Firmenkarten im Jahr 2024: Ein Überblick

Eine Firmenkarte ist eine Art Zahlungskarte, die von Banken oder Kreditgenossenschaften an Organisationen und nicht an Einzelpersonen ausgegeben wird. In der Regel kann der autorisierte Nutzer damit geschäftliche Ausgaben tätigen, ohne seine eigene Kreditkarte zu benutzen. Es gibt viele Lösungen für Firmenkarten auf dem Markt, und für diejenigen mit angeschlossener Ausgabenmanagementsoftware sind die Vorteile für Unternehmen u. a. eine verbesserte Effizienz, weniger Papierkram, verbesserte Sicherheitsfunktionen und Betrugsschutz.

Grundsätzliches zu Firmenkarten

Firmenkarten werden häufig für geschäftsbezogene Kosten wie Reisekostenmanagement, Bewirtung, Tagegelder oder Büromaterial verwendet. Sie liefern detaillierte Berichte darüber, was gekauft wurde und wer den Kauf getätigt hat, sodass die Finanzteams die Buchhaltung schnell und einfach verfolgen und abschließen können. Die Bedingungen der einzelnen Karten variieren je nach Anbieter, aber die meisten Firmenkarten bieten Funktionen wie Spesenabrechnung, Prämienpunkte oder Cashback-Programme, mit denen Unternehmen Geld sparen und ihre Einkaufseffizienz steigern können.

In Verbindung mit moderner Ausgabenmanagementsoftware können Lösungen für Firmenkarten viele zusätzliche Vorteile bieten, wie z. B.:

• Direkte Integrationen mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen, um einen Ausgabenabgleich in Echtzeit zu ermöglichen
• Benutzerdefinierte Ausgabenrichtlinien zur Optimierung der Geschäftsausgaben
• Automatische Sperrung von Mitarbeiterkarten, die das Limit überschreiten oder fragwürdige Aktivitäten ausüben
• Genehmigung von Ausgaben außerhalb des Büros für alle Karten innerhalb des Unternehmens mit einem Mausklick
• Automatisierte Benachrichtigungen über Kostenerstattungen

Warum sollte Ihr Unternehmen in Firmenkarten investieren?

Möchten Sie die Unternehmensfinanzen durch die Implementierung von Firmenkarten in Ihrem Unternehmen optimieren? Zu den größten Vorteilen von Firmenkarten im Jahr 2023[1] gehören:

1. Besserer Schutz vor Betrug und mehr Sicherheit: Firmenkarten bieten zusätzlichen Schutz vor Betrug, da sie nicht direkt mit dem Bankkonto oder den persönlichen Kreditkartendaten einer Person verknüpft sind. Dies trägt dazu bei, sowohl die Finanzen des Unternehmens als auch den Ruf zu schützen, falls es zu betrügerischen Aktivitäten kommt. Anstelle einer einzigen Karte, eines einzigen Kontos für alle Ausgaben des Unternehmens haben Ihre Mitarbeiter nun ihre eigenen Firmenkarten mit individuellen Richtlinien und Budgets.
2. Verbesserte Cashflow-Kontrolle: Mit Firmenkarten können die Finanzteams die Unternehmensausgaben auf einer detaillierteren Ebene verwalten (Zuweisung der Ausgaben nach Abteilung, Rolle im Unternehmen und Verwaltung mehrerer Einheiten über mehrere Währungen hinweg)
3. Automatisierung der Buchhaltung: Firmenkarten können dazu beitragen, den Papierkram zu reduzieren, indem sie den Prozess der Spesenabrechnung vereinfachen. Mit Funktionen wie benutzerdefinierten Kartenlimits, automatischer Kartensperrung und benutzerdefinierten Workflows zur Ausgabengenehmigung können Buchhaltungsteams unnötige Mehrausgaben verhindern, Berichte und Einblicke in Echtzeit erhalten und zwei Stunden pro Tag einsparen, während gleichzeitig sichergestellt wird, dass notwendige Einkäufe rechtzeitig getätigt werden.
4. Direkte Integration mit den Buchhaltungssystemen der Unternehmen: Mit den in Echtzeit verfügbaren detaillierten Berichten und der direkten Integration mit den meisten Systemen zur Spesenabrechnung ist es für Unternehmen viel einfacher geworden, die Ausgaben zu verfolgen, ohne jede Transaktion manuell in ihr Buchhaltungssystem eingeben zu müssen.
5. Belohnungen, Vergünstigungen und Cashback für Mitarbeiter mit Firmenkarten: Unternehmen, die bei ihren Überweisungen zusätzliche Euros einsparen möchten, werden sich freuen zu erfahren, dass viele Firmenkartenaussteller ihren Karteninhabern Prämien und Vergünstigungen wie Cashback oder Partnerrabatte anbieten. Solche Belohnungen können als Vergünstigung für Mitarbeiter oder zum Ausgleich von Geschäftsausgaben verwendet werden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Firmenkarten für große und kleine Unternehmen zahlreiche Vorteile bieten, von verbesserter Effizienz bis hin zu erhöhter Sicherheit vor Betrug. Wenn Sie auf der Suche nach einer einfachen Möglichkeit sind, die Ausgaben Ihres Unternehmens zu verwalten und gleichzeitig einen angemessenen Überblick über die Ausgaben zu behalten, dann sollten Sie in Firmenkarten investieren.

