Unser Spring-’25-Release ist da! Nutzen Sie die volle Leistungsfähigkeit unserer AI-Agents, um Finanzprozesse zu automatisieren – bei voller Kontrolle.

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NKC logo

NKC vereinfacht und optimiert Reisen und Ausgabenmanagement mit Payhawk & Exact Online

NKC ist mit über 70.000 Mitgliedern der größte Camperclub Europas. Doch die NKC ist weit mehr als nur ein Mitgliederverband. Seit ihrer Gründung im Jahr 1976 begeistert sie Camper in den Niederlanden und ganz Europa mit Inspiration und fundiertem Wissen. Tag für Tag setzt sich die NKC dafür ein, Camper mit wertvollen Tipps, spannenden Ideen und engagierter Interessenvertretung zu unterstützen. Ob Reiseberatung, Camper-Versicherungen, technische Hilfe oder digitale Innovationen – alles dreht sich darum, das Camperleben noch schöner, einfacher und unbeschwerter zu machen. Mit einem vielfältigen Angebot an Reisen, Services und aktivem Lobbyeinsatz sorgt die NKC dafür, dass das Camperleben in den Niederlanden und darüber hinaus noch mehr Freude macht.

Hauptsitz
Soesterberg
Branche
Tourismus und Freizeit
Mitarbeitende
70 Mitarbeitende (& 400 Ehrenamtliche)
Payhawk-Kunde seit
Juli 2024
Beliebteste Produktfunktionen
  • Exact Online-Integration
  • Akzeptanzrate von Visa-Zahlungskarten
  • Benutzerfreundlichkeit der App
Marije Wouters – Controllerin beim Niederländischen Wohnmobilclub (NKC)

„Die Akzeptanz dieser Karten – wirklich beeindruckend, wie reibungslos das läuft.“

Marije Wouters - Controller bij de Nederlandse Kampeerauto Club (NKC)

Das Leben vor Payhawk

NKC arbeitete jahrelang mit ICS-Karten – ohne direkte Anbindung an das Buchhaltungssystem Exact Online. Kartenanpassungen liefen mühsam über Formulare, Transaktionen mussten manuell zugeordnet werden und das Verarbeiten von Belegen war ein zeitraubender Kraftakt.

"Gerade bei unseren Reisen war es sehr aufwendig, einen klaren Überblick über die Ausgaben zu behalten", erzählt Marije Wouters, Controllerin bei NKC. "Das Ausgabenmanagement war schlichtweg zu arbeitsintensiv."

Mit einer wachsenden Zahl an Reisebegleitern und dem klaren Wunsch nach mehr Transparenz bei den Kosten machte sich NKC auf die Suche nach einer Lösung, die sich nahtlos in Exact Online integrieren lässt – und mehr Kontrolle über die Finanzprozesse ermöglicht.

Warum sich NKC für Payhawk entschieden hat

Auf ihrer Suche stieß NKC auf mehrere Tools – entschied sich aber letztlich für Payhawk. Ausschlaggebend waren die Benutzerfreundlichkeit, die native Integration mit Exact Online und die transparente Kostenstruktur. Marije erklärt:

Für uns war entscheidend, dass genehmigte Transaktionen automatisch an Exact übermittelt werden. Keine zusätzlichen Schritte, keine Umwege. Außerdem war die Plattform intuitiv – auch für unsere Reisebegleiter, die weniger IT-Erfahrung mitbringen.

Die erste Nutzergruppe war sofort begeistert: "Sie sagten direkt: 'ICS könnt ihr kündigen, das hier funktioniert viel einfacher.'"

NATIVE INTEGRATION

Reisekosten und Spesen? Mit Payhawk direkt weiter zu Exact.

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Ein Klick von der Karte bis zur Buchung – dank Exact Online

Durch die native Integration zwischen Payhawk und Exact Online gehören manuelle CSV-Exporte der Vergangenheit an. Sobald eine Transaktion freigegeben ist, wird sie automatisch – inklusive Anhang – in Exact Online verbucht.

"Das erspart uns einfach eine Menge Aufwand", sagt Marije. "Früher mussten wir Belege manuell zuordnen. Jetzt landet alles direkt am richtigen Ort."

Flexibilität und Kontrolle durch smarte Workflows

Auch intern spart NKC dank Payhawk viel Zeit. Workflows lassen sich einfach anpassen, Kategorien flexibel verwalten und Karten gezielt Mitarbeitenden zuweisen. "Was ich an euch besonders schätze, ist, dass man das Management und die Anpassung der Workflows wirklich selbst in der Hand hat."

Marije ergänzt:

Die Verwaltungsoberfläche ist unglaublich benutzerfreundlich. Man kann ganz einfach etwas ändern oder hinzufügen – das ist angenehm und erspart uns viele E-Mails und Formulare.

Schon bald möchte NKC weiter skalieren: Über 100 Reisebegleiter sollen jeweils ihre eigene geschäftliche Zahlungskarte erhalten. Dank der positiven Rückmeldungen der ersten Nutzer läuft der Rollout schneller als geplant.

Ergebnis

Zwar befindet sich die Einführung noch in vollem Gange, doch die ersten Erfolge sind bereits sichtbar: Weniger manuelle Arbeit, mehr Transparenz – und vor allem: zufriedene Nutzer.

Payhawk passt sich an uns an – und nicht umgekehrt. Das ist der größte Unterschied zu früher.

Neugierig, was Payhawk für dein Unternehmen tun kann? Buche eine persönliche Demo und entdecke die Möglichkeiten.

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