Hoe een geautomatiseerd uitgavenbeheersysteem de workflows van een B2B SaaS bedrijf kan verbeteren

Wat is een workflow?

Een workflow is een werkstroom binnen je bedrijf. Dit is een vaststaande werkwijze die wordt herhaald in een specifieke volgorde. Een workflow kan zowel een handmatige actie als een geautomatiseerde actie zijn. Elke afdeling en werknemer heeft te maken met workflows, bewust of onbewust. Van Finance, HRM, CRM tot ordermanagement; alle taken zijn onderdeel van workflows. Door workflows te verbeteren en automatiseren kunnen de processen binnen het bedrijf geoptimaliseerd worden. Een goede workflow zorgt voor meer snelheid en structuur binnen het bedrijf. Door workflows te automatiseren zorg je daarnaast voor minder handmatige fouten.

Op het gebied van uitgavenbeheer zijn er ook allerlei workflows in je bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan de goedkeuringsprocessen van bedrijfsuitgaven door werknemers en de inkoop- en verkoop processen. Door deze workflows te automatiseren wordt de kans op handmatige fouten kleiner.

Zeker scale-ups en snelgroeiende bedrijven hebben niet altijd duidelijke workflows staan. Hier is soms simpelweg geen tijd voor, wordt het geen prioriteit gemaakt.

Workflows en ERP

Steeds meer bedrijven kiezen ervoor om alle workflows samen te brengen in één ERP systeem. Door te werken met een ERP systeem kun je de workflows van verschillende afdelingen beheren in één overzicht. Op deze manier werken alle afdelingen en werknemers met één actueel systeem en is er overzicht waardoor je snel inzicht krijgt in alle processen.

Na het lezen van bovenstaande guide weet jij wanneer te integreren met een ERP en welke ERP vereisten op jouw bedrijf van toepassing zijn. Ook leer je over het belang van een geïntegreerde bedrijfskaart en de samenwerking tussen jouw uitgavenbeheer en ERP- of boekhoudsoftware.

Het belang van een workflow

Goed georganiseerde workflows hebben op allerlei aspecten binnen je bedrijf een positieve invloed. De workflows hebben namelijk effect op de bedrijfsresultaten en financiële gezondheid van het bedrijf. Wanneer de workflows ongeorganiseerd zijn heeft dit negatieve impact op het succes van het bedrijf.

Ook werknemers hebben veel baat bij goede workflows. Er is beter overzicht en efficiëntie, wat leidt tot minder stress en frustratie door onnodige of onduidelijke taken. Er kunnen meldingen worden ingesteld wanneer werknemers iets moeten doen met een taak. Er kan worden ingesteld wie voor welke stappen goedkeuring moet geven. Zo leg je door workflows goed in te richten de verantwoordelijkheid bij de juiste persoon.
Daarnaast kun je signalen koppelen aan een workflow. Bijvoorbeeld wanneer een taak is afgehandeld: dan kan er automatisch een signaal naar een bepaalde werknemer of afdeling worden gestuurd. Diegene ziet dat de taak is afgerond en dat de volgende taak moet worden opgepakt.

Als laatste hebben goed georganiseerde workflows ook indirect impact op de klanttevredenheid. Het is namelijk makkelijker om de doorlooptijd te monitoren. Door de bedrijfsprocessen te versnellen worden klanten eerder geholpen. Bijvoorbeeld in de klantenservice. Ook voor leveranciers is dit gunstig. Daarnaast wordt door geautomatiseerd uitgavenbeheer in het algemeen crediteuren eerder betaald.

Voordelen van geautomatiseerd uitgavenbeheer

Binnen het uitgavenbeheer hebben de workflows veel impact op het financiële team en zijn tevredenheid. Door de software voor uitgavenbeheer te gebruiken kun je workflows automatiseren. Zo is het team minder tijd kwijt aan vervelende handmatige werkzaamheden. Zeker naarmate het bedrijf groeit, kan het uitgavenbeheer gecompliceerder worden. Meer mensen, declaraties, betaalkaarten, facturen en ingewikkelde procedures. Dan kunnen er ook eerder fouten worden gemaakt. Door te automatiseren beperk je de mogelijkheid om fouten te maken of om onnodige kosten te maken.

Daarnaast komen er bij de groei van je bedrijf weer nieuwe audits kijken. Omdat het aantal transacties toeneemt, wordt de naleving en rapportage aan belanghebbenden ook steeds belangrijker. Door een slimme software voor geautomatiseerd uitgavenbeheer met goede workflows te gebruiken, beschik je continu over actuele data en kun je vanuit één dashboard in no time rapporten uitdraaien.

Door het uitgavenbeheer te automatiseren krijgt het financiële team goed inzicht in de budgetten. Dankzij de actuele informatie weet je of je je aan je budget houdt. Wanneer iemand geld aanvraagt voor een aankoop, kan iedereen in de workflow, inclusief de financieel manager, zien waarom dit verzoek is binnengekomen. Vervolgens wordt het verzoek vergeleken met de uitgaven, om te controleren of alles nog steeds volgens budget gaat of dat er een aanpassing moet worden gedaan.

Payhawk

Payhawk biedt dé oplossing bij het verbeteren van je workflows op het gebied van uitgavenbeheer. De slimme software van Payhawk heeft talloze mogelijkheden tot automatiseren én zorgt voor beter realtime overzicht van de kosten. Door slimme automatiseringen toe te passen beperk je het aantal handelingen en creëer je actueel inzicht.

Een voorbeeld hoe Payhawk het uitgavenbeheer kan helpen is middels de inkoop workflow. Bijvoorbeeld wanneer een werknemer een nieuwe laptop nodig heeft. Met Payhawk kun je als bedrijf zelf een workflow creëren en bepalen langs welke persoon of afdeling de aanvraag moet gaan. Hier kun je tevens instellen boven welk bedrag de aanvraag ook moet worden goedgekeurd door mensen hogerop.

Integratie(s)

Payhawk integreert met verschillende grote ERP systemen zoals NetSuite, Exact Online, Microsoft Dynamics, 60dias en Xero. Zo koppel je de slimme software aan jouw ERP. Dankzij de two-way integratie vinden er realtime data transfers plaats waardoor er geen handmatige input meer nodig is. Dit zal zeeën van tijd gaan schelen.

Ook beschikt de software van Payhawk over slimme OCR-technologie om gegevens op bonnetjes en facturen binnen enkele seconden vast te leggen.

Slotopmerkingen

Geautomatiseerde software voor uitgavenbeheer is dé oplossing om de workflows op dit gebied te verbeteren. Het verbeteren van workflows binnen het uitgavenbeheer kan grote impact hebben op de financiële gezondheid van het bedrijf. Dankzij het automatiseren is het ook makkelijker om de workflows te monitoren. Zo kun je betere beslissingen nemen en hou je meer tijd over voor belangrijke zaken: de groei van je bedrijf.

Wil je weten wat Payhawk voor jouw bedrijf kan betekenen? Boek direct een demo!