Het cruciale belang van helder zicht op financiën in 2024

Noot van de redactie: Dit artikel is een afgeleide van de Raconteur data-driven finance insights.

Zonder een volledig en actueel beeld van wat er gebeurt, zijn CFO's en hun collega's in de hele organisatie minder goed in staat om snel te reageren op veranderingen die van invloed zijn op het bedrijf, terwijl senior leiders het risico lopen belangrijke strstrategische beslissingen te baseren op oude en/of onvolledige informatie.

Toch hebben veel financiële teams moeite om zo'n beeld te krijgen, vooral in bedrijven die nog steeds handmatige processen gebruiken om rapporten te genereren.

"Hoe handmatiger je processen, hoe meer fouten je onderweg kunt maken", zegt Matthias Heiden, CFO van enterprise software Industrial and Financial Systems (IFS). "Zonder de juiste technologie twijfel je altijd. Een enkele bron van waarheid is in tijden als deze meer dan ooit nodig, zodat je volledig op de hoogte bent van al je divisies."

Bedrijven die op overnamepad zijn geweest, kunnen ook in de problemen komen als ze geen geconsolideerd overzicht hebben wanneer ze hun nieuw overgenomen bedrijven proberen te integreren. Equiniti is hier een goed voorbeeld van. Het bedrijf, een specialist in het uitbesteden van aandeelhouders- en pensioendiensten, heeft onlangs een reeks overnames gedaan, wat betekende dat verschillende onderdelen van het bedrijf verschillende manieren van werken hadden, herinnert Rob Bloor, financieel controller van de groep, zich.

"Ons bedrijf raakte erg gefragmenteerd, dus het vergde enorm veel inspanning om informatie te verzamelen", zegt hij. "Voor boekhoudkundige zaken zoals de consolidatie van vreemde valuta hadden we een zeer complex proces."

Dataprocessen verbeteren

Sommige bedrijven vertrouwen ook op "cottage industry data sets", die vaak niet consistent zijn, waardoor het voor hun financiële teams nog moeilijker wordt om een accuraat beeld te krijgen. Dat is de mening van Clare Walsh, directeur onderwijs bij het Institute of Analytics.

"Mensen gebruiken vaak totaal verschillende terminologie en er zijn subtiele verschillen in de cijfers die ze verzamelen", meldt ze. "Er moet meer aandacht komen voor interoperabiliteit."

Andere bedrijven proberen de zichtbaarheid van hun activiteiten te verbeteren door één ERP-systeem (enterprise resource planning) te gebruiken dat gebruikers een beter overzicht geeft over de hele organisatie, waardoor ze veranderingen vaak in realtime kunnen zien.

Equiniti heeft onlangs een nieuw ERP-systeem geïmplementeerd dat het bedrijf heeft geholpen verschillende processen te stroomlijnen en het financiële team een beter inzicht heeft gegeven in wat er in het hele bedrijf gebeurt.

"Dit was een enorme sprong voorwaarts in het bereiken van consistentie," zegt Bloor, eraan toevoegend dat de meeste processen van het financiële team binnen het ERP-systeem worden uitgevoerd. Toepassingen van derden die het team gebruikt, kunnen worden aangesloten via een application programming interface zonder handmatige invoer.

Deze aanpak kan ook helpen bij het beheer van betalingen, met name bij het sturen van geld over de grens - een traditioneel traag en onhandig proces.

Marco Torrente, Global CFO bij reisbureau WebBeds, zegt dat zijn bedrijf "alle grensoverschrijdende betalingen via één wereldwijde provider beheert. We beheren FX-risico's door middel van hedging en vervolgens integreren we betalingsprocessen zoveel mogelijk met ons ERP-systeem."

Betalingsactiviteiten stroomlijnen

Maar het betalingsproces draait niet alleen om uitvoering; het draait ook om stewardship en naleving. CFO's moeten er bijvoorbeeld voor zorgen dat betalingsgegevens niet kunnen worden gemanipuleerd zodra ze het systeem binnenkomen.

Heiden legt uit dat deze beveiligingsmaatregel cruciaal is, omdat het risico op fraude aanzienlijk toeneemt wanneer gegevens vanuit een ERP-systeem worden overgedragen in een bestandsindeling waarmee binnen het betalingssysteem kan worden geknoeid.

"Aan de uitvoeringskant gaat het om snelheid en efficiëntie - en daar hebben we veel technologie voor nodig," voegt hij eraan toe.
IFS werkt aan een project waarbij verschillende virtuele rekeningstructuren via één centrale wereldwijde cashmanagementbank zullen lopen om de efficiëntie te verbeteren en de verwerkingskosten te verlagen.

"Betalingen zijn een constante uitdaging voor het kantoor van de CFO," zegt Heiden. "Of je nu economische voor- of tegenwind hebt, je moet altijd stewardship combineren met uitvoering. Want terwijl je voortdurend op zoek bent naar efficiëntiewinst, kun je geen compromissen sluiten op het gebied van compliance."
In elke organisatie zullen er medewerkers zijn die afkerig zijn van verandering en die overtuigd moeten worden van de noodzaak om nieuwe technologie en werkmethoden te omarmen als hun bedrijf efficiënter wil worden en concurrerend wil blijven.

"Het eerste waar mensen duidelijk bang voor zijn bij technologie en automatisering is dat ze hun baan kwijtraken," zegt Torrente. "Communicatie is daarom belangrijk om ervoor te zorgen dat alle werknemers begrijpen welke voordelen ze zullen hebben."

Door uit te leggen hoe geavanceerde IT iedereen kan helpen efficiënter te werken, kunnen werkgevers dergelijke zorgen wegnemen en draagvlak creëren voor de technologische investeringen die hun financiële teams het holistische overzicht moeten geven dat ze nodig hebben.

"We streven ernaar om meer tijd te besteden aan activiteiten die waarde toevoegen en een goed overzicht te krijgen van wat er in de hele onderneming gebeurt", zegt Torrente over de recente inspanningen van zijn team. "Op die manier kunnen we dienen als een strategische zakenpartner en beter voorspellen met welke uitdagingen en kansen ons bedrijf te maken krijgt."

Een bericht van Payhawk

Wil je je dataprocessen verbeteren en betalingsactiviteiten stroomlijnen? Met Payhawk kun je een hoop besparen.. van twee uur per dag tot vier dagen per week. Boek een demo om meer te weten te komen over het besparen van tijd en het verbeteren van de nauwkeurigheid met automatisering.