Een stappenplan voor het maken van een effectief budgetplan

Budgetplanning is een essentieel onderdeel van efficiënt bedrijfsbeheer. Het houdt onder andere rekening met uitgavenbeheer (Spend Management) en alle daaraan gerelateerde financiële processen. Bij Payhawk faciliteren we dat onderdeel van budgetbeheer. En we helpen je graag op weg met een stappenplan voor het opstellen van een effectief budgetplan.

Wat is een budgetplan precies?

Budgetbeheer is het strategische proces waarbij een onderneming zijn financiële middelen plant, toewijst en controleert om vastgestelde bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Het omvat zowel het opstellen van een gedetailleerd budget voor toekomstige perioden als het monitoren van de werkelijke uitgaven en inkomsten tegenover dit plan. Het hoofddoel is om financiële stabiliteit te waarborgen, overbesteding te voorkomen en proactief te sturen op de strategische doelen van de organisatie.

Effectief budgetbeheer valt in grote mate samen met de vier stappen van de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act). Dit toont aan dat budgetbeheer een cyclisch proces van continue verbetering is. Het budgetplan speelt de cruciale rol van de 'Plan'-fase binnen de PDCA-cyclus.

De cruciale aspecten van een budgetplan behelzen het strategisch funderen van de financiële doelen door middel van realistische, gedetailleerde prognoses en liquiditeitsplanning. Daarnaast is het essentieel om operationele controlemechanismen in te bouwen en het proces van budget versus realisatie te handhaven om verantwoording te waarborgen en tijdige bijsturing van je budgetplan mogelijk te maken.

Waarom is het opstellen van een ​​budgetplan belangrijk en welke rol speelt wetgeving hierin?

Een budgetplan maken is essentieel voor ondernemingen om financiële controle en strategische sturing te waarborgen, aangezien het dient als basis voor planning, prestatiemeting en liquiditeitsbeheer. Wetgeving, zoals de Rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM), introduceert bijvoorbeeld verplichte compliance- en administratiekosten voor het registreren van reisdata.

Dergelijke wetgeving dwingt zo bedrijven tot het plannen van deze uitgaven. Een proactief budgetplan moet dergelijke kosten dekken en anticiperen op toekomstige noodzakelijke investeringen voor duurzaamheid, om zo risico's te vermijden en – in dit voorbeeldgeval - aan de toekomstige CO₂-normen te voldoen zoals die worden opgelegd door de overheid.

Wat zijn de doelstellingen van een effectief budgetplan?

Een budgetplan maken vertaalt de bedrijfsstrategie in concrete, meetbare en transparante financiële doelen voor alle organisatieonderdelen. Het is de operationele blauwdruk die helpt om beslissingen te begeleiden en teams te motiveren door duidelijke financiële verantwoordelijkheden en prestatieverwachtingen te stellen. Door deze structuur wordt verzekerd dat middelen doelgericht worden ingezet om de strategische resultaten te behalen.

In de praktijk worden de volgende methoden vaak gebruikt voor budgetplanning:

• Top-down budgettering: Het management stelt het totale budget vast op basis van strategische bedrijfsdoelen en verdeelt dit vervolgens over de lagere afdelingen.
• Bottom-up budgettering: Individuele afdelingen stellen hun budgetbehoeften op op basis van hun specifieke activiteiten, waarna deze plannen worden geaggregeerd tot een totaalbedrijfsbudget.
• Zero-Base budgettering (ZBB): Elke budgetperiode begint bij 'nul', wat betekent dat alle uitgaven volledig opnieuw moeten worden gerechtvaardigd en geprioriteerd, ongeacht de uitgaven van het voorgaande jaar.

Payhawks stappenplan voor het maken van een effectief budgetplan

Door middel van de volgende stappen voor het maken van een budgetplan, ontstaat een gericht, helder en gestructureerd proces:

• Stel financiële doelen vast: Begin met het bepalen van de strategische financiële doelen van de organisatie voor de budgetperiode (bijvoorbeeld: 10% omzetgroei, 5% kostenreductie, of behoud van een specifieke cashbuffer). Deze doelen vormen de basis en de richting voor het hele plan.
• Inventariseer inkomsten en uitgaven: Verzamel historische data en prognoses om een realistische inschatting te maken van alle verwachte inkomsten (verkoop, abonnementen, etc.) en alle geplande uitgaven (personeelskosten, operationele kosten, marketing, investeringen) per afdeling of kostenplaats.
• Stel de definitieve begroting op: Combineer de inkomsten- en uitgavenramingen en wijs de middelen toe aan de geplande activiteiten. Daarbij zorg je ervoor dat de geplande uitgaven de vastgestelde doelen ondersteunen en binnen de verwachte inkomsten blijven, wat resulteert in de finale goedgekeurde begroting.

