NATIVE EGENCIA INTEGRATION

Von der Buchung bis zur Abrechnung: Geschäftsreisen ohne Mehraufwand

Die Integration synchronisiert Egencia-Reisebuchungen automatisch mit Payhawk. Wenn Mitarbeitende ihre Payhawk-Karte bei Egencia verwenden, werden Rechnungen und Belege in Echtzeit in Payhawk übernommen und sofort vollständig kodierte Ausgaben erstellt – eine manuelle Abrechnung ist nicht erforderlich. Die Finanzabteilung erhält so regelkonforme Transparenz über jede Flug-, Hotel- und Zugbuchung.

Die Payhawk–Egencia-Integration bietet Vorteile für verschiedene Beteiligte im Bereich Geschäftsreisen:

• Finanzteams: Sofortige, revisionssichere Transparenz über Reisekosten mit angehängten Rechnungen und Belegen.
• CFOs: Echtzeit-Übersicht über Reisekosten weltweit, über alle Einheiten und Standorte hinweg.
• Reisende Mitarbeitende: Buchen wie gewohnt über Egencia – die Ausgaben werden automatisch in Payhawk erfasst.
• Travel Manager: Durchsetzung der Reiserichtlinien direkt bei der Buchung und Wegfall manueller Nachverfolgung.

Nein. Mitarbeitende nutzen Egencia wie gewohnt. Jede Buchung wird automatisch der richtigen Payhawk-Karte und Ausgabe zugeordnet – ohne zusätzliche Apps, Belegscans oder manuelle Einreichungen.

Egencia sorgt dafür, dass Buchungen den Richtlinien entsprechen (genehmigte Anbieter, vereinbarte Tarife, Richtlinienvorgaben). Payhawk stellt sicher, dass die finanzielle Abwicklung exakt passt – mit automatisch zugeordneten Ausgaben, angehängten Belegen und implementierten Genehmigungsprozessen.

Egencia überträgt Rechnungen und Belege direkt über Webhooks und die Invoices API in Payhawk. Sie werden automatisch der richtigen Ausgabe zugeordnet, sodass die Finanzabteilung Reisende nicht nach Unterlagen fragen oder Dokumente manuell hochladen muss.

Ja. Die Integration unterstützt sowohl EU- als auch US-Egencia-Tenants und bietet duale API-Flows, um die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben in allen Regionen sicherzustellen. Mehrere Unternehmensbereiche werden von vornherein unterstützt.

Um die Integration zu aktivieren, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager bei Egencia.

Payhawk deckt das gesamte Spektrum der Reisekosten ab – nicht nur Buchungen über Egencia. Mitarbeitende können Tagegelder, Kilometerpauschalen und sonstige Auslagen direkt in Payhawk einreichen. Diese Kosten werden zusammen mit den Egencia-Buchungen erfasst, sodass Finanzteams alle Reisekosten gebündelt und rechtskonform in einer einzigen Plattform überblicken können.