Een 2024 gids voor line items: Hoe Payhawk goedkeuringen op lijnniveau gebruikt

Payhawk klant? Je hebt gesproken en wij hebben geluisterd. We introduceren de nieuwe functie goedkeuringen op regelniveau die jou helpt bij het transformeren van de manier waarop je goedkeuringen van uitgaven verwerkt voor meerdere projecten, evenementen en teams. Hieronder vind je meer informatie over deze functie en hoe je deze kunt gebruiken.

Wat zijn line items in de boekhouding?

Line item accounting helpt financiële controleurs bij het categoriseren of subcategoriseren van uitgaven binnen financiële overzichten, waardoor een grotere granulariteit en betere controle mogelijk is. Ze zijn vooral nuttig als jouw middelgrote organisatie meerdere inkomstenstromen en wijdvertakte bedrijfsactiviteiten heeft, omdat ze laten zien waar jouw uitgaven naartoe gingen en waarom.

Introductie van bijgewerkte goedkeuring functie op regelniveau

Goed nieuws: Je kunt nu uitgaven ter goedkeuring verzenden op basis van meerdere line items met behulp van verschillende regelitem categorieën in een bepaalde uitgave.

Wat betekent dit? Je krijgt betere uitgavencontrole door een nauwkeurigere uitsplitsing van goedkeuringen voor elke uitgave..

Goedkeuringen op regelniveau kunnen niet opeenvolgend gebeuren, wat betekent dat je uitgaven de nodige goedkeuringen doorlopen zonder dat de verwerking van de uitgaven vertraging oploopt.

Als je bijvoorbeeld een uitgave moet splitsen tussen twee verschillende teams, kun je line items gebruiken om hun respectievelijke uitgaven te specificeren en beide teams moeten de bijbehorende kosten goedkeuren.

Met het opsplitsen van line items in de Payhawk app krijg je 1) meer nauwkeurigheid, 2) meer controle en 3) verbeterde efficiëntie, waardoor het bijhouden van budgetten en het goedkeuren van uitgaven een fluitje van een cent wordt.

Hoe krijg ik toegang tot de nieuwe functie voor goedkeuringen op regelniveau?

Je kunt jouw uitgaven in meerdere regels splitsen vanaf jouw dashboard:

1. Klik op uitgaven
2. Selecteer de uitgave
3. Open jouw opties door te klikken op de drie verticale stippen rechtsboven en kies ‘splitsen’

Vóór deze nieuwe goedkeuringsfunctie op regelniveau berekende onze software de goedkeuringsketen alleen op basis van het eerste regelitem. Dit proces betekende dat zelfs als de andere line items verschillende goedkeuringen nodig hadden, ze allemaal naar dezelfde finance controller werden gestuurd. Het werkte, maar het was niet gedetailleerd genoeg voor sommige bedrijven.

Nu, met de nieuwe functie, kun je meerdere regels in meerdere stappen en niet opeenvolgende goedkeuringsworkflows activeren, waardoor tijd wordt bespaard en de nauwkeurigheid van de goedkeuring wordt verbeterd.

Waarom is controle over meerdere regels belangrijk?

Natuurlijk zijn sommige uitgaven eenvoudig en volgen ze een standaard goedkeuringsworkflow. Maar er zijn veel situaties waarin het tegenovergestelde het geval is. In deze situaties moeten meerdere teamleden hun handtekening zetten en goedkeuring geven, omdat de uitgave zich uitstrekt over meerdere teams of kostenplaatsen. In deze gevallen is het belangrijk dat elke organisatie uitgaven naar eigen inzicht kan aanpassen met volledige zichtbaarheid en controle.

Door deze nieuwe functie te introduceren, kunnen financiële teams en accountants uitgaven beter controleren door aangepaste goedkeuringen op regelniveau te implementeren die perfect passen bij hun structuur voor het aftekenen van uitgaven.

Een voorbeeld van een workflow met meerdere goedkeuringen op regelniveau

Stel dat een sequentiële goedkeuringsworkflow eerst goedkeuring vereist van een teammanager en daarna van een admin.
De uitgave heeft drie regels, met teamwaarden A, B en B. Wanneer de uitgave wordt ingediend, moet deze eerst naar de teammanagers (TM) van A en B gaan (niet-opeenvolgend):

• als of TM-A of TM-B de uitgave terugstuurt, krijgt de uitgave de status teruggestuurd en moet de werknemer opnieuw indienen (de andere TM heeft geen lopende aanvraag meer)
• als of TM-A of TM-B de uitgave afwijst, krijgt de uitgave de status afgewezen (de andere TM heeft geen in behandeling zijnde aanvraag meer)
• als alleen TM-A of TM-B de uitgave goedkeurt en de andere nog steeds in behandeling is, wordt de uitgave nog steeds beschouwd als in afwachting van goedkeuring
• als beide TM-A en TM-B de uitgave goedkeuren, dan pas wordt de uitgave doorgestuurd voor goedkeuring door de beheerder

Vragen over het gebruik van deze functie? Bekijk ons line-items help desk artikel voor meer informatie.

Hoe passen line items in het procure-to-pay-proces?

Line items zijn essentieel als het gaat om het navigeren naar procure-to-pay-functies. Van boekhouding tot declaratie en -opvolging, onze software voor onkostenbeheer helpt jou automatiseren van procure-to-pay processen, waaronder line items.

Onze optische tekenherkenning (OCR technology haalt line items uit jouw facturen en kwitanties, waardoor financiële teams uitgaven en inkomsten in aparte regels kunnen plaatsen en notities kunnen toevoegen aan elke regel, zodat verschillende inkoop orders verschillende goedkeuringen kunnen krijgen, zoals vereist.

Door al deze functies aan elkaar te koppelen wordt uiteindelijk handmatige gegevensinvoer verminderd, worden menselijke fouten verminderd en worden gegevens nauwkeuriger en betrouwbaarder.

Line item accounting: De Payhawk manier

Onze innovatieve software helpt financiële professionals de uitdagingen van het handmatig beheren van line items te overwinnen, van het aanpassen van regelitem categorieën tot het in realtime bijhouden van line items en meer.

Ons intelligente uitgaven management platform (en inovatieve ERP integraties)zijn perfect gepositioneerd om zowel grote ondernemingen als groeiende bedrijven te ondersteunen. Ontdek hoe boekhoudfuncties op regelniveau (naast 100 andere) jouw bedrijf kunnen helpen tijd te besparen, fouten te voorkomen en efficiënt te schalen door een persoonlijke demo te plannen met een van onze experts.