgekeurd.

Verlaag de belastingdruk en verhoog de efficiëntie

In deze blog hebben we je essentiële informatie over de werknemersvergoeding gegeven. Als werkgever, maar ook als financieel team, is het kennen van de ins en outs hiervan belangrijk, omdat je met het juist inzetten van belasting- en premievrije vergoedingen en de WKR optimaal te gebruiken de belastingdruk op de organisatie kan verlagen.

Verschillende werknemersvergoedingen zijn belasting- en premievrij uit te keren aan werknemers, waarin we je hierboven hebben meegenomen. Zo is per 1 januari 2024 de belasting- en premievrije kilometervergoeding verhoogd van €0,21 naar €0,23 per kilometer. Maar denk bijvoorbeeld ook aan de studiekosten of telefoonkosten waar we het hierboven over gehad hebben. En wist je al dat de vrije ruimte binnen de WKR per 1 januari 2024 verhoogd is van 1,7% naar 1,92% van de totale loonsom? Hiervan optimaal gebruik maken kan ervoor zorgen dat de kosten in je bedrijf lager worden.

Met Payhawk jouw organisatie klaarstomen voor de toekomst

Ook hebben we meer verteld hoe je het declareren, administreren en vergoeden van verschillende werknemersvergoedingen zo makkelijk mogelijk kunt maken. Door de kracht van software, zoals de uitgavenbeheeroplossing van Payhawk, voor je laten werken, kun je zowel je financiële team als werknemers enorm veel tijd en energie besparen. Bon scannen, met één druk op de knop goedkeuren en zonder dat hier nog naar gekeken hoeft te worden deze vergoeding laten meelopen met de eerstvolgende salariëring. Dat is de toekomst.

Hoe Payhawk jou kan helpen je organisatie klaar te stomen voor de toekomst? Plan een gratis demo en we laten het graag aan je zien!