Wie funktionieren Firmenkarten?

Unternehmen nutzen Firmenkartenanbieter zur Ausgabe von Karten im Namen des Unternehmens und nicht im Namen eines einzelnen Mitarbeiters. Das bedeutet, dass das Unternehmen für die Rückzahlung des Saldos verantwortlich ist und nicht der einzelne Karteninhaber. Das Unternehmen kann dann ein System zum Abgleich der Ausgaben einrichten und sicherstellen, dass die Ausgaben für legitime Geschäftszwecke getätigt werden.

Unternehmen geben ihren Mitarbeitern aus verschiedenen Gründen Firmenkarten, in erster Linie aber, um das Ausgabenmanagement zu optimieren und den gesamten Prozess zu vereinfachen. Mit einer Firmenkarte getätigte Transaktionen sind rückverfolgbar und können leicht auf betrügerische Aktivitäten hin überprüft werden. Darüber hinaus können Unternehmen Warnmeldungen und Benachrichtigungen einrichten, um Ausgaben, Kreditrahmen und andere Aktivitäten auf der Karte zu überwachen.

Ein beliebter Trend der letzten Jahre, der auch im Jahr 2023 nicht nachzulassen scheint, ist die Verwendung virtueller Firmenkarten für Online-Transaktionen. Eine virtuelle Firmenkarte ist nicht ganz dasselbe wie eine physische Karte, sondern hat eine virtuelle Kartennummer, die Karteninhaber für Online-Transaktionen verwenden können. Die Nummer kann für eine bestimmte Transaktion oder einen bestimmten Lieferanten generiert werden und bietet so eine zusätzliche Sicherheit und Kontrolle über die Ausgaben. Diese Karten können auch problemlos über Drittanbieter von mobilen Zahlungsdiensten, wie Google Pay und Apple Pay, mit den Geräten der Mitarbeiter verbunden werden.

Im Gegensatz zu physischen Karten können virtuelle Karten oft fast sofort verwendet werden, sodass ein Unternehmen seinen Mitarbeitern die Möglichkeit geben kann, Zahlungen für ihre Arbeit in Sekundenschnelle zu tätigen. Je nach Anbieter verfügen virtuelle Karten über die gleichen Kontrollfunktionen wie physische Karten, einschließlich Kartensperrung, Ausgabenlimits und mehr.

Unabhängig davon, ob Sie sich für eine physische oder eine digitale Karte entscheiden, können beide den Prozess des Ausgabenmanagements erheblich vereinfachen, die Kontrolle und Verantwortlichkeit erhöhen und im Vergleich zu herkömmlichen Zahlungsmitteln mehr Sicherheit bieten.

Work hard, Spend smart

Firmenkarten revolutionieren das Ausgabenmanagement und die Finanzkontrolle von Unternehmen. Unternehmen geben ihren Mitarbeitern Firmenkarten aus, um das Ausgabenmanagement zu optimieren und zu vereinfachen, die Kontrolle und Verantwortlichkeit zu erhöhen, die Sicherheit zu verbessern, die Produktivität zu steigern und verschiedene Prämien und Vergünstigungen zu erhalten.

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