Warum vorausschauende CFOs der traditionellen Bank den Rücken kehren

Von Institutionen zu Innovation: Fintech versus traditionelle Banken

Früher galten traditionelle Banken als verlässliche Wahl, während Fintechs mit Schnelligkeit, Kontrolle und Transparenz punkten konnten. Dieser Gegensatz besteht zwar noch, doch die Lücke schließt sich zunehmend.

Dank strengerer globaler Regulierungen und Initiativen wie Open Banking, die Fintech-Innovationen vorantreiben, sind heutige Plattformen oft genauso sicher wie Banken. Sicherheit ist Pflicht, nicht Verhandlungssache.

Als Führungskraft im Finanzbereich benötigen Sie mehr als nur eine ansprechende Oberfläche. Moderne Fintechs unterliegen daher einigen der strengsten Finanzvorschriften weltweit – von Geldwäschebekämpfung bis hin zu Datenschutz und Kundensicherheit. Ob in Großbritannien, der EU oder anderswo: Fintechs müssen Regelwerke wie KYC, AML, PSD2 und GDPR einhalten, von deren Entstehung viele sogar mit geprägt haben.

Oft gehen Fintechs sogar über die bloße Einhaltung hinaus. Sie nutzen Technologie, um Compliance zu verbessern. Funktionen wie Echtzeit-Kartensperrung oder Ausgabekontrollen innerhalb der App stammen nicht von Banken, sondern von Fintechs.

Der Aufstieg von Open Banking und PSD2 markierte einen klaren Wendepunkt. Indem sie den Fokus auf Kundenrechte und Datenhoheit legen, schaffen sie gleiche Wettbewerbsbedingungen und öffnen den Weg zu besseren, transparenteren Finanztools.

Wie Pinar Ozcan von der Universität Oxford und Markos Zachariadis von der Universität Manchester anmerken:

Open Banking ist einer der seltenen Fälle weltweit, in denen Regulierung der Innovation vorausgeht und nicht umgekehrt. Durch die Neudefinition von Eigentums- und Datenteilungsrechten stellen Open Banking und PSD2 den Kunden in den Mittelpunkt und wollen Eintrittsbarrieren im Bankensektor senken.

Weltweit florieren Fintech-Ökosysteme dank unterstützender Regulierungen. Von Großbritanniens globaler Fintech-Führerschaft über Australiens Verbraucherrechte im Datenbereich bis hin zum Boom digitaler Zahlungen in China und den umfassenden politischen Neuerungen in der EU – eines steht fest: Die Finanzregeln entwickeln sich, um mit der Innovation Schritt zu halten.

Für visionäre CFOs wie Sie bedeutet das: mehr vertrauenswürdige Alternativen zu etablierten Banken und vielfältige Möglichkeiten, Prozesse zu skalieren, zu automatisieren und gleichzeitig regelkonform zu bleiben.

Diversifikation für mehr Widerstandskraft: Warum erfolgreiche CFOs nicht auf eine einzige Bank setzen

Als die Silicon Valley Bank (SVB) 2023 zusammenbrach, löste das Schockwellen in der Finanz- und Startup-Welt aus. Tausende Unternehmen standen vor eingefrorenen Konten, verzögerten Gehaltszahlungen und der bitteren Erkenntnis, dass die Abhängigkeit von nur einer Bank gefährlich ist.

Das war ein Weckruf für viele wachsende Unternehmen.

Die Abhängigkeit von nur einer Institution birgt, wie QED Investors es nennt, das „Single-Thread-Risiko“ – einen einzigen Schwachpunkt, der Ihre Geschäftsabläufe zum Erliegen bringen kann.

„Viele Tech-Startups trugen 2023 eine unangenehme Narbe davon“, erklärt Konstantin Dzhengozov, CFO bei Payhawk. „Doch Geschichte wiederholt sich oft. Hoffentlich sehen heute alle Diversifikation und Notfallplanung als essenzielle Überlebensstrategien.“

Diversifikation ist aber nicht nur Absicherung. Richtig angewendet eröffnet sie Ihnen:

• Bessere Konditionen: Sie verhandeln aus einer stärkeren Position, wenn Sie nicht an einen Anbieter gebunden sind.
• Flexible Finanzierungsoptionen: Verschiedene Instrumente erfüllen unterschiedliche Bedürfnisse – sei es kurzfristige Liquidität oder langfristiges Kapital.
• Betriebskontinuität: Fällt ein Anbieter aus, sorgt ein anderer dafür, dass Ihr Geschäft weiterläuft.

