Comment approuver les dépenses ligne par ligne : suivez le guide

C’est une fonctionnalité qui été très attendue chez nos clients : la possibilité d’approuver différents postes de dépenses, ligne par ligne. Cela va grandement faciliter les workflows d’approbation, surtout pour les entreprises qui gèrent leurs dépenses par projet, par événement ou par équipe.

Écritures comptables : définition

L’utilisation d’écritures comptables permet aux contrôleurs financiers de catégoriser et de sous-catégoriser les dépenses dans les états financiers, offrant ainsi une meilleure granularité et un meilleur contrôle. Elle est particulièrement utile si votre entreprise dispose de plusieurs sources de revenus et des activités commerciales dispersées, car elle permet d’avoir une visibilité sur toutes les dépenses engagées, à travers toutes vos entités.

Notre nouvelle fonctionnalité d'approbation ligne par ligne

Bonne nouvelle : vous pouvez désormais envoyer des dépenses à lignes multiples pour approbation en isolant chacune des lignes.

Cette fonctionnalité permet une répartition plus précise des approbations pour chaque dépense, de façon à renforcer le contrôle des dépenses.

Les approbations ligne par ligne peuvent se faire de manière non séquentielle, ce qui signifie que vos dépenses entreront dans le cycle d’approbation pré-défini, sans retard de traitement.

Par exemple, si vous devez répartir la dépense entre deux équipes différentes, vous pouvez utiliser des lignes pour spécifier leurs dépenses respectives, et les deux équipes devront approuver les coûts associés.

Grâce à la répartition ligne par ligne dans l'application Payhawk, vous obtenez 1) une meilleure précision, 2) un contrôle plus granulaire, et 3) une efficacité accrue, ce qui simplifie considérablement le suivi du budget et l'approbation des dépenses.

Comment fonctionnent les approbations ligne par ligne ?

Rendez-vous directement dans votre tableau de bord pour diviser vos dépenses en plusieurs éléments :

1. Cliquez sur Dépenses
2. Sélectionnez la dépense
3. Ouvrez vos options en cliquant sur les trois petits points en haut à droite et en choisissant "Partager".

Désormais, chaque élément déclenche son propre workflow d’approbation, afin de gagner du temps et d'améliorer la précision des approbations.

Un contrôle des dépenses renforcé

Cette possibilité de diviser une dépense et d’attribuer des approbations différentes en fonction des éléments permet de simplifier les processus de gestion des dépenses pour les entreprises qui travaillent par projet, par équipe, par centre de coût, etc. C’est une nouvelle façon de personnaliser la gestion de frais professionnels, avec une plus grande visibilité et un plus grand contrôle.

En introduisant cette nouvelle fonctionnalité, les équipes financières et les comptables peuvent mieux contrôler les dépenses en mettant en œuvre des approbations personnalisées ligne par ligne qui conviennent parfaitement à leur structure de gestion des dépenses.

Les approbations ligne par ligne dans le processus Procure-to-Pay

De la comptabilité au reporting et au suivi en temps réel des dépenses, notre logiciel de gestion des dépenses et sa fonctionnalité d’approbation ligne par ligne vous aide à automatiser les processus Procure-to-Pay.

Notre technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) extrait les différentes lignes comptables de vos factures et reçus, ce qui permet aux équipes financières de différencier chacun des éléments, d'y ajouter des notes, permettant ainsi d’attribuer des approbations différentes selon les bons de commandes.

Cela permet de réduire la saisie manuelle des données, de limiter les erreurs humaines et de rendre les données plus précises et plus fiables.

La méthode Payhawk

Notre logiciel permet aux professionnels de la finance de s’affranchir des tâches manuelles en bénéficiant d’une plus grande personnalisation et d’une plus grande visibilité sur la gestion des dépenses.

Notre plateforme (et nos intégrations natives ERP) sont idéales pour les grandes entreprises et les scales-ups. Découvrez tous les bénéfices de notre solution en programmant une démo personnalisée avec l'un de nos experts.