Was gibt es neues bei Payhawk?

Verbesserte Massenimport-Funktion

Sie haben jetzt die Möglichkeit, die neue Massenimport-Funktion zu nutzen, mit der Sie unkompliziert zahlreiche Datensätze importieren oder aktualisieren können – sowohl auf Ebene einzelner Entitäten als auch auf Gruppenebene. Dabei werden Teams, Mitarbeiter, Lieferanten und deren zugehörige Strukturen abgedeckt.

Vorteile: • Importieren und Anpassen von Teams sowie deren Ausgabenkategorisierung • Importieren und Anpassen von Mitarbeitern und deren Ausgabenkategorisierung • Importieren und Anpassen von Lieferanten und deren Ausgabenkategorisierung • Importieren und Anpassen von benutzerdefinierten Feldern, Kategorien und deren Verantwortlichen • Ausführen von Massenaktionen über mehrere Entitäten hinweg direkt auf Gruppenebene

Automatische Vorschläge für Ausgabenbeschreibungen, die Zeit sparen und manuelle Eingaben reduzieren. Payhawk nutzt jetzt KI, um das Textfeld auf der Grundlage hochgeladener Belege und früherer Einreichungen auszufüllen.

• Die Vorschläge erscheinen sofort nach dem Hochladen der Quittung.
• Basierend auf früheren Ausgaben für ähnliche Händler oder Kategorien
• Vollständig editierbar vor der Einreichung, sodass Sie die volle Kontrolle behalten

Sparen Sie bei jeder Übermittlung Zeit, ohne auf Sorgfalt oder Kontrolle verzichten zu müssen.

Payhawk unterstützt jetzt SEPA-XML-Zahlungen, um standardisierte Zahlungsdateien für nahtlose Massenüberweisungen von einem externen Bankkonto zu exportieren.

Wenn Sie an Zahlungsverkehrsdateien für andere Währungen interessiert sind, wenden Sie sich bitte an das Payhawk-Supportteam.

Kartentransaktionen können jetzt in mehrere Transaktionen mit verschiedenen Lieferanten aufgeteilt und in NetSuite exportiert werden, wodurch die bisherige manuelle Aufteilung in NetSuite entfällt.

Schlüsselvorteile

• Mehrere Lieferanten gleichzeitig per Karte bezahlen und als separate Rechnungen, Rechnungszahlungen oder Journaleinträge exportieren
• Sparen Sie Zeit, reduzieren Sie die manuelle Arbeit und vermeiden Sie Fehler, die normalerweise mit dem manuellen Splitting in NetSuite verbunden sind.
• Erheblich einfachere Abstimmung von Rechnungen und Rechnungszahlungen

In Verbindung mit Datev DUO können Payhawk-Kunden jetzt wählen, ob sie Ausgaben als „bezahlt“ oder „unbezahlt“ exportieren möchten.

Schlüsselvorteile:

• Umgehung der Unfähigkeit von Datev, den Ausgabenstatus nach dem Export auf „bezahlt“ zu aktualisieren
• Synchronisierung von Payhawk-Ausgaben als 'Bezahlt', um doppelte Zahlungen zu vermeiden

Wir haben Ihre Genehmigungs-Workflows um eine leistungsstarke Funktion erweitert! Sie können jetzt Workflow-Bedingungen auf der Basis von Lieferant festlegen, wodurch Sie mehr proaktive Kontrolle über Genehmigungen erhalten.

• Verhindern Sie lieferantenlose Bestellungen, indem Sie das Feld Lieferant ist leer „ als Bedingung zu Ihrem Workflow hinzufügen, um sicherzustellen, dass das Finanzteam den Lieferanten bei Bedarf aufnimmt.
  Anpassen der Genehmigungsabläufe basierend auf bestimmten Lieferanten. So können Sie beispielsweise unnötige Genehmigungen für Lieferanten mit häufigen Pendlerpauschalen (z. B. Uber) reduzieren, während für neue Lieferanten zusätzliche Genehmigungen erforderlich sind.
  Verwenden Sie neue Operatoren „ist leer“ und „ist nicht leer“ auch für Bedingungen nach Team, Kundenfeldern und Kategorie.