Moderne Finanzteams setzen oft auf eine sogenannte verteilte Resilienzstrategie mit drei wesentlichen Elementen: 1. Mehrere Kreditlinien von Fintechs und traditionellen Kreditgebern, 2. Duale Bankbeziehungen in verschiedenen Jurisdiktionen und 3. Ausgabenmanagement-Plattformen wie unsere, die Kontrolle, Transparenz und Compliance zentralisieren.

„Wir leben in einer Welt, in der Banken nicht mehr die einzige Option sind“, erläutert Konstantin. „Unternehmen sollten ihre Abhängigkeit von einzelnen Lösungen auf 30 bis 40 Prozent begrenzen.“

Der Realitätstest für CFOs: Wo traditionelle Banken an Grenzen stoßen

Für viele Unternehmen sind traditionelle Banken der erste Anlaufpunkt, um Gelder zu verwalten. Finanzverantwortliche greifen daher oft aus Gründen der Einfachheit auf Firmenkreditkarten zurück. Doch diese vermeintliche Einfachheit schafft meist genau das Gegenteil: Kontrolllücken, eingeschränkte Transparenz und erschwertes Ausgabenmanagement.

Für ein effektives Finanzmanagement, einschließlich Cashflow und Ausgaben, brauchen Sie Echtzeit-Transparenz, Ausgabenkontrolle inklusive Einhaltung der Richtlinien sowie die Möglichkeit, zu skalieren, ohne zusätzliche Tools oder Mitarbeiter einzustellen. Genau hier kommen Fintechs ins Spiel.

Fintech-Plattformen ermöglichen es Finanzverantwortlichen, Ausgaben einfach zu steuern, Arbeitsabläufe zu automatisieren und Finanzprozesse wie Abstimmungen zu vereinheitlichen – ohne den Ballast zahlreicher schwerfälliger, voneinander getrennter Altsysteme. Es geht nicht um Konkurrenz, sondern um Skalierbarkeit und die Freiheit, datenbasiert zu führen statt im Chaos zu reagieren.

Uchenna, Finanzleiterin bei MDM Props Ltd, beschreibt den Wandel ihres Teams von Banken hin zu Fintechs:

Wir nutzten Kreditkartensysteme von Barclays und AMEX. Bei Barclays gab es eine monatliche Abrechnung, die innerhalb von sieben Tagen zu bezahlen war. Doch oft war die Abrechnung beim Login nicht verfügbar, sodass wir nicht wussten, was genau wir zahlten – schlecht für den Cashflow. AMEX war besser, doch die Akzeptanz war eingeschränkt… Wir wollten eine Lösung, die Ausgaben in Echtzeit zeigt und sich mit unserem Buchhaltungssystem Sage verbindet.

Die Erfahrungen von MDM Props spiegeln wider, was viele Finanzteams aus unterschiedlichen Branchen erleben. Banken bieten weiterhin wichtige Grundlagen, doch die besten Fintech-Plattformen schaffen echte operative Klarheit.

Der entscheidende Unterschied liegt in nahtloser Integration, automatischen Genehmigungen, sofortiger Kartenausgabe, Echtzeit-Datenübertragung und flexibel anpassbaren Kontrollmechanismen, die Ihre tatsächlichen Geschäftsprozesse unterstützen.

Diese Kontrolle ist kein theoretisches Konzept. Mit fortschrittlichen Fintech-Lösungen wie unserer können Finanzverantwortliche Unternehmensrichtlinien in echte Schutzmechanismen übersetzen. Sie legen fest, wer wie, wann, wofür und wie viel ausgeben darf – alles in Echtzeit. Dynamische Ausgabelimits pro Transaktion oder Zeitraum, Einschränkungen für bestimmte Händlerkategorien wie Bekleidung oder Unterhaltung sowie lieferantenspezifische Regeln zur Einhaltung von Richtlinien sind so einfach umsetzbar.

