Onze Spring ‘25-release is er! Automatiseer financeprocessen met AI-agents en behoud volledige controle.

Ontdek meerArrow

Onze Spring ‘25-release is er! Automatiseer financeprocessen met AI-agents en behoud volledige controle.

Ontdek meerArrow
NKC logo

NKC stroomlijnt reizen en uitgavenbeheer met Payhawk & Exact Online

NKC is met ruim 70.000 leden de grootste camperclub van Europa. En los van een ledenorganisatie, zijn ze veel meer dan dat. Sinds haar oprichting in 1976 biedt NKC inspiratie en kennis voor alle camperaars in Nederland én Europa. Ze zetten zich dagelijks in om camperaars te ondersteunen met kennis, inspiratie en belangenbehartiging. Van reisadvies tot camperverzekeringen, van technische ondersteuning tot digitale vernieuwing, alles draait om het vergroten van het camperplezier. Met een breed aanbod aan reizen, services en actief lobbywerk maakt NKC het leven van camperaars makkelijker, leuker en zorgelozer — in Nederland én daarbuiten.

HQ
Soesterberg
Branche
Toerisme en recreatie
Werknemers
500
Payhawk klant sinds
Juli 2024
Functies waar ze van houden
  • Exact Online integratie
  • Acceptatiegraad van Visa betaalkaarten
  • Gebruiksgemak app
Marije Wouters - Controller bij de Nederlandse Kampeerauto Club (NKC)

"De acceptatie van die kaarten — dat is bizar hoe goed dat gaat."

Marije Wouters - Controller bij de Nederlandse Kampeerauto Club (NKC)

Het leven vóór Payhawk

NKC werkte jarenlang met ICS-kaarten, zonder directe koppeling met hun boekhoudpakket Exact Online. Aanpassingen op kaarten verliepen stroperig via formulieren, transacties moesten handmatig gekoppeld worden en het verwerken van bonnetjes was een tijdrovend proces.

"Vooral bij onze reizen was het veel werk om goed inzicht te houden in de kosten," vertelt Marije Wouters, Controller bij NKC. "Het uitgavenbeheer was simpelweg te arbeidsintensief."

Met een groeiend aantal reisbegeleiders en een duidelijke wens om kosten inzichtelijker te maken, ging NKC op zoek naar een platform dat wél kon integreren met Exact Online — en waarmee ze meer regie kregen over hun financiële processen.

Waarom NKC voor Payhawk koos

Tijdens hun zoektocht kwam NKC meerdere oplossingen tegen, maar koos uiteindelijk voor Payhawk vanwege de gebruiksvriendelijkheid, de native integratie met Exact Online, en de voorspelbare kosten. Marije zegt:

Het was voor ons belangrijk dat goedgekeurde transacties automatisch werden doorgezet naar Exact. Geen extra stappen, geen omwegen. Daarnaast was het platform intuïtief, ook voor onze reisbegeleiders die wat minder IT-ervaring hebben.

De eerste groep gebruikers was direct enthousiast: "Ze zeiden meteen: 'ICS mag je opzeggen, dit werkt veel makkelijker.’"

NATIVE INTEGRATIE

Reiskosten en declaraties? Met Payhawk gelijk door naar Exact.

Ontdek meer

Eén klik van kaart tot boeking – dankzij Exact Online

Met de native integratie tussen Payhawk en Exact Online zijn losse CSV-bestanden verleden tijd. Zodra een transactie is goedgekeurd, wordt deze automatisch geboekt in Exact Online — mét bijlage.

"Dat scheelt gewoon veel gedoe," zegt Marije. "Voorheen moesten we zelf documenten koppelen. Nu zit alles meteen op de juiste plek."

Flexibiliteit en controle met slimme workflows

Ook intern levert Payhawk veel tijdwinst op. NKC kan zelf gemakkelijk workflows aanpassen, categorieën beheren en kaarten toewijzen aan medewerkers. "Wat ik zelf heel fijn vind aan jullie, is dat je het beheer en het aanpassen van workflows echt zelf in de hand hebt."

Marije geeft verder aan:

De beheeromgeving is ontzettend gebruiksvriendelijk. Je kunt zó iets wijzigen of toevoegen — dat werkt prettig en scheelt ons een hoop mailtjes en formulieren.

Binnenkort wil NKC verder opschalen, met 100+ reisbegeleiders die ieder hun eigen zakelijke betaalkaart krijgen. Door het enthousiasme van de eerste gebruikers, verloopt die uitrol versneld.

Resultaat

Hoewel de uitrol nog loopt, zijn de eerste resultaten duidelijk. Minder handwerk, meer inzicht, en vooral: tevreden gebruikers.

Payhawk past zich aan ons aan — in plaats van andersom. Dat is het grootste verschil met vroeger.

Benieuwd wat Payhawk voor jouw organisatie kan betekenen? Boek een persoonlijke demo in en ontdek de mogelijkheden.

Meer klantverhalen

Lees meerArrow
Lees meerArrow
Lees meerArrow