Zorg vervolgens voor een continu proces waarbij de werkelijke financiële resultaten in realtime of periodiek worden vergeleken met het budgetplan. Analyseer afwijkingen en neem snel corrigerende bijstuur-maatregelen wanneer dat nodig is.

De niveaus waarop budgetcontrole en bijsturing kunnen worden toegepast variëren van ondernemingsniveau tot afdelingsniveau, het kostenplaats- of projectniveau tot individueel (persoonlijk) niveau en regionaal/entiteitsniveau.

Onze tips voor effectieve budgetplanning:

• Budgetten plannen betekent regelmatig updaten: Voer maandelijks of kwartaalupdates van de prognoses (forecasting) uit om flexibel te blijven en snel te kunnen reageren op veranderende marktomstandigheden of tegenvallende resultaten.
• Samenwerking: Het betrekken van budgetverantwoordelijken en -betrokkenen uit alle afdelingen bij het opstellen van het plan is essentieel om eigenaarschap en realisme van de cijfers te garanderen. Dat geldt ook bij de methode van top-down budgettering.
• Plan voor onvoorziene omstandigheden: Neem een buffer of reserve op in het budget om onverwachte kosten, economische tegenwind of kansen te kunnen opvangen zonder direct de liquiditeit in gevaar te brengen.

Het budgetplan: een voorbeeld

Hierna volgt een voorbeeld van een bondig, high-level budgetplan:

• Strategische doelstelling: € 1.200.000 omzet met 40% brutomarge in 2025, gericht op marktuitbreiding Benelux.
• Totale uitgaven: Gebudgetteerd op € 500.000, gedetailleerd op € 300.000 (60%) voor vaste personeelskosten, € 125.000 (25%) voor de strategische marketingcampagne, en de resterende € 75.000 (15%) voor operationele kosten (IT, huur en nutsvoorzieningen).
• Noodreserve: Een financiële buffer van € 50.000 is opgenomen voor onvoorziene omstandigheden.
• Budgetcontrole: De focus ligt op realtime controle van het marketingbudget om de maandelijkse doelstelling van 1000 nieuwe leads te halen.
• Verwacht resultaat: Het plan garandeert een minimale netto winst van € 30.000.

Hoe helpt Payhawk als tool bij budgetplanning jou als CFO of finance professional?

Payhawk is een alles-in-één uitgavenbeheerplatform dat bedrijven helpt hun uitgaven te beheren door zakelijke betaalkaarten, uitgavenbeheer en crediteurenadministratie te combineren in één geautomatiseerde oplossing.

Payhawk helpt de CFO, de financiële afdeling en de organisatie als geheel bij budgetplanning door het bieden van realtime inzicht in alle uitgaven. Het biedt de mogelijkheid om direct bestedingscontroles en limieten in te stellen, waardoor men het budget proactief kan operationaliseren en naleving wordt afgedwongen. Tegelijkertijd biedt het medewerkers intelligente hulp bij het vastleggen van alle data hieromtrent en bij het verkrijgen van gedetailleerd inzicht voor zelfsturing en zelf gedragen verantwoordelijkheid.

Payhawk stelt CFO's en financiële teams in staat om realtime controle over de bedrijfsuitgaven te krijgen, budgetten te operationaliseren en de maandafsluiting te automatiseren via naadloze boekhoudintegraties. Continue reconciliatie voor een snellere afsluiting is met Payhawk een feit door het automatiseren van de data-uitwisseling zoals ERP-integraties, bijvoorbeeld met Exact Online en het waarborgen van realtime budgetcontrole.

Met andere woorden: Payhawk faciliteert organisatiebreed in het uitvoeren, monitoren en bijsturen ten aanzien van het budgetplan. Benieuwd hoe dit bij jouw organisatie kan werken? Boek een demo met één van onze experts.