Sie können Ihre Ausgabenanzeige jetzt individuell anpassen: Sie können Spalten hinzufügen, entfernen und neu anordnen, um genau das zu sehen, was Sie benötigen.

Was ist neu?

• Hinzufügen oder Entfernen von Spalten
• Neu anordnen und Größenänderung der Spalten
• Speichern Sie Ihr Layout als benutzerdefinierte Ansicht

Sie können jetzt die Einreichung von Ausgaben mit Gruppenberichten automatisieren, was die Verfolgung, Überprüfung und Erstattung erleichtert.

Neue Funktionen:

Auto-Gruppierung: Ausgaben werden nach Reisedaten oder Projektdaten und Tags mithilfe von benutzerdefinierten Feldern gruppiert.
Automatische Einreichung: Berichte werden automatisch eingereicht, sobald sie gruppiert sind.
Posteingangsansicht: Sehen und verwalten Sie alle Ausgabenberichte an einem Ort

• Erstattungsaktionen: Bestätigen, bezahlen oder als erstattet markieren
• Rechnungen hinzufügen: Lieferantenrechnungen an Berichte anhängen und bezahlen
• Benutzerdefinierte Berichtstypen: Definieren und erstellen Sie Ihre eigenen Berichtsvorlagen
  Kompatibilität mit Ausgabenfiltern: Verwenden Sie Filter
• Registerkarte Aktivität: Verfolgen Sie Änderungen und Genehmigungen für jeden Bericht

Automatisierte Ausgabenberichte sind sowohl für das Web als auch für mobile Geräte verfügbar.

Sie können jetzt automatisieren, wann Erstattungen ausgezahlt werden, indem Sie einen bestimmten Auszahlungstag auswählen - und optional einen Bestätigungsschritt hinzufügen, um Details zu überprüfen, bevor die Auszahlung erfolgt.

Was ist neu?

Geplante Auszahlungen
Wählen Sie einen bestimmten Tag im Monat, an dem alle genehmigten Erstattungszahlungen automatisch ausgeführt werden sollen.

Vier-Augen-Prinzip
Fügen Sie eine zusätzliche Kontrollebene hinzu, bevor die Zahlungen ausgeführt werden:

• Fügen Sie einen optionalen Bestätigungsschritt vor der Ausführung hinzu.
• Verwenden Sie die automatische Bestätigung, um manuelle Überprüfungen zu überspringen, wenn alle Details bereits im System überprüft wurden.

Gehen Sie zu Ihren Erstattungseinstellungen, um Ihren Auszahlungszeitplan und Genehmigungsablauf zu konfigurieren.

Sie können jetzt Einkaufsanfragen wieder öffnen, auch wenn diese bereits abgeschlossen sind - das gibt Teams mehr Flexibilität, wenn sich die Umstände ändern.

Öffnen Sie die Anfrage einfach erneut, nehmen Sie bei Bedarf die erforderlichen Anpassungen vor und setzen Sie den Workflow fort.

Verbesserte Massenimport-Funktion

Sie haben jetzt die Möglichkeit, die neue Massenimport-Funktion zu nutzen, mit der Sie unkompliziert zahlreiche Datensätze importieren oder aktualisieren können – sowohl auf Ebene einzelner Entitäten als auch auf Gruppenebene. Dabei werden Teams, Mitarbeiter, Lieferanten und deren zugehörige Strukturen abgedeckt.

Vorteile: • Importieren und Anpassen von Teams sowie deren Ausgabenkategorisierung • Importieren und Anpassen von Mitarbeitern und deren Ausgabenkategorisierung • Importieren und Anpassen von Lieferanten und deren Ausgabenkategorisierung • Importieren und Anpassen von benutzerdefinierten Feldern, Kategorien und deren Verantwortlichen • Ausführen von Massenaktionen über mehrere Entitäten hinweg direkt auf Gruppenebene

Automatische Vorschläge für Ausgabenbeschreibungen, die Zeit sparen und manuelle Eingaben reduzieren. Payhawk nutzt jetzt KI, um das Textfeld auf der Grundlage hochgeladener Belege und früherer Einreichungen auszufüllen.

• Die Vorschläge erscheinen sofort nach dem Hochladen der Quittung.
• Basierend auf früheren Ausgaben für ähnliche Händler oder Kategorien
• Vollständig editierbar vor der Einreichung, sodass Sie die volle Kontrolle behalten

Sparen Sie bei jeder Übermittlung Zeit, ohne auf Sorgfalt oder Kontrolle verzichten zu müssen.

Payhawk unterstützt jetzt SEPA-XML-Zahlungen, um standardisierte Zahlungsdateien für nahtlose Massenüberweisungen von einem externen Bankkonto zu exportieren.

Wenn Sie an Zahlungsverkehrsdateien für andere Währungen interessiert sind, wenden Sie sich bitte an das Payhawk-Supportteam.

Kartentransaktionen können jetzt in mehrere Transaktionen mit verschiedenen Lieferanten aufgeteilt und in NetSuite exportiert werden, wodurch die bisherige manuelle Aufteilung in NetSuite entfällt.

Schlüsselvorteile

• Mehrere Lieferanten gleichzeitig per Karte bezahlen und als separate Rechnungen, Rechnungszahlungen oder Journaleinträge exportieren
• Sparen Sie Zeit, reduzieren Sie die manuelle Arbeit und vermeiden Sie Fehler, die normalerweise mit dem manuellen Splitting in NetSuite verbunden sind.
• Erheblich einfachere Abstimmung von Rechnungen und Rechnungszahlungen

In Verbindung mit Datev DUO können Payhawk-Kunden jetzt wählen, ob sie Ausgaben als „bezahlt“ oder „unbezahlt“ exportieren möchten.

Schlüsselvorteile:

• Umgehung der Unfähigkeit von Datev, den Ausgabenstatus nach dem Export auf „bezahlt“ zu aktualisieren
• Synchronisierung von Payhawk-Ausgaben als 'Bezahlt', um doppelte Zahlungen zu vermeiden

Wir haben Ihre Genehmigungs-Workflows um eine leistungsstarke Funktion erweitert! Sie können jetzt Workflow-Bedingungen auf der Basis von Lieferant festlegen, wodurch Sie mehr proaktive Kontrolle über Genehmigungen erhalten.

• Verhindern Sie lieferantenlose Bestellungen, indem Sie das Feld Lieferant ist leer „ als Bedingung zu Ihrem Workflow hinzufügen, um sicherzustellen, dass das Finanzteam den Lieferanten bei Bedarf aufnimmt.
  Anpassen der Genehmigungsabläufe basierend auf bestimmten Lieferanten. So können Sie beispielsweise unnötige Genehmigungen für Lieferanten mit häufigen Pendlerpauschalen (z. B. Uber) reduzieren, während für neue Lieferanten zusätzliche Genehmigungen erforderlich sind.
  Verwenden Sie neue Operatoren „ist leer“ und „ist nicht leer“ auch für Bedingungen nach Team, Kundenfeldern und Kategorie.

🚨 Hinweis: Lieferantenbedingungen sind noch nicht auf Multi-Entity-Ebene verfügbar.