Echte Transparenz, echte Kontrolle – für kosteneffizientes Wachstum

An dieser Stelle versagen Banken oft. Sie zeigen, was vergangen ist. Hervorragende Fintech-Plattformen – wie unsere – geben Ihnen Einblick, was gerade passiert, damit Sie mit den aktuellsten Daten die Zukunft gestalten können.

Uchenna nennt sechs Hauptvorteile, die MDM Props durch den Wechsel von der traditionellen Bank zu unserer Lösung erlebte:

1. Echtzeit-Benachrichtigungen bei Kartennutzung
2. Keine verlorenen Belege mehr – rund 2 Millionen Euro Mehrwertsteuererstattungen jährlich
3. Automatische Erkennung von Verstößen gegen Ausgaberichtlinien
4. Möglichkeit, Karten bei fehlenden Belegen sofort zu sperren
5. Vollständige Transparenz über alle Ausgaben
6. Keine unangenehmen Überraschungen zum Monatsende

Das gilt auch für Unternehmen mit mehreren Einheiten. Bei dutzenden Gesellschaften in unterschiedlichen Währungen brauchen Finanzteams eine zentrale Plattform, die Daten bündelt, Genehmigungen vereinfacht und lokale Compliance unterstützt – ohne Komplexität zu erhöhen. Wenn Unternehmen neue Märkte erschließen, müssen ihre Finanztools mühelos mitwachsen, statt Hindernisse oder Umwege zu schaffen. Effiziente, kostengünstige Lösungen für das Ausgabenmanagement auf allen Ebenen sind unverzichtbar – über Gesellschaften, Lieferantennetzwerke und Kundenbasis hinweg.

Ein kurzes Praxisbeispiel:

Alex ist Group CFO eines schnell wachsenden mittelständischen Softwareunternehmens. Seine Teams verteilen sich über Europa, und die Budgets müssen in fünf Währungen verwaltet werden.

Letzten Monat reiste Priya, seine Leiterin der Betriebsabläufe, für einen Lieferantenbesuch nach Warschau. Sie bezahlte mit ihrer Firmenkarte, buchte Reisen und leistete eine Kaution – alles in polnischen Zloty. Die von der Bank ausgestellte Karte zog keine auffälligen Gebühren ein… bis die Fremdwährungsabrechnung kam. Als die Buchhaltung alles abstimmte, hatten versteckte Wechselkursaufschläge das Budget geschmälert.

Noch schlimmer: Der Genehmigungsprozess war noch manuell. Priyas Ausgaben mussten per E-Mail eingereicht, an ihre Vorgesetzte weitergeleitet und dann von Alex final genehmigt werden. Die Abwicklung dauerte neun Tage.

Stellen Sie sich nun eine andere Situation vor.

Priya nutzt eine von Payhawk ausgestellte Visa-Firmenkarte mit integrierter Mehrwährungsfunktion. Es gibt keine überhöhten Wechselkurse. Jede Transaktion wird sofort erfasst. Sie kann Belege per OCR erfassen und Ausgaben innerhalb von Sekunden zuordnen. Ihr Genehmigungsprozess läuft automatisiert in unserer Plattform und ist genau auf ihre Teamstruktur abgestimmt. Anomalien erkennt eine KI, und falls das Budget ausgeht, kann sie eine Aufladung anfordern – die je nach Betrag sogar automatisch genehmigt wird. Verliert sie ihre Karte, kann sie diese sofort per App sperren.

Alex erhielt so nicht nur mehr Transparenz, sondern gewann wertvolle Arbeitstage zurück und sparte hohe Währungsumrechnungskosten.

Wie Iliyana Krushkova, CFO bei ScaleFocus, sagt: „Es ist sehr vorteilhaft, Payhawk statt persönlicher Karten zu nutzen, da die Wechselkurse sonst katastrophal sind! (Wir sparen bis zu sechsmal an Wechselkursgebühren).“

David Watson, Group Financial Controller bei State of Play Hospitality, bestätigt Iliyanas Sicht auf Einsparungen – bei ihm jedoch bei den Plattformgebühren:

Genau das hat uns an Payhawk überzeugt. Wir zahlen pro Plattform statt pro Transaktion, was für uns im Gastgewerbe entscheidend ist. Als wir anfingen, gehörten sechs Unternehmen zur Gruppe. Jetzt, mit Wachstum, wird dieser Vorteil noch wichtiger!

