Prévention de la fraudeBloquez la fraude aux paiements à la source
Payhawk vérifie les paiements professionnels, les cartes d’entreprise, les dépenses et les factures pour stopper les fraudes et les erreurs coûteuses avant qu’elles n’aient des conséquences financières.
La prévention de la fraude intégrée à chaque paiement
La fraude ressemble rarement à de la fraude. Un fournisseur modifie ses coordonnées bancaires, une fausse facture arrive, une note de frais ne correspond à aucune dépense réelle ou une carte est utilisée là où elle ne devrait pas l’être. L’année dernière, 76 % des organisations ont été ciblées par des fraudes aux paiements. Payhawk est conçu pour détecter ces situations avant que les fonds ne soient transférés.
Définissez les marchands, catégories, pays, plages horaires et plafonds autorisés pour chaque carte. Grâce au contrôle des dépenses, les paiements par carte non conformes sont automatiquement rejetés.
Les doublons de factures et de notes de frais sont automatiquement détectés à partir du montant, du fournisseur, de la date et du numéro de document. Lorsqu’un bon de commande existe, le rapprochement à trois facteurs permet de vérifier que les marchandises ont bien été reçues avant le paiement de la facture.
Chaque bénéficiaire est vérifié lors des virements en EUR et en GBP, que vous payiez un fournisseur ou remboursiez un employé. Si le nom du bénéficiaire ne correspond pas à celui associé au compte bancaire, l’écart est signalé avant le paiement.
Nous surveillons les transactions par carte et les paiements bancaires pour détecter rapidement les activités suspectes et prendre les mesures nécessaires avant qu’elles ne posent problème.
Un contrôle renforcé pour les modifications sensibles
Réduisez les risques grâce à des droits d’accès plus stricts, à l’approbation par une seconde personne et à un historique clair des modifications.
Exigez une seconde validation pour les modifications des coordonnées fournisseurs, les transferts de fonds internes et les mises à jour de workflows. Les modifications sensibles ne prennent effet qu’après cette seconde validation.
Confiez la vérification des informations de paiement et l’autorisation des paiements à des personnes différentes. Définissez précisément qui peut modifier les coordonnées bancaires des fournisseurs.
Recevez des alertes par e-mail lorsqu’un bénéficiaire est ajouté ou que des droits d’accès sont modifiés. Le journal des approbations, selon le principe des quatre yeux, permet de consulter, pour chaque demande, les informations avant et après modification.
Tous les outils de prévention de la fraude aux paiements
Vérification du bénéficiaire
Pour les paiements en EUR et en GBP, le nom du bénéficiaire est comparé à celui associé au compte bancaire de destination lorsque des coordonnées bancaires sont ajoutées ou modifiées. Toute divergence est signalée avant l’exécution du virement.
Détection des doublons et rapprochement
Les doublons de factures et de notes de frais sont détectés à partir du montant, du fournisseur, de la date et du numéro de document. Lorsqu’un bon de commande existe, le rapprochement à trois facteurs permet de vérifier que les marchandises ont bien été reçues avant le paiement.
Contrôles granulaires des cartes d’entreprise
Définissez les marchands, catégories, pays, plages horaires et plafonds autorisés pour chaque carte. Les titulaires ne peuvent pas augmenter eux-mêmes leurs plafonds.
Authentification 3-D Secure
Au-delà d’un certain seuil, les paiements par carte en ligne nécessitent une confirmation du titulaire dans l’application. La possession d’un numéro de carte volé ne suffit donc pas pour effectuer un paiement.
Surveillance en temps réel
Les paiements bancaires font l’objet d’une vérification du nom du bénéficiaire, d’un contrôle des listes de sanctions et d’une surveillance des activités inhabituelles. L’activité des cartes est également surveillée : une transaction suspecte peut être refusée ou la carte peut être bloquée.
Workflows d’approbation
Soumettez les paiements, les factures et les dépenses à des workflows d’approbation personnalisables. Seules les personnes désignées peuvent modifier les coordonnées bancaires des fournisseurs. Ces modifications sensibles nécessitent l’approbation d’une autre personne.
Séparation des tâches
Confiez la confirmation des informations de paiement et l’autorisation des paiements à deux personnes différentes. Exigez l’approbation d’une autre personne pour modifier les coordonnées fournisseurs ou transférer des fonds en interne. Ces opérations sensibles ne prennent effet qu’après cette approbation.
Piste d’audit complète
Chaque action est consignée. Des alertes signalent l’ajout de bénéficiaires et les modifications des droits d’accès. Pour chaque demande, les informations avant et après modification sont également enregistrées. Vous disposez ainsi d’un historique précis des actions effectuées, que vous pouvez présenter aux auditeurs.
Authentification à deux facteurs
Une vérification d’identité supplémentaire à la connexion empêche qu’un mot de passe volé suffise à donner accès aux fonds de votre entreprise.