🚨 Hinweis: Lieferantenbedingungen sind noch nicht auf Multi-Entity-Ebene verfügbar.

🇺🇸 US-Unternehmen können sich jetzt an die 75-Dollar-Regel des IRS anpassen!

Sie können einen Schwellenwert für die Einreichung von Belegen auf der Grundlage des Gesamtbetrags der Ausgaben festlegen und sich so an die IRS-Regel anpassen:
"Ein Beleg ist nicht erforderlich, wenn Ihre Ausgaben, abgesehen von der Übernachtung, weniger als $75 betragen.

Hauptvorteile:

• Vereinfachte Einhaltung der Vorschriften: Automatische Anwendung der IRS-Regel zur Vereinfachung der Belegerfassung.
• Flexibilität für US-Unternehmen: Passen Sie Ihre Spesenprozesse an die Branchenstandards an.
• Schnellerer Monatsabschluss: Mit dieser Einstellung können US-Unternehmen den Monat schneller abschließen als bisher, da keine Belege für die Einreichung der Ausgaben erforderlich sind.
• Nahtlose Einrichtung: Definieren Sie den Schwellenwert für Ausgaben direkt in Payhawk, um eine reibungslose Implementierung für Ihr Team zu gewährleisten.

Sie können jetzt 'Kunden/Projekte' verwenden, um Ausgaben in Ihrer Payhawk-Anwendung zu kategorisieren

Hauptvorteile

• Automatische Kategorisierung Synchronisieren Sie Ihre 'Kunden/Projekte' für eine automatische Kategorisierung der angefallenen Ausgaben
• Einfache Erstellung von Rechnungen Markieren Sie Ausgaben als 'abrechenbar', um mit minimalem Aufwand Rechnungen aus der Ausgabe zu erstellen

Nahtloser Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung gemäß deutscher eRechnungsvorgaben, einschließlich der XRechnung und ZUGFeRD-Formate, im Januar 2025. Bereiten Sie sich auch auf die kommenden Vorschriften in Frankreich und Spanien vor!

Hauptvorteile:

• Empfang von eRechnungen wie reguläre Zahlungsdokumente: Einfacher Empfang von eRechnungen durch Weiterleitung, Hochladen oder Drag-and-Drop in erforderlichen Formaten wie XML.
• Elektronische Rechnungen mit 100%iger Genauigkeit verarbeiten: Elektronische Rechnungen werden sofort verarbeitet, wobei alle Daten mit höchster Genauigkeit extrahiert werden. Zur einfachen Verarbeitung wird eine PDF-Vorschau generiert, wobei benutzerdefinierte Felder eine weitere Kategorisierung ermöglichen und so effiziente Arbeitsabläufe gewährleisten.
• Synchronisierung mit Ihrem ERP in wenigen Klicks: Automatisieren Sie Zahlungs- und Buchhaltungsprozesse mit unserer nahtlosen Integration der Kreditorenbuchhaltung. Nutzen Sie Procure-to-Pay-Funktionen wie den 3-Wege-Abgleich für Bestellungen, Genehmigungsrouting und die Synchronisierung mit Ihrem ERP-System in wenigen Klicks.

Mit Gruppenbudgets haben Sie jetzt die Kontrolle über die Budgets Ihrer Gruppe in Echtzeit!

Hauptvorteile:

• Verbesserte Sichtbarkeit: Sichtbarkeit der Budgets aller Einheiten direkt vom Gruppen-Dashboard aus, für ultimative Kontrolle und Übersicht.
• Anpassbare Dimensionen: Wählen Sie Entitäten als Budgetdimensionen, um komplexere Budgetierungsszenarien und Hierarchien abzubilden.