Sehen Sie, wie Essentia Analytics mit Payhawk den Monatsabschluss halbierte, volle Kontrolle über Ausgaben gewann, Cashflow transparent machte und Agilität steigerte: Das kurze Video (nur auf Englisch) unten zeigt es.

Nicht einfach nur eine weitere App: Die wirklich wichtigen Fragen

Wenn Sie einen Wechsel vom traditionellen Bankwesen in Betracht ziehen, werden Sie sicherlich eine gründliche Prüfung vornehmen. Dabei sollten Sie sich vor allem auf die Ergebnisse konzentrieren, nicht nur auf Funktionen:

• Können wir Karten sofort ausstellen und verwalten?
• Lässt sich die Lösung in unser ERP- und Buchhaltungssystem integrieren?
• Können wir Echtzeit-Limits und Richtlinien auf Abteilungsebene festlegen?
• Ist die mobile App zuverlässig genug, um Belege und Genehmigungen unterwegs zu bearbeiten?
• Unterstützt die Plattform Mehrfachgesellschaften und verschiedene Währungen unter Berücksichtigung lokaler Compliance?
• Und ganz entscheidend: Ist dies eine Plattform, die mit uns weiter wächst und Innovationen vorantreibt, oder werden wir sie innerhalb eines Jahres hinter uns lassen?

Gute Fintech-Lösungen überzeugen nicht nur durch ein ansprechendes Design oder einfache Bedienbarkeit. Sie müssen manuelle Verwaltungsaufgaben reduzieren, Compliance stärken und CFOs die Kontrolle sowie die benötigten Ausgabendaten liefern – ganz ohne chaotische Tabellenkalkulationen.

Carolina Einarsson, CFO bei Essentia Analytics, erklärt:

„Es ist äußerst praktisch, Firmenkreditkarten über Payhawk zu nutzen. So müssen wir kein Kapital in der Spesenmanagement-Plattform binden – alles, was den Cashflow verbessert, ist für das Unternehmen wertvoll. Zudem habe ich an einem Ort sowohl Kontrolle als auch Übersicht über alle Karten und gleichzeitig eine zentrale Ablage für alle Belege.“

Plattformen wie unsere erweitern nicht einfach nur um Funktionen, sondern schaffen eine Infrastruktur, die Ihr Finanzteam wirklich benötigt. Das bedeutet beispielsweise Belegerfassung per OCR, die Daten sofort ausliest, selbstlaufende ERP-Abstimmungen und KI-gestützte Betrugserkennung, die Probleme frühzeitig erkennt. Genehmigungsprozesse sind fest ins System integriert, nicht nachträglich angebaut, und ERP-Integrationen (ob NetSuite, SAP oder Xero) sind mit nur einem Klick verfügbar.

David von State of Play Hospitality berichtet: „Wir sind schnell gewachsen und brauchten eine skalierbare Lösung. Die Verlagerung der Firmenkartentransaktionen von den Banken auf eine Plattform wie [Payhawk], die direkt mit NetSuite integriert ist, war ein echter Wendepunkt.“

Probleme zum Monatsende sind schon stressig genug. Sie brauchen keinen Chatbot. Hier zeigen die besten SaaS-Tools ihre Stärke, indem sie smarte KI mit menschlichem Support verbinden. Weder Banken noch Fintechs sind für ihren Kundenservice bekannt. Das muss aber nicht so bleiben. Ein kurzer Blick auf G2 hilft Ihnen, Anbieter zu finden, die Support priorisieren und dafür anerkannt sind.

Bereit für den Wandel? Verlassen Sie die traditionelle Bankwelt

Es spricht nichts dagegen, Ihre Gelder auch bei traditionellen Banken zu diversifizieren. Doch wenn Sie weiterhin Bankkarten verwenden und Ihre Finanzprozesse manuell, mit ständigem Wechsel zwischen Anwendungen und umständlichen Plug-ins steuern, geraten Sie ins Hintertreffen.

Vereinbaren Sie eine Demo mit einem unserer Experten und erfahren Sie, wie wir Ihnen helfen, das globale Ausgabenmanagement zu vereinfachen, Compliance zu automatisieren und monatlich wertvolle Zeit zurückzugewinnen – ohne Abstriche bei Sicherheit oder Support.