Les équipes financières en parlent. Les résultats sont là
« L’OCR détecte les doublons de factures et renseigne automatiquement les champs. C’est le principe des quatre yeux mis en pratique. »
Nadia Vanuytrecht
« C’est un processus simple, entièrement dématérialisé et totalement sécurisé. Vous pouvez au besoin suspendre temporairement une carte en une minute. Les responsables financiers peuvent gérer les plafonds et consulter toutes les dépenses en temps réel. »
Polina Kasaboneva, CFO
« Avec notre ancien outil, nous avions parfois l’impression de travailler à l’aveugle. Je ne savais pas où apporter des modifications ni comment trouver rapidement les informations dont j’avais besoin. Aujourd’hui, avec Payhawk, nous avons une vue d’ensemble sur nos dépenses et pouvons les contrôler, même lorsque le nombre de justificatifs et de factures augmente considérablement. La traçabilité offerte par Payhawk nous aide également à affecter notre trésorerie aux investissements les plus rentables. »
Adrià Vázquez, CFO
Des fonctionnalités avancées, sans la complexité
Gérez les dépenses de vos employés et toutes les autres dépenses de votre entreprise au même endroit. Avec Payhawk, gardez la maîtrise de vos politiques, de vos workflows et de vos paiements depuis une plateforme unique.
Des cartes intelligentes avec des contrôles intégrés
Vérifiez et remboursez les dépenses de vos employés
Automatiser le traitement des factures
Suivi entièrement dématérialisé des dépenses des employés, gestion des notes de frais avec des workflows d’approbation personnalisables et remboursement direct sur le compte bancaire des employés. lien
Démultipliez votre efficacité grâce à une suite d’agents IA qui prend en charge les tâches financières avec précision, afin que votre équipe consacre moins de temps aux opérations répétitives.
Améliorez la productivité de vos équipes grâce au traitement automatique des factures fournisseurs
FAQ
Payhawk intègre la prévention de la fraude aux paiements, aux cartes d’entreprise, aux dépenses et aux factures. Il vérifie les bénéficiaires avant les virements, détecte les doublons de factures et les factures fictives, signale les notes de frais frauduleuses, contrôle l’utilisation des cartes et surveille les paiements par carte et les paiements bancaires. Ces mesures permettent de prévenir la fraude avant que les fonds ne quittent l’entreprise.
Une demande de changement de compte bancaire peut être le signe d’une tentative de fraude par usurpation d’identité d’un fournisseur. Payhawk compare le nom du bénéficiaire à celui associé au compte bancaire de destination et signale tout écart avant l’exécution du virement. Un avertissement signale également les nouveaux fournisseurs. Vous pouvez définir les personnes autorisées à modifier les coordonnées bancaires des fournisseurs. Les modifications sensibles nécessitent une seconde approbation : une personne seule ne peut donc pas détourner de fonds.
Les doublons de factures sont détectés à partir du montant, du fournisseur, de la date et du numéro de document. Le rapprochement à trois facteurs empêche le paiement des factures fictives qui ne correspondent à aucun bon de commande ni à aucune livraison. Pour les nouveaux fournisseurs, un avertissement permet de procéder à une vérification supplémentaire avant tout paiement.
Payhawk combine les contrôles du réseau de paiement par carte, du prestataire de traitement des paiements et du protocole 3-D Secure avec un système de surveillance des transactions. En cas d’activité suspecte, une transaction peut être signalée pour vérification ou refusée, et la carte concernée peut être bloquée.
Les doublons de notes de frais sont détectés à partir du montant, du fournisseur, de la date et du numéro de document. Si un champ ayant fait l’objet d’un signalement est modifié après la soumission, la personne chargée de vérifier la note de frais reçoit une alerte. Les justificatifs sont rapprochés des dépenses correspondantes, et les vérifications effectuées lors de l’approbation permettent de repérer celles qui ne respectent pas la politique de dépenses. Les cartes peuvent également être bloquées automatiquement lorsque trop de dépenses ne sont pas soumises dans les délais.
Vos fonds sont protégés auprès de J.P. Morgan et d’autres établissements réglementés. Au Royaume-Uni et dans l’EEE, les services de paiement de Payhawk sont fournis par des entités agréées en tant qu’établissements de monnaie électronique. La sécurité de ses services repose notamment sur sa conformité à la norme PCI DSS niveau 1, ses rapports d’audit SOC 1 et SOC 2 type 2 et sa certification ISO 27001. Payhawk est également membre principal de Visa et sécurise les paiements par carte grâce au protocole d’authentification 3-D Secure.
Le contrôle des dépenses permet de veiller au respect des politiques de l’entreprise pour les dépenses légitimes. La prévention de la fraude vise à empêcher que des fonds soient versés dans le cadre d’opérations frauduleuses. Payhawk assure ces deux fonctions, qui répondent à des enjeux distincts : le respect des politiques de dépenses d’un côté, et la vérification et la sécurisation des paiements de l’autre.
La fraude liée aux cartes d’entreprise entraîne des pertes financières directes, auxquelles s’ajoute le travail administratif nécessaire pour contester les transactions auprès de la banque. Des contrôles détaillés, des plafonds soumis à approbation et une surveillance en temps réel permettent de limiter ces pertes et de réduire la charge de travail qui en découle.
Payhawk se synchronise avec les ERP et logiciels de comptabilité que vous utilisez déjà. Vous ajoutez des fonctionnalités de prévention de la fraude à votre environnement existant, sans remplacer vos outils. Vos fonds restent protégés auprès de J.P. Morgan : la centralisation de la gestion de vos dépenses dans Payhawk ne signifie pas renoncer à cette protection.